Pracodawcy — właściciele flot — coraz częściej instalują w swoich samochodach systemy monitorujące. Powodem jest chęć ograniczenia kosztów.
Stosowanie systemów rejestracji i monitorowania do aut osobowych było do niedawna ograniczane przez wysokie koszty. Dopiero upowszechnienie się tego typu rozwiązań wywołało szersze nimi zainteresowanie.
— Obecnie, jeśli firmy decydują się na zakup systemu to najczęściej obejmuje on całą flotę — mówi Stanisław Buzała, partner w firmie Esone.
Naciągacze
Do najczęstszych nadużyć pracowników korzystających z aut służbowych należy wykorzystywanie pojazdów do celów prywatnych. I to zarówno w trakcie, jak i po godzinach pracy. Grupą zawodową, która „przoduje” pod tym względem, są handlowcy.
— Według analiz, przeprowadzonych po wdrożeniach systemów mobilnej rejestracji zamówień, do 20 proc. „wizyt” handlowców w siedzibie klienta jest realizowanych telefonicznie i raportowanych jako osobiste. Nie są to tylko straty związane ze zużyciem paliwa, ale przede wszystkim z utratą potencjalnych przychodów — podkreśla Stanisław Buzała.
Stosunkowo często zdarza się też, że pracodawca nieświadomie ponosi koszty benzyny tankowanej do prywatnego samochodu pracownika korzystającego z pojazdu służbowego.
Osobnym problemem jest sposób, w jaki pracownicy traktują samochody osobowe.
— Na efekty ostrej eksploatacji nie trzeba czekać długo. Najpowszechniejsze to naprawy silników, skrzyń biegów, nie wspominając o wyższej wypadkowości — mówi Stanisław Buzała.
Kontrola pełna...
Na rynku dostępne są dwa rodzaje urządzeń wspomagających wykrywanie nadużyć, a tym samym pozwalających na ograniczenie kosztów funkcjonowania i utrzymania floty samochodowej. Pierwsze bazują na systemach monitorujących parametry eksploatacji w trybie ciągłym, drugie — na rejestracji danych przez pewien okres — np. tydzień lub miesiąc.
Rozwiązanie minimalizujące możliwości nadużyć to system monitoringu samochodu i parametrów jego jazdy oparty na technologii GSM i GPS. Dzięki takiemu systemowi kierownik floty może bez problemu ustalić, czy samochód jest eksploatowany zgodnie z przeznaczeniem.
— Rozwiązanie to nie jest jednak zbyt powszechnie stosowane dokontroli aut osobowych. Powodem jest jego cena (często ponad 3 tys. zł) i miesięczne koszty eksploatacji związane z transferem danych —przekonuje Stanisław Buzała.
Warszawska firma Monitel ma w ofercie, oparty na technologii GSM, system Proteka. Wyposażony w niego koordynator floty otrzymuje aktualne informacje o położeniu pojazdów swoich pracowników. Dane związane z lokalizacją są dostarczane z ustaloną przez użytkownika (regulowaną) częstotliwością potrzebną do prawidłowego zarządzania. Możliwe jest też uzyskanie danych lokalizacyjnych w dowolnym momencie na żądanie.
— Sieci lokalizacyjne pozwalają systemowo zarządzać zasobami przedsiębiorstwa i przynoszą oszczędności. Ponadto pozwalają firmom na sprawdzanie, ile czasu ich mobilni przedstawiciele poświęcają na załatwianie zadań służbowych, a ile na sprawy prywatne. Lojalni pracownicy nie mają się czego obawiać, wyniki kontroli mogą dla nich oznaczać uzyskanie dodatkowych dochodów z wypracowanych przez firmę oszczędności — tłumaczy Jerzy Domański, członek zarządu firmy Monitel.
….i ograniczona
Rozwiązaniem umożliwiającym okresową kontrolę floty jest stosowanie specjalnych modułów zwanych czarnymi skrzynkami. Są to rejestratory parametrów jazdy: prędkości, przejechanego dystansu, obrotów. Dzięki cotygodniowej kontroli takich urządzeń kierownik floty wie, ile samochód przejechał kilometrów i spalił paliwa w godzinach pracy i poza nimi, a także, czy nie był eksploatowany zbyt dynamicznie. Ceny takich urządzeń zaczynają się już od 300 zł.