Podstawowym zadaniem systemów monitorowania flot jest redukowanie kosztów związanych z utrzymaniem parku samochodów służbowych.
Kierowca służbowego auta, mając do wyboru sztywną procedurę rejestrowania przebiegów i zużycia paliwa lub kontrolę wykorzystującą satelitarny system monitorujący, zwykle wybiera procedurę.
— Jeżeli kierowcy w firmie twierdzą, że przyznane limity paliwa na działania biznesowe są niewystarczające i muszą „dokładać z własnej kieszeni”, można im zaproponować montaż urządzeń monitoringu i w ten sposób zweryfikować ich potrzeby. W takim wypadku prawdopodobnie zdecydują, że wolą dalej „dokładać” — przekonuje Sylwester Pawłowski, prezes Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych i szef floty Provident.
Zalety…
Satelitarny system monitorowania pozwala analizować sposób wykorzystania samochodu, który został udostępniony pracownikowi. Dotyczy to zarówno aut osobowych, dostawczych jak i ciężarowych.
— System może np. informować osobę nadzorującą o zmianie zaplanowanej trasy samochodu, udoskonalić rozplanowanie przejazdów, eliminując tzw. puste przebiegi — co ma szczególne znaczenie w przypadku firm transportowych. Dzięki monitoringowi możliwy jest stały nadzór nad tankowaniem czy zużyciem paliwa, co z kolei likwiduje wszelkie nieprawidłowości z tym związane — wylicza Jerzy Drandijski ze spółki Mobitel.
Kolejnym zastosowaniem systemów jest kontrola pracy handlowców oraz użytkowania samochodu służbowego.
— Uważam, że urządzenia zbierające i przesyłające on-line dane o stanie samochodu, jego położeniu, trasie itp. powinny być standardowym wyposażeniem samochodów kupowanych przez właścicieli flot — podkreśla Sylwester Pawłowski.
System monitorujący to swoista czarna skrzynka, dzięki której zarząd floty może wejść w posiadanie danych dotychczas niedostępnych. Dzięki nim możliwa jest już analiza wypadków, efektywności pracy, ekonomiki jazdy kierowcy itd.
…i koszty
Główne koszty związane z wdrożeniem systemu dzielą się na dwie grupy — opłaty jednorazowe i miesięczne.
— Opłaty jednorazowe to cena urządzenia, montażu i aktywacji oraz ewentualne rozszerzenie systemu o czujniki temperatury w chłodni czy interfejsu do cyfrowego pomiaru paliwa. W pełni wyposażony system można kupić za 3 tys. zł. Do tego dochodzi opłata miesięczna (zależna od dostawcy systemu) — miesięcznie kilkadziesiąt zł — mówi Jerzy Drandijski.
Nie wszystko złoto
Monitorowanie floty ma również wady. Nie wszystkie firmy chciałyby np. gromadzić dokumentację, z której może wynikać, że spora część obowiązków wykonywana jest przez kierowców poza regulaminowym czasem pracy (nadgodziny) czy też w dni wolne i święta.
— Również możliwość kontroli prywatnych przejazdów może nie podobać się pracownikom, co z kolei może wpływać na ich stosunek do wykonywanych obowiązków — mówi Sylwester Pawłowski.
Warto pamiętać, że sam montaż urządzeń nie rozwiązuje problemów floty, a posiadanie potężnej bazy danych niczego nie daje. Dopiero umiejętność przetworzenia danych i ich wykorzystania w zarządzaniu to klucz do sukcesu.
— Stworzenie procedur i czytelnych zasad obsługi systemu stanowi brakującą część układanki — podsumowuje Sylwester Pawłowski.