Po globalnym doświadczeniu pracy zdalnej firmy planują przyszłe zapotrzebowanie na biura. Jak wynika z raportu firmy Knight Frank „Nowa rzeczywistość. Nowe potrzeby”, około 69 proc. respondentów z 373 firm, zatrudniających na świecie łącznie blisko 10 mln pracowników, zamierza w ciągu najbliższych trzech lat zwiększyć lub zmniejszyć wykorzystywaną powierzchnię biurową o więcej niż 10 proc. Chęć zmniejszania powierzchni związana jest ze skutkami pandemii (oszczędność i umożliwiające ją nowe modele pracy), a plany ekspansji są często efektem długoterminowych strategii firm.
Jednym z kluczowych celów zmian powierzchni jest poszukiwanie oszczędności. Jedna trzecia respondentów (34 proc.) dąży do redukcji kosztów utrzymania biura o ponad 10 proc., a prawie drugie tyle (31 proc.) przewiduje oszczędności do 10 proc. Tylko 2 proc. firm przewiduje wzrost wydatków na biura, a pozostałe (33 proc.) nie przewidują zmian.
Przenosiny głównej siedziby do nowego biura w ciągu najbliższych trzech lat uznało za prawdopodobne 38 proc. firm. Jako cele zmiany najczęściej wymieniano oszczędności finansowe oraz zmianę sposobu pracy, wpływającą na ilość i jakość wymaganej przestrzeni. Inne motywy przeprowadzki to restrukturyzacja bądź transformacja biznesu albo dostęp do innej grupy talentów.
Nowe pomysły na pracę
– Okres pandemii był dla firm testem odporności operacyjnej i większość twierdzi, że ten test zdała. Swoje doświadczenia z pracą zdalną jako pozytywne oceniło 59 proc. globalnych najemców biorących udział w naszej ankiecie – mówi Elżbieta Czerpak, dyrektor działu badań rynku z polskiego oddziału firmy Knight Frank.
Mimo to tylko nieliczni chcą pozostać całkowicie przy pracy zdalnej. Z ankiety i rozmów z najemcami wynika, że obecnie trwa wielkie poszukiwanie najlepszych rozwiązań. Z nowych pomysłów na znaczeniu zyskują trzy modele pracy: hybrydowa, z dowolnego miejsca, z wybranego biura satelitarnego.
– Najbardziej powszechna jest koncepcja pracy hybrydowej, czyli połączenie pracy w biurze i pracy zdalnej w różnych proporcjach. Model ten pozwala znaleźć korzyści z łączenia obu tych form pracy zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Na pracę z dowolnego miejsca wybranego przez pracownika decydują się na razie nieliczne firmy, głównie z branży nowych technologii. Trzeci model polega na utrzymaniu głównego biura, mającego funkcje reprezentacyjne, oraz rozproszonych geograficznie biur satelitarnych, pozwalających pracownikom na wybór miejsca pracy blisko domu –mówi Elżbieta Czerpak.
W Polsce ciekawym przykładem zmian ujawnionych w badaniu Knighta Franka jest mBank, który w trakcie pandemii zmienił adres warszawskiej centrali. Oznaczało to przeprowadzkę do nowego budynku – 140 metrowej Wieży mBank w kompleksie Mennica Legacy Tower, gdzie bank zajmie 21 z 28 pięter biurowych.
Już przed pandemią planowaliśmy, że znajdą się w nim współdzielone biurka oraz dużo przestrzeni do pracy wspólnej - od strony funkcjonalnej zmieniło się więc niewiele. Z powodu zmian w modelu pracy zdecydowaliśmy się jednak wykorzystać mniej przestrzeni, niż pierwotnie planowaliśmy. Dlatego wybrane piętra (5 z 26) będziemy podnajmować – mówi Krzysztof Olszewski, rzecznik mBanku.
Już dziś średnio 85 proc. pracowników biur mBanku, w tym również centrum kontaktu (mLinia), pracuje zdalnie, co wpływa na zapotrzebowanie na powierzchnię biurową. Czas pandemii pokazał, że firma, pracując w tej formule, jest w stanie efektywnie wykonywać większość zadań.
Pracownicy polubili tę formę pracy, dlatego w centrali wprowadzimy model hybrydowy z istotnym komponentem zdalnym. Wierzymy, że da to naszym pracownikom więcej elastyczności niż przed pandemią. Spodziewamy się, że zapotrzebowanie na korzystanie z biura będzie niższe niż przed pandemią i model „gorących biurek” będzie efektywniejszy – mówi Krzysztof Olszewski.
W siedzibie głównej banku pracować może ponad 3 tys. osób. Z gorących biurek może równocześnie korzystać 70 proc. załogi. Do pracy wspólnej przeznaczono 300 sal konferencyjnych.
Nowe pomysły na biuro
Niezależnie od nowych modeli pracy pandemia wpływa również na sposób aranżacji biura i nowe priorytety w zakresie bezpieczeństwa i zdrowia.
– Ponad połowa (55 proc.) respondentów uważa, że w ich biurach w ciągu trzech lat wzrośnie udział powierzchni przeznaczonych do współpracy i wykorzystanie systemów współdzielenia stanowisk: hot-deskingu i desk-sharingu. Nasze relacje z biurem stają się coraz bardziej płynne, a sama przestrzeń jest bardziej niż dawniej ukierunkowana na współpracę – mówi Elżbieta Czerpak.
Z badania wynika, że zmniejszenia się liczby biurek w stosunku do liczby osób w biurach w ciągu najbliższych trzech lat się spodziewa się więcej respondentów (33 proc.) niż zwiększenia (23 proc.), choć najwięcej firm (44 proc.) zakłada, że nie będzie tu zmian.
Uczestników badania zapytano też o udogodnienia i wykorzystanie danych budynkowych. Połowa ankietowanych przypuszcza, że wzrośnie wykorzystanie danych z sensorów zainstalowanych na powierzchni, dotyczących klimatyzacji, frekwencji w biurze, światła itp., do podejmowania decyzji odnośnie do miejsca pracy. Z kolei 46 proc. zakłada, że w biurach będzie coraz więcej udogodnień, takich jak aplikacje do rezerwacji biurek, tarasy dla pracowników, automaty z jedzeniem (zdrowym, vege) i prysznice.
W Orange Polska wiele rozwiązań sygnalizowanych w raporcie firmy Knight Frank wprowadzono jeszcze przed pandemią – np. pracę zdalną czy hybrydową. Firma zatrudnia ok. 14 tys. pracowników i współpracowników o różnych profilach i przewiduje wszystkie typy pracy – od stacjonarnej po zdalną. Od kilku lat modernizuje biura i dostosowuje wielkość powierzchni do zmieniających się potrzeb. W większych lokalizacjach również od kilku lat wprowadza model flexi-desk.
Orange planuje powrót do pracy w modelu stacjonarnym, gdy tylko będzie to bezpieczne – bardzo prawdopodobnym terminem jest wrzesień. W ramach wsparcia dla pracowników w przystosowaniu do nowych modeli pracy przewidziano szkolenia, sprzęt mobilny (laptopy i akcesoria), narzędzia i aplikacje do pracy zdalnej i programy rozwojowe dla menedżerów.
Już dziś nasze biura są dostępne i coraz więcej osób pojawia się w nich na dzień lub dwa w tygodniu. Niezależnie od tego mamy kilka tysięcy pracowników, którzy nie mogą realizować zadań zdalnie i od początku pandemii pracują w biurach, sklepach i w terenie – mówi Magdalena Gajos z zespołu Human Capital w Orange Polska.