Z punktu widzenia finansów firmy liczą się nie tylko wydatki na zakup auta, ale także odpisy amortyzacyjne i podatki. W efekcie, pojęcia „taniej” lub „drożej” nie mają wiele wspólnego z ceną samochodu.
Gotówka
Przy zakupie większej liczby samochodów można utargować kilkuprocentową zniżkę. Jednak udzielenie wyższych rabatów dealerzy uzależniają od podpisania umowy serwisowej, nakładającej na kupującego obowiązek dokonywania przeglądów okresowych i napraw w ich serwisie. To rozwiązanie ma zarówno zalety (autoryzowany serwis jest dobrze wyposażony i fachowy), jak i wady (rzadko kiedy bywa tani).
Jedną z pozytywnych stron zakupu za gotówkę jest dowolność dysponowania autem.
Kredyt
Zwykle wzięcie kredytu oznacza wpłacenie od 15 do 80 proc. wartości pojazdu i spłacanie pozostałej kwoty, powiększonej o odsetki, w ratach przez określony okres. Wysokość rat to kwestia umowy z bankiem. Można też wybrać inny wariant — po wysokiej wpłacie (rzędu 30-50 proc.) następują niskie raty i bardzo wysoka ostatnia, odpowiadająca mniej więcej wartości auta w tym czasie. Kredytobiorca płaci ją albo oddaje samochód do dealera i kupuje (na podobnych warunkach) kolejne auto. Takie formy umów kredytowych proponują banki należące do producentów samochodów.
Auto jest zabezpieczeniem kredytu dla banku, nie można go więc sprzedać bez jego zgody, aż do spłacenia ostatniej raty. Trzeba je też obowiązkowo ubezpieczyć. Ubezpieczenie samochodu, jako zabezpieczenie kredytu, trzeba scedować na bank. Składkę można jednak zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorstwa. W całości — w przypadku samochodów rejestrowanych jako ciężarowe i aut osobowych o wartości do 20 tys. euro (plus VAT). W przypadku droższych aut — w części równej proporcji 20 tys. euro do ich ceny.
Samochód zakupiony w kredycie należy do firmy. Pozwala to dokonywać odpisów amortyzacyjnych, które zalicza się do kosztów uzyskania przychodu. Podobnie jak odsetki od kredytu.
Leasing finansowy
Wejście w posiadanie samochodu w leasingu finansowym różni się od zakupu w kredycie tym, że przeniesienie prawa własności samochodu, jeśli następuje, to tylko na końcu okresu ujętego w umowie. Reszta jest podobna: odpisów amortyzacyjnych dokonuje leasingobiorca, ma on też prawo do zaliczania do kosztów uzyskania przychodu części odsetkowej raty leasingowej. Samochód musi być w pełni (OC i AC) ubezpieczony na koszt firmy. Składkę można jednak zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Umowa leasingu zawierana jest na czas oznaczony i suma opłat (pomniejszona o VAT) jest co najmniej równa wartości samochodu w dniu jego zakupu. Po upływie okresu ustalonego w umowie samochód można od leasingodawcy odkupić za określoną cenę (nawet za symboliczną złotówkę). Leasingodawca ma też prawo odsprzedać auto innej osobie, po cenie rynkowej, po czym zobowiązany jest wypłacić leasingobiorcy gratyfikację. Jest jeszcze jedno rozwiązanie — firma lea-singowa może przekazać leasingobiorcy ów samochód w dalsze użytkowanie, i wówczas — płacąc ustalone kwoty — korzystający ma prawo zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu w całości.
Leasing operacyjny
Jest to forma niedostępna dla korzystających ze zwolnień podatkowych — dla tych firm pozostaje leasing finansowy. Ponadto przy leasingu operacyjnym czas trwania umowy (dla samochodu) nie może być krótszy niż dwa lata. Kluczową różnicą w porównaniu z leasingiem finansowym jest to, iż amortyzacji dokonuje leasingodawca, a nie lea-singobiorca. W zamian leasingobiorca może całość raty zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Jeśli samochód jest osobowy (lub inny o ładowności do 500 kg, lub inny niehomologowany), można również odliczyć zawarty w racie leasingowej VAT. Nie odliczony VAT można zaliczyć do kosztów podatkowych lub powiększyć o niego podstawę odpisów amortyzacyjnych.
Koszty ubezpieczenia samochodu zaliczane są w całości w koszty uzyskania przychodu. Wyjątek stanowią samochody osobowe droższe niż 20 tys. euro.
Po zakończeniu umowy leasingu operacyjnego leasingodawca może przekazać leasingobiorcy auto do dalszego użytkowania lub mu je sprzedać, albo sprzedać osobie trzeciej. W ostatnim przypadku — jeśli umowa tak stanowi — może być zobowiązany wypłacić leasingobiorcy pewną sumę pieniędzy. Natomiast, gdy sprzeda je leasingobiorcy, to za taką cenę, która nie jest niższa niż różnica między wartością nowego samochodu a sumą odpisów amortyzacyjnych dokonywanych metodą degresywną.
Wynajem
Oprócz wydatków na benzynę i inne płyny zużywające się w czasie eksploatacji, firma flotowa obciążana jest co miesiąc jedną fakturą, która księgowana jest po stronie kosztów uzyskania przychodów i… koniec.
Długoterminowy najem wydaje się atrakcyjnym rozwiązaniem, gdy flota aut firmowych liczy 50 i więcej samochodów. Przedsiębiorstwo nie musi zatrudniać pracowników do zarządzania parkiem samochodowym, bo zajmuje się tym wynajmujący. Firma nie płaci za przypadkowe awarie auta (chyba że zawinione przez użytkownika), a — jeżeli jest to w ofercie wynajmującego — na czas naprawy najemca otrzymuje samochód zastępczy.
Nie opłaca się wynajmować samochodów osobowych. Zgodnie z obowiązującym prawem, koszty eksploatacji auta osobowego nie mogą przekroczyć 0,7195 zł za 1 km, więc jeśli samochód jeździ mało — kosztuje zbyt wiele. W dodatku nie można od kosztów najmu odliczyć naliczonego podatku VAT.