Zamiast kary — wypowiedzenie, ale dopiero w ostateczności, kiedy podwładny bardzo przeskrobie i nie będzie żadnych szans na odbudowę zaufania do niego. Jak się okazuje, pracodawcy nie zawsze chcą karać za „złe zachowanie”, chociaż Kodeks pracy przewiduje takie rozwiązania.
Na trzy sposoby
Ukarać pracownika można na trzy sposoby — upomnieniem, naganą, karą pieniężną. Kodeks nie dopuszcza innych możliwości. Po tę ostatnią sankcję pracodawca może sięgnąć, gdy pracownik nie przestrzega przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy (BHP) lub przeciwpożarowych, opuszcza pracę bez usprawiedliwienia, stawia się w pracy nietrzeźwy lub pije alkohol w czasie pracy.
Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać jednej dziesiątej części wynagrodzenia. Upomnienie i nagana to kary porządkowe, które pracodawca może nałożyć na pracownika, gdy nie przestrzega on ustalonej organizacji i porządku w pracy, przepisów BHP i przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.
— W praktyce taką karę można zastosować m.in. za spóźnianie się pracownika do pracy, wykonywanie w czasie pracy czynności niezwiązanych z obowiązkami pracowniczymi, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w miejscu pracy, niewłaściwe zachowanie się pracownika w stosunku do przełożonych, podwładnych lub współpracowników, jak również nieprzestrzeganie wewnętrznych aktów prawnych obowiązujących u pracodawcy — wyjaśnia Katarzyna Kałuża, radca prawny z Impel Business Solutions.
Zasadą jest, że pracodawca może nałożyć jedną karę za jeden czyn, ale prawo nie wyklucza możliwości zastosowania wobec pracownika za dane przewinienie jeszcze innej sankcji, np. nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może zakończyć się i naganą, i rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Zasady stosowania kar powinny być opisane w regulaminie pracy.
Pracodawca może tam uszczegółowić katalog zdarzeń podlegających karom porządkowym. Katarzyna Kałuża zwraca uwagę, że decydując o upomnieniu czy naganie, pracodawca powinien wziąć pod uwagę rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy, ale też nie jest on związany gradacją kar. Nie ma obowiązku w pierwszej kolejności za dane przewinienie udzielić upomnienia jako gatunkowo lżejszej sankcji.
Wysłuchanie obwinionego
Poza tym powinien działać zgodnie z kodeksowymi procedurami. Kara porządkowa nie może być zastosowana po 2 tygodniach od chwili, w której pracodawca lub inna osoba uprawniona do wymierzania kar porządkowych dowie się o naruszeniu obowiązku przez pracownika i gdy miną 3 miesiące od dnia, w którym tego się dopuścił.
Najpierw należy jednak pracownika wysłuchać lub przyjąć jego pisemne tłumaczenia, chyba że zrezygnuje on ze stworzonych mu w określonym miejscu i czasie możliwości złożenia wyjaśnień. Jeżeli pracownik nie jest obecny w firmie i nie może być wysłuchany, wspomniany termin 2 tygodni na ukaranie nie rozpoczyna się, a jeżeli jego bieg już się zaczął, zostaje zawieszony do dnia stawienia się pracownika do pracy. O zastosowanej karze pracodawca musi powiadomić pracownika na piśmie, podać w nim rodzaj naruszenia obowiązków i dzień, w którym do tego doszło. — Ustne powiadomienie pracownika o nałożeniu kary porządkowej jest jedynie wyrażeniem zamiaru ukarania, a nie jego potwierdzeniem — zwraca uwagę radca z Impel Business Solutions. Przypomina też o obowiązku umieszczeniu w powiadomieniu informacji, że pracownik ma 7 dni na wniesienie sprzeciwu, jeśli uzna, że karę zastosowano z naruszeniem prawa. — Częstym błędem pracodawców jest podpisanie zawiadomienia o ukaraniu pracownika jeszcze przed jego wysłuchaniem — podkreśla radca. Ślad po sankcji zostaje w dokumentacji kadrowej, ale nie na zawsze. Odpis zawiadomienia o wymierzeniu kary musi być złożony do akt osobowych pracownika, a usunięty stamtąd po roku nienagannej pracy. Mówi się często, że kary te mają m.in. charakter działań dyscyplinujących pracowników.
— W praktyce ich stosowanie w dużej mierze zależy od rodzaju wykonywanej pracy i zagrożeń, które się z nim wiążą — mówi Grzegorz Przychodni, dyrektor finansowy w Innvigo. Według niego, w działalności tzw. biurowej praktycznie sprawy sporne są rozwiązywane bez sięgania po sankcje z kodeksu, szczególnie gdy obu stronom zależy na dobrej współpracy lub jej dobrym zakończeniu. Kiedy jednak pracodawca planuje wdrożenie oficjalnej procedury kodeksowej, to zwykle wobec osoby, która ma sporo „grzechów” na swoim sumieniu i wobec której podjął decyzję o zwolnieniu. W zasadzie gromadzi już tylko dowody jej kolejnych przewinień popełnianych mimo przestrogi o grożącym za nie zwolnieniu dyscyplinarnym. Inaczej jest w fabrykach, firmach budowlanych i innych z sektorów z natury rzeczy związanych z wysokim stopniem zagrożenia dla zdrowia i życia pracowników, a także gdzie pracownikom jest powierzane mienie przedsiębiorstwa.
