Łączenie systemów zarządzania jakością np. po fuzji firm wiąże się z problemami natury organizacyjnej i technicznej.
Fuzje firm i wiążące się z nim łączenie działających wcześniej osobno systemów zarządzania jakością (SZJ) to coraz powszechniejsze zjawisko w Polsce. Dotyczy zarówno systemów certyfikowanych (np. ISO 9001, ISO 14001, TS 16949), jak i opartych na indywidualnych założeniach. Napotykane problemy dotyczą zarówno kwestii formalnych, jak i różnic między działającymi dotychczas osobno systemami.
Dwie sfery
Podczas procesu łączenia dochodzi do konfrontacji odmiennych podejść każdej organizacji do rozwiązań systemowych.
— Są to często bardzo różne koncepcje, tworzone przez różnych „architektów” — twierdzi Jacek Łuczak, szef firmy doradczej Quality Progress.
Należy także pamiętać, że SZJ powstały po połączeniu musi spełnić formalne wymagania jednostki certyfikującej.
— W przypadku fuzji firm, przestają istnieć podmioty, które uzyskały certyfikaty lub jeden z nich zmienia się na tyle, że wymaga to powiadomienia jednostki certyfikującej. Certyfikator decyduje więc np. o potrzebie audytowej oceny i o tym, czy rozwiązania systemowe są adekwatne do nowej rzeczywistości — wyjaśnia Jacek Łuczak.
— Przy połączeniu się dwóch firm, certyfikat wydany dla jednej z nich, może być przepisany na nowo utworzoną organizację bez dodatkowego audytu tylko w przypadku, gdy pokrywają się zakresy certyfikacji — dodaje Renata Błońska, menedżer projektów certyfikacyjnych w Kema Quality Polska.
Odmienne kultury
Przebieg łączenia SZJ zależy głównie od tego, jak system jest postrzegany przez kierownictwo.
— Trudne jest połączenie, jeżeli w grę wchodzą np. systemy zgodne z ISO 9001:2000 oraz TS 16949:2002, a elementy systemu dotyczą tylko fragmentów organizacji — opowiada Jacek Łuczak.
Kłopotliwe może się okazać również łączenie indywidualnych rozwiązań. Podmioty te zazwyczaj nie mają certyfikatów, a ich systemy często są bardziej zaawansowane niż przewidują wymagania normy.
— W takich przypadkach połączenie systemów wiąże się z koniecznością organizowania szkoleń dla personelu, skorelowania oprogramowania komputerowego i dostosowania standardów prowadzenia dokumentacji — opowiada Jacek Łuczak.