Lepiej nie zawsze znaczy drożej

MAKI NAGAO marketing senior manager w Kyocera Document Solutions Europe
20-08-2014, 00:00

Komentarz partnera sekcji

Sposobów na optymalizację środowiska przetwarzania dokumentów jest wiele. Wymiana infrastruktury sprzętowej na oszczędną i ekologiczną, wdrożenie rozwiązań do monitorowania kosztów i automatyzacji przepływu dokumentów, wybór formy finansowania czy spersonalizowany zakres usług — to wszystko pozwala znacząco zredukować koszty i usprawnić produkcję dokumentów.

Do niedawna wyznacznikiem niskich kosztów wydruków była cena sprzętu. Inwestycja w tanie urządzenia wiązała się jednak z koniecznością zakupu drogich materiałów eksploatacyjnych i większą awaryjnością. Obecnie coraz więcej firm zainteresowana jest wdrożeniem Centralnego Systemu Przetwarzania Dokumentów (CSPD).

To urządzenie klasy MFP (Multi-Function Printer) z funkcją kopiowania, drukowania, skanowania i faksowania, często wyposażone w dodatkowe podajniki papieru i moduł finiszera, pozwalający m.in. na zszycie dokumentu czy wykonanie broszury. Efektem zastosowania CSPD jest redukcja liczby drukarek stanowiskowych, często przeznaczonych dla jednego lub dwóch użytkowników. Kolejną zaletą jest znaczne obniżenie kosztów druku — zastosowanie centralnego systemu o niskim poziomie całkowitych kosztów posiadania (TCO) pozwala na znaczną redukcję wydatków związanych z serwisem, tonerami, zaangażowaniem użytkowników w proces obsługi urządzenia.

Kolejnym elementem pozwalającym na optymalizację środowiska produkcji dokumentów są rozwiązania systemowe — aplikacje i programy do monitoringu infrastruktury sprzętowej, zabezpieczenia dokumentów, ich przetwarzania czy kontroli kosztów z podziałem na użytkownika, dział, projekt. Aby poprawić bezpieczeństwo dokumentów, stosuje się system autoryzacji użytkownika, dzięki czemu otrzyma on swoją pracę dopiero po zidentyfikowaniu się przy urządzeniu za pomocą kodu PIN lub karty zbliżeniowej. Autoryzacja użytkownika to także funkcja umożliwiająca zarządzanie uprawnieniami, np. dostępem do wydruku w kolorze lub wydruku podążającego.

Poziom zaawansowania aplikacji jest bardzo wysoki, funkcje synchronizacji z danymi wykonywane są automatycznie.

Podobnie wygląda sytuacja z raportami. Po skonfigurowaniu parametrów mogą być dystrybuowane automatycznie w ustalonym czasie, do wskazanych odbiorców poprzez e-mail jako załącznik w określonym formacie. Dzięki temu można na bieżąco analizować koszty, przypisywać je do miejsc ich powstawania, a co najważniejsze — podejmować działania mające na celu ich redukcję, np. kierując część wydruków z urządzenia droższego w eksploatacji na to o niskim koszcie wydruku. Podobnie jest z oprogramowaniem do monitorowania infrastruktury sprzętowej. Dzięki tej aplikacji otrzymamy informacje o stanie urządzeń, problemach, poziomie materiałów eksploatacyjnych.

Urządzenia i systemy można wydzierżawić. Ta forma cieszy się obecnie największym zainteresowaniem. Po pierwsze — kosztowe inwestycje zastępuje miesięczny abonament, po drugie — wszystkie koszty są kosztami uzyskania przychodów, po trzecie — koszty amortyzacji są po stronie dostawcy. Elementem usługi jest rozliczenie od wydruków i kopii. W ramach ceny wydruku dostawca dostarcza wszystkie usługi i materiały pozwalające na utrzymacie sprawności systemu (m.in. przeglądy, naprawy, części zamienne, materiały eksploatacyjne, tonery czy urządzenia zastępcze).

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: MAKI NAGAO marketing senior manager w Kyocera Document Solutions Europe

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Inwestora / Lepiej nie zawsze znaczy drożej