Tworzenie raportów wymaga oprogramowania. Czy wybrać aplikacje od producenta systemu ERP, czy od wyspecjalizowanego dostawcy?
Producenci systemów wspomagających zarządzanie często umieszczają w portfolio moduły analityczne, mające zastępować specjalistyczne aplikacje business intelligence (BI). Ale czy moduły ERP są rzeczywiście porównywalne pod względem oferowanych funkcji?
— Obecnie jest sporo zamieszania na rynku. Faktycznie pojawiły się moduły rozszerzające funkcjonalność narzędzi klasy ERP, nazywane modułami BI. Trudno jednak uznać ich funkcjonalność za wystarczającą, obowiązującą czy też typową dla aplikacji BI. Z założenia konstrukcja i przeznaczenie systemów transakcyjnych jest zgoła inna niż przeznaczenie narzędzi BI. Myślę, że nie powinno się utożsamiać nazwy tych modułów z systemami business intelligence — twierdzi Dariusz Sołtan z firmy DomData.
Dla Pawła Gustawa z Premium Technology, systemy ERP gromadzą informacje szczegółowe na temat transakcji zachodzących w organizacji — transakcji rozumianych jako zdarzenia gospodarcze, ale także jako elementarne etapy procesów występujących w organizacji.
— Są to więc informacje na poziomie „atomowym”. I zazwyczaj systemy ERP pozwalają użytkownikom oglądać co najwyżej proste zestawienia tych elementów. A z punktu widzenia osób podejmujących decyzje istotne są nie tyle poszczególne transakcje, ile pewne trendy, zjawiska, które można odkryć na poziomie całych grup transakcji. A systemy ERP ze swego założenia nie są przystosowane do dostarczania takich informacji — przekonuje Paweł Gustaw.
Sprzedaż hurtowa
Systemy klasy ERP są systemami obejmującymi całość procesów produkcji i dystrybucji, które integrują różne obszary działania przedsiębiorstwa. Istotą ERP jest jednokrotne wprowadzenie informacji do systemu z dokumentu źródłowego, która pojawia się w różnych obszarach firmy. Systemy tej klasy oparte są na bazach transakcyjnych, których budowa jest ukierunkowana w celu zapisu danych.
— Aby skutecznie zarządzać organizacją, nie wystarczą dane. Firma musi przede wszystkim mieć możliwość analizowania tych danych. Systemy ERP, ze względu na swą budowę i przeznaczenie, nie umożliwiają prowadzenia szerokich analiz, które wspomagałyby podejmowanie decyzji. Takim rozwiązaniem natomiast jest business intelligence, który swoją budową, opartą na hurtowni danych, umożliwia przetwarzanie informacji w niej zgromadzonych — przekonuje Dariusz Sołtan.
Hurtownia danych, w odróżnieniu od baz transakcyjnych, ukierunkowana jest na odczyt danych. Istotnym wyróżnikiem hurtowni od baz systemów ERP jest jej elastyczność, która ma pozwalać użytkownikowi na samodzielne zarządzanie zmianami. Hurtownia umożliwia gromadzenie danych historycznych i rzeczywistych z wielu różnych źródeł, nie tylko z systemów ERP. Już sama hurtownia umożliwia przetwarzanie informacji we wnioski, które informują kierownictwo o zdarzeniach zachodzących w przedsiębiorstwie i jego otoczeniu. Jednak BI to nie tylko hurtownia. To przede wszystkim narzędzia służące wizualizacji danych.
— Dedykowane do analiz systemy klasy business intelligence przejmują na siebie ciężar odpowiedniego gromadzenia danych, przygotowywania ich pod kątem analiz oraz udostępniania informacji użytkownikom — informuje Paweł Gustaw.
Po kolei
Jednak zdaniem Michała Siedleckiego z Simple, firmy o dość typowych i prostych procesach biznesowych, ograniczające się tylko do systemu ERP i nie eksploatujące innych systemów specjalizowanych, mogą wykorzystywać tylko rozwiązania BI zawarte w systemach ERP. Ale wydaje się, że takich firm będzie coraz mniej, bo przegrają konkurencję z firmami, które się wyróżniają — nie są typowe. Oprogramowanie BI nie jest tanie, dlatego niektóre przedsiębiorstwa decydują się na stopniowy rozwój infrastruktury. Początkowo korzystają z modułów analitycznych systemów ERP, z czasem przechodząc do wyspecjalizowanych aplikacji.
— Taki proces może wynikać z tego, że współczesne standardowe systemy BI to rozwiązania o bogatych możliwościach i niewielu producentów systemów ERP stać na tworzenie oprogramowania na zbliżonym poziomie. Z drugiej strony, często przy pojawianiu się nowych idei obserwujemy proces odwrotny. Szybko powstają wyspecjalizowane systemy realizujące tę ideę, a po jakimś czasie, jeżeli pomysł się przyjmie, rozwiązania te są przejmowane przez systemy ERP. Takim przykładem, moim zdaniem, są systemy CRM. Obecnie jesteśmy świadkami przenoszenia funkcji CRM do wnętrza systemów ERP — twierdzi Michał Siedlecki.