Małe firmy boją się informatyzacji

Spółka Pall-Ex Polska przebadała w 2013 r. małe i średnie firmy transportowe. Okazało się, że niemal połowa nie miała żadnych systemów IT wspierających zarządzanie.

— W dodatku jedynie 18 proc. przedsiębiorców planowało wdrożenie takiego rozwiązania. Spodziewam się, że w innych branżach jest podobnie — mówi Tomasz Maj, menedżer IT w Pall-Ex Polska.

Liczy się rozmiar

Małe i średnie firmy są słabo zinformatyzowane. Tylko większe z nich mają np. systemy do zarządzania magazynami, choć i wśród nich nie brak takich, które na tym polu mają sporo do nadrobienia.

— Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza prowadzących mniejsze firmy, nie wdraża systemów informatycznych, obawiając się, że ich obsługa jest trudna i czasochłonna oraz wymaga zatrudnienia dodatkowych osób. Część firm podchodzi też z dystansem do zakupu nowych rozwiązań, obawiając się kosztów. Problem polega na tym, że opieranie się na intuicji na bardzo konkurencyjnym rynku jest ryzykowne. Trzeba inwestować w IT i na szczęście firmy MŚP coraz bardziej zdają sobie z tego sprawę — uważa Tomasz Maj.

Ale IT to nie tylko usprawnienie. To również inwestycja. Stosowanie zaawansowanych narzędzi IT wspierających procesy logistyczne kojarzy się z reguły z dużymi przedsiębiorstwami, które obracają dużymi strumieniami ładunków. Zwrot takich inwestycji następuje w nich szybko.

— Małe i średnie firmy mają niewielkie budżety na IT. Dlatego stosowanie narzędzi informatycznych jest w nich z natury rzeczy ograniczone — uważa Jacek Olszewski, dyrektor Miebach Consulting.

Wspomaganie tabelą

Jednak dla sprawnego realizowania przez małe firmy zdań logistycznych stosowanie takich narzędzi to konieczność.

— Często małe i średnie firmy posiłkują się różnymi narzędziami bazującymi na Excelu, opracowanymi przez pracowników logistyki lub IT. Niektóre sięgają również po specjalistyczne narzędzia obsługujące wybrane procesy: zarządzanie flotą czy kontroling, bo wymagają tego często więksi kontrahenci — opowiada Jacek Olszewski.

Jednym z problemów, z jakimi borykają się mniejsze firmy, jest integracja wielu programów, pracujących z różnymi bazami danych. Aby poradzić sobie z często zbyt wysokim progiem budżetowym, niekiedy stosuje się model licencjonowania „pay as you go” — rozliczanie opłat licencyjnych za korzystanie z oprogramowania według czasu (godzin, dni) lub jednokrotnego zastosowania dla uzyskania określonych wyników.

— Taki model firmy stosują na przykład dla okresowego przeliczania optymalnych tras transportowych lub statycznej symulacji wybranych procesów — dodaje Jacek Olszewski.

Jeszcze nie teraz

— Barierą zniechęcającą do inwestycji w informatykę jest też przekonanie o małej skuteczności systemów IT. Tylko 14 proc. badanych przez nas firm uznało, że wdrożenie systemu informatycznego pozwoli im ograniczyć koszty operacyjne i przetrwać niekorzystną koniunkturę — mówi Tomasz Maj. Robert Pisek, dyrektor Centrum Kompetencyjnego MWS, podkreśla, że zainteresowanie rozwiązaniami IT zależy także od profilu działalności.

— Dla firm dystrybucyjnych logistyka jest działaniem bardzo złożonym, rozbudowane są więc także systemy informatyczne. Z kolei dla firm produkcyjnych największym problemem jest niekompletnośćdostaw. Małe i średnie firmy nie wiedzą, jakie dokumenty drukować, jak konstruować opakowania transportowe, jak zarządzać kolejnością załadunku. Kłopot sprawia im rzetelność wysyłek i znakowanie surowców w strefie produkcyjnej. System informatyczny wspiera więc w nich przede wszystkim realizację dostaw — opowiada Robert Pisek.

Dodaje, że logistyka jest tylko jednym z działań małych i średnich firm, dlatego systemy IT mają przede wszystkim ułatwić zarządzanie dostawami i wysyłkami oraz nie zwiększać niepotrzebnie nakładu pracy na sferę magazynowo-logistyczną.

— Mniejsze firmy są w mniejszym stopniu zainteresowane optymalizacją przestrzeni magazynowej. Przesyłka ma dotrzeć na czas i w całości, zgodnie z zamówieniem. To podstawowe zadanie dla sytemu IT — podkreśla Robert Pisek. Co ważne — IT jest zazwyczaj finalnym etapem zmian.

— Dziś mała firma ma takie same możliwości wspierania logistyki jak duże centra logistyczne. „Duży” system IT można dostosować do potrzeb mniejszej firmy. Musi ona jednak wprowadzić zmiany organizacyjne, które system informatyczny ma wesprzeć. Reasumując: mniejsze firmy zwykle wiedzą, że IT może im pomóc usprawnić logistykę, ale nie każda jest na to gotowa — podsumowuje Robert Pisek.