Dla większości organizacji najbardziej klasyczną formą audytu wciąż pozostaje przegląd licencji. Pozwala on sprawdzić, czy firma nie ponosi niepotrzebnych kosztów i czy wykorzystywane rozwiązania odpowiadają jej rzeczywistym celom biznesowym. Umożliwia też ograniczenie ryzyka związanego z brakiem odpowiednich uprawnień.
Audyt licencji porównuje dwie kwestie: z jakiego oprogramowania firma faktycznie korzysta oraz za co zapłaciła lub do czego ma prawo. Proces zwykle zaczyna się od określenia zakresu audytu, czyli na przykład tego, jacy dostawcy i produkty zostaną objęci analizą oraz których części organizacji będzie ona dotyczyć. Następnie firma gromadzi informacje o zainstalowanym i używanym oprogramowaniu, a także o umowach, fakturach i posiadanych licencjach. Kolejnym krokiem jest porównanie tych dwóch zestawów informacji. Może ono wykazać brakujące licencje, niewykorzystywane subskrypcje, dublujące się narzędzia lub sytuacje, w których firma płaci za więcej licencji, niż faktycznie potrzebuje. Audyt kończy się rekomendacjami dotyczącymi tego, co należy skorygować, ograniczyć, odnowić lub lepiej kontrolować w przyszłości – tłumaczy Jan Ševčík, Chanel Partner Manager w Forscope.
Chmura utrudnia rachunki
Poziom trudności audytu wzrasta w momencie, gdy mają nim zostać objęte również rozwiązania w chmurze i dostarczane w modelu Software as a Service. Raport SNS Insider wskazuje, że problem z okiełznaniem hybrydowych środowisk IT ma ok. 65-70% dużych przedsiębiorstw. Wtórują mu również dane cytowanej już Flexery, zgodnie z którymi dobrą widoczność licencji chmurowych ma tylko 43% organizacji. Podobny odsetek badanych zwrócił też uwagę na wzrost kosztów niewykorzystanych subskrypcji SaaS.
W przypadku subskrypcji i usług SaaS liczy się przede wszystkim to, ile licencji przypisano i czy ktoś z nich faktycznie korzysta. Dane o użytkowaniu pozwalają wychwycić nieaktywne konta, zbędne subskrypcje i pracowników z pakietem szerszym, niż realnie potrzebny. W chmurze pojawia się dodatkowe pytanie: czy licencje kupione do własnego centrum danych można przenieść na platformę dostawcy? Odpowiedź zależy od producenta, produktu i warunków umowy. Analiza obu modeli pozwala też wykryć dublujące się rozwiązania. Firma może na przykład płacić za kilka subskrypcji o podobnych funkcjach albo wciąż utrzymywać starsze oprogramowanie, choć pracownicy dawno przeszli na nowszą usługę w chmurze - mówi Jan Ševčík.
Licencje i subskrypcje wcale nie są jednak największym problemem. Relatywnie nowym wyzwaniem dla większości organizacji stają się coraz liczniejsze narzędzia sztucznej inteligencji. Wiele firm nawet nie zdaje sobie sprawy, że z nich korzysta.
Sztuczna inteligencja, realne koszty
W przypadku AI zdecydowanie najwięcej trudności sprawia śledzenie i wdrażanie nowego oprogramowania. Problem ten podniosło w badaniu Flexery aż 84% firm na całym świecie i 86% w Europie. Jednocześnie tylko 31% organizacji zadeklarowało pełną widoczność aplikacji AI, a 59% odnotowało wzrost nieuzasadnionych wydatków na rozwiązania tego typu.
Praktyczny audyt wykorzystania AI powinien objąć co najmniej cztery obszary. Pierwszy to inwentaryzacja, czyli ustalenie, z jakich narzędzi firma w ogóle korzysta. Chodzi nie tylko o samodzielne usługi, ale też o funkcje AI wbudowane w używane już oprogramowanie, bezpośrednie połączenia przez API i agentów AI. Następnie warto sprawdzić, kto korzysta z poszczególnych rozwiązań, w jakim celu i jak często. Trzeci obszar obejmuje dane i warunki korzystania. Istotne jest m.in. to, jakie informacje firmowe trafiają do danego narzędzia, gdzie i jak długo mogą być przechowywane oraz czy dostawca może wykorzystywać je do ulepszania lub trenowania swoich modeli. Ostatnim elementem są koszty, czyli wydatki na poszczególne rozwiązania, niezależnie od tego, czy firma rozlicza je w ramach subskrypcji, licencji, tokenów czy połączenia wszystkich tych modeli - mówi Jan Ševčík.
Najtrudniejsze do kontrolowania są tokeny, czyli fragmenty tekstu przetwarzane przez AI przy każdym zapytaniu. W ich przypadku firma płaci nie za sam dostęp do narzędzia, lecz za faktycznie wykonaną pracę. Dla standardowych czatów są to zwykle niewielkie kwoty, ale sytuacja zmienia się, gdy do działania wkraczają agenty AI. Zgodnie z szacunkami Goldman Sachs, za ich sprawą globalne zużycie tokenów ma do roku 2030 wzrosnąć 24-krotnie. Jeśli firmy nie zaczną kontrolować tego procesu już teraz, narażą się na kolejne komplikacje budżetowe.
W przypadku rozliczania na podstawie liczby tokenów wydatki mogą znacznie różnić się z miesiąca na miesiąc, a przez to być trudniejsze do przewidzenia. Firmy powinny więc wprowadzić mechanizmy pozwalające lepiej kontrolować te koszty. Warto ustalać budżety i alerty dotyczące wydatków, przypisywać je do konkretnych zespołów lub projektów oraz w uzasadnionych przypadkach wprowadzać limity wykorzystania. Ważne jest też regularne analizowanie kosztów i sposobu korzystania z narzędzi AI oraz sprawdzanie, czy dane zadanie może zostać wykonane przy użyciu tańszego modelu - tłumaczy Ševčík.
Audyt może się zwrócić
Niezależnie od zakresu, audyt oprogramowania nie musi skończyć się wyłącznie cięciem kosztów. Często pozwala też odzyskać część wydanych pieniędzy. Firmy nierzadko odkrywają, że płacą za zbędne subskrypcje lub posiadają niewykorzystywane aplikacje, wciąż mające wartość rynkową. Na podstawie wyników audytu można przypisać je innym użytkownikom lub wycofać z użytku. Jeśli pozwalają na to warunki licencji, realna jest także odsprzedaż na rynku wtórnym. Oprogramowanie, które dotąd generowało wyłącznie koszty, może w ten sposób zasilić firmowy budżet.
Źródła:
- Flexera, 2026 State of ITAM Report.
- SNS Insider, Software Asset Management Market Size, Share & Global Forecast 2026-2035.
- Goldman Sachs, AI Agents Forecast to Boost Tech Cash Flow as Usage Soars.