— Tam kary są znacznie częstsze. Wynika to chociażby ze skali odpowiedzialności, jaka ciąży na pracodawcy. Nieprzestrzeganie norm BHP, przepisów przeciwpożarowych czy potencjalna nietrzeźwość w pracy może doprowadzić do poważnego uszczerbku na czyimś zdrowiu czy majątku firmy. Nie można udawać, że nic się nie dzieje — wyjaśnia Grzegorz Przychodni. Jego zdaniem, przy podejmowaniu decyzji o stosowaniu kar kodeksowych nie bez znaczenia jest też wielkość firmy. W małych, zarządzanych często intuicyjnie, wiele zależy od charakteru właściciela i jego osobistego podejścia do wzajemnych relacji. W przedsiębiorstwach zatrudniających wiele osób nie liczą się sentymenty czy niechęć, pracodawcy stosują kodeks i wypracowane procedury wewnętrzne.
Gdy brakuje rąk do pracy
Nie zawsze to jednak pomaga w prowadzeniu biznesu. — W budownictwie pracodawcy narzekają np. na problem alkoholu w pracy, natomiast w magazynach częste są kradzieże. Potencjalne kary niewiele pomagają. W budowlance brakuje rąk do pracy, więc przymyka się oczy na problemy, gdy to możliwe. Za kradzież można zwolnić dyscyplinarnie, ale też niełatwo odzyskać mienie dużej wartości. W jednej z firm produkcyjno-handlowych w ciągu kilku lat pracownik ukradł towar wart 3 mln zł, na razie nie ma szans na zwrot pieniędzy i nie wiadomo, czy kiedykolwiek będzie — relacjonuje dyrektor z Innvigo. Nie twierdzi jednak, że stosowanie kar z Kodeksu pracy nie jest potrzebne. Nie uważa też za konieczne wprowadzanie w tych regulacjach zmian.
— Nakładanie kar to prawo pracodawcy, a nie obowiązek i z reguły spory są rozwiązywane bez kodeksowych sankcji. Z mojego doświadczenia wynika, że gdy ma on poważny problem z pracownikiem, raczej dąży do rozstania z nim. Utrzymywanie osoby często karanej jest postrzegane jako niepotrzebne ryzyko — podkreśla Grzegorz Przychodni. Jego zdaniem, trudno spodziewać się poważnego traktowania obowiązków przez pracownika, jeżeli co jakiś czas otrzymuje on nagany czy kary finansowe.
List z zawiadomieniem o karze
Po wysłuchaniu wyjaśnień pracownika i podjęciu decyzji o nałożeniu kary porządkowej pracodawca nie musi czekać z powiadomieniem o tym pracownika do chwili, gdy ten stawi się w pracy. W razie jego nieobecności zawiadomienie można wysłać listownie. Pracodawca musi jednak zadbać o to, aby korespondencja dotarła do adresata w taki sposób, aby mógł zapoznać się z jego treścią. Wynika to z art. 61 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy. O tym, kiedy tak się stanie, sądy wielokrotnie wyrokowały. Z ich stanowiska wynika, że rzecz nie w tym, aby adresat faktycznie zapoznał się z treścią listu, ale żeby miał taką możliwość. Ważne jest przede wszystkim, aby wysłano go na adres do korespondencji wskazany przez pracownika. Jeśli o zmianie nie uprzedził, on ponosi ryzyko niezapoznania się z przesyłkami, jak podkreślał m.in. Sąd Najwyższy. Wiele jednak rozstrzygnięć w takich sprawach zależy od ich okoliczności.
Sprzeciw pracownika
Pracownik ma prawo do sprzeciwu, jeżeli uważa, że karę porządkową zastosowano z naruszeniem przepisów. Przede wszystkim może stwierdzić, że nie było podstaw do jej zastosowania, bo nie popełnił określonego czynu. Może też zarzucać, że pracodawca nie dotrzymał wymogów formalnych, np. nałożył karę po upływie kodeksowych terminów czy bez wysłuchania racji pracownika albo ukarał w sposób nieprzewidziany w kodeksie ustawie. Pracownik kieruje sprzeciw do pracodawcy. Ma na to 7 dni od zawiadomienia o ukaraniu. Decyzja o uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu należy do pracodawcy, który powinien rozpatrzyć pismo w terminie 14 dni od dnia jego wniesienia. Jeżeli w zakładzie działają związki zawodowe, sprawa musi być skonsultowana z organizacją związkową reprezentującą pracownika. Pracodawca powinien zwrócić się do niej niezwłocznie, aby dotrzymać terminu na rozpatrzenie sprzeciwu. Kodeks pracy nie określa, kiedy związkowcy powinni odpowiedzieć pracodawcy. W razie odrzucenia sprzeciwu pracownik może wystąpić do sądu pracy o uchylenie kary. Według przepisów ma na to 14 dni od dnia zawiadomienia go o decyzji pracodawcy.