EDI ułatwia przepływ dokumentów między firmami
Systemy elektronicznej wymiany dokumentów stosuje się powszechnie. Teraz producenci wyposażają je w nowe funkcje.
System elektronicznej wymiany dokumentów, znany pod nazwą EDI (Electronic Data Interchange) to oprogramowanie usprawniające komunikację między kontrahentami. Dane wprowadza się do aplikacji, która tłumaczy je na wspólny dla różnych systemów format, a następnie wysyła do odbiorcy.
— EDI wdraża się, aby poprawić wyniki finansowe przez szybką wymianę informacji między partnerami w biznesie. To szczególnie popularne rozwiązanie wśród dużych przedsiębiorstw mających wielu kontrahentów. Możliwość otrzymywania np. faktur czy reklamacji w systemie, z pominięciem tradycyjnych kanałów, np. faksu, e-maila czy poczty, jest dużym usprawnieniem w działalności operacyjnej. Przede wszystkim skraca czas i eliminuje koszt dostarczenia informacji — mówi Sławomir Hulalka, dyrektor ds. konsultingu w spółce 7milowy.
Przełom 2001
Jeszcze kilka lat temu prognozowano, że system EDI w naszym kraju się nie przyjmie. Problem z tym typem oprogramowania polega na tym, że nie ma sensu wdrażać go tylko w jednej firmie. Tymczasem u nas korzystało z niego niewiele przedsiębiorstw, brakowało zainteresowania. Wyglądało więc na to, że projekt padnie. Tym razem jednak sceptycy nie mieli racji.
— Polska jest obecnie jednym z najlepiej rozwiniętych rynków EDI w Europie — mówi Jacek Mikuś z Comarchu, który oferuje pakiet ECOD.
Przełom nastąpił w 2001 r.
— EDI ma sens tylko wtedy, kiedy system osiągnie pewną masę krytyczną. Odpowiednia technologia była obecna w Polsce od około 1998 roku. Od 2001 do około 2004 trwało budowanie społeczności, która miała z tego systemu korzystać. Oznaczało to wypracowanie przez firmy programistyczne, sieci handlowe i dostawców wspólnych standardów świadczenia tej usługi — twierdzi Jacek Mikuś.
Wielkie sieci handlowe po kolei zaczęły przekonywać siebie i swoich kontrahentów do systemu EDI.
Oszczędzać papier
Dzisiaj wiele firm nie wyobraża sobie swojej pracy bez systemu EDI. Tymczasem dostawcy oprogramowania skupiają się na dostarczeniu kolejnych funkcji. Jedną z nich jest umożliwienie korzystania z systemu przedsiębiorcom, których nie stać na jego wdrożenie.
— Technologia WebEDI umożliwia przesyłkę danych za pośrednictwem przeglądarki www — opowiada Sławomir Hulalka.
Innym przykładem jest umożliwienie dostępu do systemu za pomocą urządzeń przenośnych, laptopów i PDA.
Okiem praktyka
Dominik Zakrzewski
kierownik działu informatyki, firmy Herlitz
To już dziś codzienność
Dziś to rynek jest stymulatorem wdrażania nowych rozwiązań IT. W obszarze współpracy z kontrahentami technologia EDI nie jest już nowością, stała się wręcz koniecznością. Dobrze wdrożony system elektronicznej wymiany informacji potrafi odczuwalnie usprawnić działalność firmy, np. zmniejszyć obciążenie pracy operacyjnej w dziale obsługi klienta, by sprzedawca mógł skupić się przede wszystkim na działaniach handlowych. Nie można jednak wykluczyć, że w ramach EDI pojawią się obszary wymagające korekty, np. w jednym systemie produkt figuruje pod kilkoma indeksami, a u naszego kontrahenta artykuł określony jest jednym kodem. Składanie zamówienia w takim przypadku może spowodować omyłkową interpretację. Aby uniknąć podobnych sytuacji, a EDI działało zgodnie z oczekiwaniami firmy, należy zwrócić szczególną uwagę na bliską współpracę z partnerami biznesowymi będącymi stronami procesu EDI.