„Małe” wdrożenie

Piotr Kuboszek
20-10-2004, 00:00

Decydując się na realizację projektu informatycznego w małej lub średniej firmie należy wydzielić trzy główne etapy postępowania.

Podstawowym błędem popełnianym powszechnie na samym początku projektu jest stwierdzenie, że celem projektu jest wdrożenie systemu o nazwie X czy Y. Należy uświadomić sobie, że wdrożenie systemu jest tylko środkiem, a sam system narzędziem do osiągnięcia przez małą firmę celów biznesowych, takich jak np.: ograniczenie kosztów działalności, zwiększenie satysfakcji klientów i poszerzanie rynku, podniesienie jakości i wydajności procesów produkcyjnych, itd.

Identyfikacja wymagań

Aby mieć pewność, że cel jest zrozumiały, a także by możliwe było zweryfikowanie poziomu jego realizacji po zakończonym projekcie, każdy cel musi posiadać z góry określoną miarę realizacji. Jedną z dostępnych metod, którą można zastosować dla precyzyjnego zdefiniowania celu projektu, jest metoda SMART. Każdy cel musi być: określony (Specyfic), mierzalny (Measurable), osiągalny (Achievable), zgodny ze strategią firmy (Relevant) i ograniczony w czasie (Time-bounded).

Kolejnym krokiem na drodze do wdrożenia systemu w niewielkiej firmie jest identyfikacja i opis wymagań biznesowych. Zakres projektu, a tym samym obszar, w którym wymagania powinny być kolekcjonowane, wynika bezpośrednio z celu projektu. Zidentyfikowanie wszystkich obwarowań użytkowników w stosunku do nowego systemu wymaga od analityka zarówno wiedzy merytorycznej dotyczącej różnych dziedzin działalności biznesowej, znajomości możliwości dostępnych na rynku pakietów oprogramowania, jak i umiejętności interpersonalnych i aktywnej współpracy z użytkownikiem. Zebrane wymagania powinny być tak opisane, aby były jednoznacznie rozumiane. Identyfikacja wymagań jest pierwszym punktem styku biznesu i informatyki. Stąd też należy mieć świadomość, że język, którym posługują się przedstawiciele tych światów, jest różny, co powoduje, że komunikacja, a tym samym dotarcie i zrozumienie realnych potrzeb użytkowników, może być utrudniona. Statystyki dotyczące wpływu jakości identyfikacji i opisu wymagań na powodzenie projektu mówią, że błędnie zebrane i opisane wymagania stanowią źródło prawie 40 proc. błędów w systemach IT.

Wymagania użytkownika i wynikający z nich zakres projektu stanowią punkt wyjścia do kolejnego kroku, jakim jest wybór systemu IT i firmy wdrażającej konkretne rozwiązanie.

Doświadczenie i metodyka

Skomplikowana budowa systemów, mnogość sposobów ich konfiguracji i personalizacji wyklucza możliwość przeprowadzenia wdrożenia siłami własnego zespołu. Jakie kryteria wyboru firmy zewnętrznej powinny być brane pod uwagę? W pierwszej kolejności należy sprawdzić doświadczenie firmy na rynku, m.in. liczbę wdrożeń, liczbę wdrożeń zakończonych sukcesem, liczbę wdrożeń w danej branży, listę referencyjną wraz z osobami do kontaktów. Informacje „teoretyczne” o potencjalnej firmie wdrożeniowej powinny być poprzedzone prezentacją działania oprogramowania w oparciu o wcześniej przygotowane scenariusze realizacji charakterystycznych dla firmy procesów biznesowych oraz wizyty referencyjne.

Aktywna współpraca

Z chwilą podpisania kontraktu rozpoczyna się druga faza projektu — implementacja systemu w przedsiębiorstwie, która pochłania zazwyczaj najwięcej środków oraz w największym stopniu absorbuje pracowników firmy. Podczas wdrażania należy zdać się na doświadczenie firmy wdrażającej i przyjętą przez jej specjalistów metodykę działania. To dostawca rozwiązania ponosi kontraktową odpowiedzialność za sukces projektu. Jednakże należy być świadomym, że firma ta samodzielnie nie wdroży systemu bez aktywnej współpracy osób ze strony przedsiębiorstwa realizującego projekt. Zaangażowanie osób ze strony zamawiającego, świadomość ich roli w projekcie i rozumienie znaczenia wdrożenia systemu IT dla firmy, to jeden z kluczowych czynników sukcesu projektu. Jednocześnie okresowe spotkania osób zarządzających projektem reprezentujących wszystkie strony umowy powinny stanowić główny element kontroli postępu prac.

W oczekiwaniu na korzyści

Ostatnią fazą projektu jest jego zamknięcie. Podczas tego procesu następuje odbiór produktów projektu, formalne zakończenie prac i produkcyjne uruchomienie oprogramowania. Jednocześnie należy wykonać końcowy audyt projektu wraz z sesją, na której zostaną omówione doświadczenia wyniesione z projektu. Działanie to służy podnoszeniu wiedzy firmowej i jest elementem zarządzania wiedzą.

Z chwilą uruchomienia systemu rozpoczyna się okres oczekiwania na korzyści określone na początku projektu. Sponsor projektu wydając decyzję o rozpoczęciu działalności biznesowej w oparciu o wdrożony system musi wyznaczyć datę przeglądu poprojektowego (zazwyczaj 3 do 6 miesięcy po starcie systemu). Dopiero taki przegląd odpowie na pytania, czy zostały osiągnięte założone korzyści lub czy są odstępstwa od założeń i co jest ich powodem.

Nawet w małej czy średniej firmie niezbędne jest oddelegowanie jednego pracownika, który w charakterze kierownika projektu, w imieniu sponsora będzie operacyjnie zarządzał projektem. To, w jaki sposób poradzi sobie z powierzonym mu zadaniem, jest również kluczowym czynnikiem powodzenia projektu.

Piotr Kuboszek, dyrektor Portfela Projektów w firmie konsultingowej Infovide — Architekci Strategii Informacyjnych

Zimna „gorąca linia”

Nasz system dla małych i średnich firm sprzedawany jest wyłącznie przez partnerów, którzy go wdrażają u klienta — nie mamy wersji pudełkowej do samodzielnej instalacji. Praktyka pokazała, że jest to rozwiązanie bardzo skuteczne dla klienta — system jest zawsze prawidłowo zainstalowany, pracownicy przeszkoleni, uporządkowane procedury biznesowe. Efektem takiego podejścia jest szybkość uruchomienia systemu, a co ważniejsze bezproblemowa eksploatacja — nasz dział hotline i wsparcia technicznego ma bardzo niewiele pytań od klientów, mimo że jest ich kilkuset.

Sebastian Zadrożny, business development manager Great Plains Polska

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Piotr Kuboszek

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / „Małe” wdrożenie