Przedsiębiorcy popełniają czasami błędy przy wystawianiu faktur. Warto wiedzieć, jak je naprawić.
— Zdarzyło mi się, że kontrahent wpisał na fakturze w adresie naszej firmy zły numer ulicy. Musiałam wystawić notę korygującą. Czasami nasi dostawcy podają niewłaściwą stawkę VAT. Wówczas oni z kolei przesyłają mi fakturę korygującą. Wtedy muszę zmienić kwotę VAT naliczonego i ująć ją w deklaracji — mówi Faustyna Wiertelak, główna księgowa w fimie Rector z Zielonej Góry.
Nota korygująca
Tylko kupujący może wystawić notę korygującą i w ten sposób usunąć niektóre (patrz ramka) błędy na fakturze.
— Notą można poprawić tylko drobne pomyłki, dotyczące na przykład NIP, adresu, nazwy sprzedawcy lub kupującego — mówi Paweł Jabłonowski, prawnik w kancelarii prawnej Chałas i Wspólnicy.
Takie błędy nie wpływają na termin odliczenia VAT naliczonego z wadliwej faktury. Jeśli wystawiono ją w kwietniu, to zostanie rozliczona w ustawowym terminie, czyli w deklaracji składanej do 25 maja.
Faktura korygująca
Wystawia ją przedsiębiorca (sprzedający), który wystawił fakturę pierwotną. W ten sposób można poprawić zarówno błędy w danych liczbowych, tj. w kwocie VAT, stawce tego podatku, jak również przy okazji sprostować pozostałe informacje (np. dane kupującego i sprzedawcy). Sposób rozliczania faktur zależy od tego, czy jest to faktura korygująca „na plus” (zwiększająca podatek), czy „na minus” (zmniejszająca należności).
Na minus u sprzedawcy
— Załóżmy, że przedsiębiorca wystawia fakturę korygującą, która spowoduje zmniejszenie podatku należnego. Wtedy rozliczy on VAT za miesiąc, w którym otrzymał od kupującego potwierdzenie odbioru — wyjaśnia Halina Kwiatkowska, radca prawny, partner w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy.
Przykładowo spółka 27 kwietnia 2006 r. wystawiła kontrahentowi fakturę korygującą zmniejszającą podatek należny. Kontrahent odesłał pocztą podpisaną fakturę. List dotarł jednak do przedsiębiorcy dopiero 3 maja 2006 r. Sprzedawca (spółka) może ująć fakturę korygującą dopiero w rozliczeniu za maj 2006 r.
Żaden przepis nie określa jednak formy potwierdzenia odbioru faktury korygującej.
— Może to być więc podpis nabywcy na kopii faktury korygującej, ale również na przykład faks od kontrahenta albo zwrotne potwierdzenie odbioru listu poleconego — mówi Halina Kwiatkowska.
Nie jest natomiast potwierdzeniem odbioru faktury korygującej dowód nadania listu poleconego.
— Od reguły, że sprzedający musi mieć potwierdzenia odbioru faktury korygującej, są wyjątki. Dotyczy to na przykład faktur za tzw. media, a także dokumentujących eksport towarów i wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Wtedy fakturę korygującą „na minus” ujmuje się w dacie jej wystawienia — radzi Paweł Jabłonowski.
Na minus u kupującego
Przedsiębiorca (kupujący) zmniejsza podatek naliczony w rozliczeniu za miesiąc, w którym otrzymał fakturę korygującą. Jeżeli dotarła do niego w listopadzie, a była wystawiona jeszcze w lutym, jest on zobowiązany do uwzględnienia jej dopiero w deklaracji za listopad, ponieważ w tym miesiącu ją otrzymał.
— Jeśli przedsiębiorca otrzyma fakturę korygującą „na minus”, a następnie ją zgubi i poprosi o duplikat, nie zmieni to terminu jej ujęcia. Konieczna będzie korekta deklaracji za miesiąc, w którym podatnik otrzymał fakturę — wyjaśnia Halina Kwiatkowska.
Na plus u sprzedawcy
Jeśli sprzedawca wystawił fakturę, ponieważ wzrosła cena towaru po wystawieniu faktury pierwotnej, powinien ująć ją w rozliczeniu za miesiąc, w którym cena wzrosła. Czyli przykładowo, jeżeli 15 czerwca doszło do zwiększenia ceny za towar sprzedany 1 maja, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą i rozliczyć wynikający z niej wzrost podatku należnego w deklaracji VAT za czerwiec, składanej do 25 lipca.
Na plus u kupującego
Kupujący ma prawo do podwyższenia podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym otrzymał fakturę korygującą. Jeśli dostał ją w październiku, to ma prawo do zwiększenia podatku naliczonego w tym samym miesiącu.
W przypadku faktur korygujących „na minus” nabywca ma obowiązek ich ujęcia, natomiast jeśli są one „na plus”, ma jedynie do tego prawo.