„Puls Biznesu”: Targi to spotkanie interesów. Ktoś pokazuje co ma, ktoś inny szuka czegoś, czego potrzebuje. Ktoś trzeci sprawia, że ci dwaj znajdują się w tym samym czasie i miejscu. Czy takiemu celowi biznesowemu służy system informatyczny MTP?
Krzysztof Ślatała: Najważniejszym celem jest doprowadzenie do spotkania właściwych osób. Rozpoznanie i kojarzenie wzajemnych potrzeb partnerów biznesowych (matchmaking) to bardzo ważny element organizacji targów. Staramy się wykorzystywać do tego celu coraz nowocześniejsze narzędzia informatyczne. Ale zautomatyzowanie procesu matchmakingu nie jest zadaniem łatwym. Kryteria nie są jednoznaczne, a cele zostają sprecyzowane często dopiero po pierwszych spotkaniach. Wspomaganie kojarzenia jest procesem dynamicznym i niezwykle złożonym. Duże targi to tysiące wystawców i dziesiątki tysięcy zwiedzających. Każdy wystawca może mieć szeroką ofertę, a zwiedzający mogą szukać wielu różnych produktów...
Prawdziwym wyzwaniem jest jednak efektywne i nieuciążliwe dla ludzi rejestrowanie tak dużej ilości informacji. Między innymi z tych powodów praktyczne wykorzystanie informatyki do wspomagania matchmakingu jest jeszcze niewielkie.
„PB”: W jakim stopniu zatem informatyka wspomaga procesy zarządzania w Pana firmie?
K.Ś.: W bardzo znaczącym. W naszej firmie, jak wszędzie, trzeba tak zorganizować pracę, by była optymalna z punktu widzenia kosztów, czasu realizacji zadań oraz wysiłku pracowników. Udane wdrożenie informatyki powinno ułatwić wykorzystanie umiejętności i czasu ludzi, których pracę zastępuje komputer z odpowiednim programem. Mogą oni wówczas poświęcić się zadaniom o mniej powtarzalnym charakterze.
„PB”: Poda Pan przykład takiego procesu?
K.Ś.: Sprzedajemy realizację indywidualnych projektów. W skali roku to kilkadziesiąt tysięcy umów zawierających ogromną ilość zróżnicowanych, niejednorodnych danych. Umieszczamy w projekcie wszystko, co wymyśli zleceniodawca, i nie musi to być zlecenie standardowe. Zatem zmuszeni jesteśmy korzystać z rozwiązań informatycznych o dużej elastyczności. Podobnie jest z systemem kadrowym. Zatrudniamy w ciągu roku ponad 5 tys. osób na umowy o pracę na bardzo krótkie okresy. W związku z tym wielokrotnie wystawiane są dokumenty związane z nawiązaniem i ustaniem stosunku pracy. Tak duża rotacja rodzi konieczność obsługi dowolnej sytuacji z zakresu kalkulacji płac. Wystąpienie niestandardowej, nieprzewidzianej i trudnej kombinacji składników wynagrodzenia jest dla MTP zjawiskiem normalnym i nie może podlegać ręcznej korekcie. Oprogramowanie musi sobie z tym poradzić, a przygotowujący je ludzie — wykazać się dużą wyobraźnią.
„PB”: Jak zorganizowany jest dział informatyki MTP?
K.Ś.: Nasz dział przypomina warstwowy model, w jakim opisuje się protokoły komunikacyjne. Mamy sekcję sieciową, komputerową i aplikacyjną. Obsługujemy wszystkie sieci komunikacyjne i sygnalizacyjne, infrastrukturę komputerową oraz kilkadziesiąt różnych aplikacji wykorzystywanych przez ponad 200 pracowników. Z naszej pomocy korzystają też klienci targów szukający dostępu do internetu czy wynajmujący komputery.
„PB”: Które obszary funkcjonowania waszej firmy są najbardziej zinformatyzowane?
K.Ś.: Wszystkie działy zostały zinformatyzowane. W tej chwili nawet brygady realizujące prace fizyczne korzystają z narzędzi informatycznych, choćby przy obsłudze magazynów czy układaniu planu pracy.
„PB”: A jakie elementy systemu informatycznego będą rozbudowywane?
K.Ś.: Odnotowujemy wzrost wykorzystania systemu raportowego i tu zajmiemy się wzmocnieniem infrastruktury. Równocześnie przyszedł już czas na rozwój narzędzi obsługujących elektroniczny kontakt z klientem. Istotnym hamulcem w tej dziedzinie jest brak powszechnego użycia podpisu elektronicznego.
„PB”: Jak wypada porównanie wykorzystania informatyki w MTP z innymi organizacjami targowymi?
K.Ś.: Nie odbiegamy od czołówki europejskiej. Znam rozwiązania stosowane przez firmy organizujące targi w Niemczech i choć wybrały one inne narzędzia, to jednak tej samej klasy. Jeśli chodzi o nowe pomysły przekładające się na nowe usługi, to realizujemy w tej chwili projekty, które jak wierzę, pozwolą nam wyprzedzić konkurencję.
„PB”: Co dało firmie wdrożenie systemu informatycznego?
K.Ś.: Mogliśmy w pełni skoncentrować się na realizacji projektów. Dzięki systemowi budżetowania i kontrolingu każdy dyrektor projektu uzyskał narzędzia do planowania oraz kontroli przychodów i kosztów dowolnego przedsięwzięcia. Jednak prawdziwa rewolucja jakościowa to macierzowa struktura zarządzania, z dynamicznym przydziałem osób do wielu projektów równocześnie. Nie tylko koszty pracy rozliczane są na wiele przedsięwzięć (budżetów), ale osoby pracujące przy projektach mają wielu szefów i muszą dynamicznie zarządzaś czasem. Już od ponad roku realizujemy w tym systemie wszystkie projekty targowe. Każde targi to produkt o indywidualnym cyklu życia, dla którego przygotowujemy koncepcję merytoryczną oraz budżet. Planowany wynik finansowy zależy właśnie od tych założeń, a całość tworzy bardzo dobre narzędzie oceny efektów pracy. Jest to możliwe dzięki odpowiednim narzędziom informatycznym wspomagającym zarządzanie oraz kulturze organizacyjnej, która wytwarza odpowiednią atmosferę do pracy grupowej w zmiennych warunkach.
Krzysztof Ślatała, dyrektor informatyki Międzynarodowych Targów Poznańskich