Przeszkodą w podpisaniu kontraktu z najemcą może stać się się zbyt niski wjazd do garażu, do którego nie mieści się samochód prezesa. Czasami na przeszkodzie stają tzw. czynniki magiczne.
Firmy pośredniczące w wynajmie biur bardzo często spotykają się z nietypowymi życzeniami najemców. Dotyczą one najczęściej aranżacji i wyposażenia biura. Firmy zagraniczne o wypracowanych standardach w zakresie urządzania biura mają wymagania co do szybkości i liczby wind, czasu oczekiwania na nie czy liczby pracowników przypadających na jeden mkw. powierzchni biurowej. Tego typu prośby łatwo spełnić, jednak zdarzają się życzenia bardziej nietypowe, których spełnienie jest trudne bądź niemożliwe.
Małgorzata Laskowska, specjalista ds. nieruchomości w Jones Lang LaSalle, podaje przykład jednej z ambasad, z którą firma podpisywała umowę 2 lata temu.
— Umowa była zawierana pod rygorem tajności. Dlatego nie wiedzieliśmy nawet, jakie posiada plany co do urządzenia wnętrza. Poinformowano nas tylko, że całe umeblowanie będzie pochodziło z kraju właściwego dla lokalizacji ambasady — wyjaśnia Małgorzata Laskowska.
Robert Karniewski, negocjator ds. nieruchomości komercyjnych w Colliers Internationals, podaje natomiast przykład jednej z firm prawniczych z siedzibą w Londynie, która zakładając biuro w Polsce koniecznie chciała okna o szerokości 1,5 metra. Takie zlecenia znacznie komplikują pracę agentom nieruchomości.
— W większości przypadków nietypowe życzenia jesteśmy w stanie spełnić. Przyznać jednak muszę, że zdarzają się i takie, których spełnienie jest niemożliwe — mówi Jarosław Zagórski z Healey & Baker.
Nietypowe zamówienia z reguły składają prezesi firm, które decydują się wynająć nowe biuro.
Jerzy Wysocki, szef agencji nieruchomości komercyjnych w Knight Frank Nieruchomości, przyznaje, że prezesi różnych firm często proszą o gabinet na ostatniej kondygnacji biurowca, po to tylko aby mieć ładny widok z okna i jednocześnie, by fizycznie znajdować się nad pracownikami.
— Spotkaliśmy się z żądaniem, aby łazienka z prysznicem znajdowała się obok gabinetu prezesa. Jeden z prezesów chciał mieć bezpośredni zjazd windą z gabinetu na parking. To drugie życzenie nie zawsze jest możliwe do spełnienia — twierdzi Jerzy Wysocki.
Z kolei Jarosław Zagórski spotkał się z przypadkiem, kiedy jednym z ważniejszych kryteriów dotyczących wynajmowanej powierzchni w biurowcu była wysokość wjazdu do garażu.
— Po prostu prezes firmy miał samochód o bardzo nietypowych wymiarach, który nie mieścił się w każdym garażu — opowiada Jarosław Zagórski.
Firmy zajmujące się produkcją różnego typu urządzeń wynajmując powierzchnię biurową oczekują od deweloperów zorganizowania tzw. show-room.
— Takie oczekiwania mieliśmy ze strony producenta armatury łazienkowej, który dodatkowo zażądał doprowadzenia do pomieszczenia wody w celu możliwości prezentowania sprzedawanych urządzeń — mówi Małgorzata Laskowska.
Oprócz tego, niektóre firmy żądają utworzenia na terenie biura tajnych pomieszczeń. Wówczas chcą wynająć powierzchnię na ostatnim piętrze budynku i koniecznie z osobnym wejściem.
Agenci nieruchomości spotykają się czasami z prośbami dotyczącymi kwestii technicznych.
— Standardowy nacisk przyjęty w biurowcach wynosi 350 kg na jeden mkw. Tymczasem jedna ze szkół językowych zażądała w ramach adaptacji powierzchni biurowej zwiększenia nacisku do jednej tony na mkw. — mówi Małgorzata Laskowska.
Takie prośby związane są często z potrzebą tworzenia w firmach olbrzymich archiwów.
— Stworzenie takiego archiwum wiązało się z wieloma problemami. Między innymi trzeba było uzyskać zgodę Związku Archiwistów Polskich. Niestety, nie udało się wykonać archiwum w miejscu pierwotnie wyznaczonym, ale zrobiono je na parkingu pod ziemią — tłumaczy Robert Karniewski z Colliers International.
Nie zawsze jednak zwiększenie wytrzymałości stropu w biurowcu wiąże się z koniecznością stworzenia archiwum. Robert Karniewski spotkał się z bardziej nietypowym żądaniem — firma zażyczyła sobie, aby na powierzchni biurowej wybudowano basen pływacki.
Zazwyczaj w miejscu pracy niemile widziane jest palenie, o piciu alkoholu nie wspominając. Zdarzają się jednak wyjątki. Wśród firm sprzedających alkohole standardem jest wymóg wyposażenia biura w stosowny barek. Natomiast firmy tytoniowe oczekują, że oprócz tradycyjnej klimatyzacji, zamontowane zostaną specjalne nawiewy i wywiewy, pozwalające na palenie w biurze. Tego typu oczekiwania łatwo jednak zaspokoić.
Warto wspomnieć też o jednej z największych rozgłośni radiowych, która poprosiła o specjalne wyciszenie specjalne klimatyzacji w jednym z pomieszczeń, co nie było łatwym zadaniem.
Firmy Call Center na małej powierzchni potrzebują dużej liczby telefonów. Oczekują też urządzeń schładzających i wyższych pomieszczeń dla serwerowni.
— Wymagania podobne mają również inne przedsiębiorstwa wyposażone w serwerownie, jak np. banki i firmy informatyczne. Proszą one także o to, aby systemy gaszące były na gaz, a nie na wodę — mówi Małgorzata Laskowska.
Miejsca parkingowe, szczególnie w dużych miastach, to bolączka prawie każdego, kto posiada samochód. Dlatego firmy wprowadzając się do nowej siedziby chcą mieć ich jak najwięcej.
— Jeden z klientów zażądał, aby współczynnik miejsca parkingowego do powierzchni wynajętej wynosił 1 do 10. W tej chwili jeden z najlepszych współczynników wynosi 1 do 25. Prośba klienta, zwłaszcza gdy chodzi o biurowce w centrum, jest niewykonalna — tumaczy Robert Karniewski.
— Głównie firmy handlowe żądają większej liczby miejsc parkingowych niż przeciętnie. Dlatego lokujemy je na obrzeżach miasta, gdzie bardziej realne jest podwyższenie wymaganego współczynnika, a ponadto miejsca parkingowe są tańsze — dodaje Jerzy Wysocki.
Firmy mają też wymagania dotyczące liczby osób przypadających na jeden mkw. powierzchni.
— Jedna z amerykańskich firm chciała, by na jedną osobę przypadało 17 mkw. Tymczasem średnia to 1 osoba na 10 mkw. — mówi Robert Karniewski.
Naszemu rozmówcy trafił się też klient, który chciał wynająć 50 tys. mkw. (rekordowe umowy najmu powierzchni biurowych rzadko przekraczają 10 tys. mkw.), z tym że część powierzchni miała być fabryką z wysokimi stropami.
— Niestety, nie udało się nam sprostać takiemu wymaganiu — mówi Robert Karniewski.
Wymagania najemców magazynów są zbliżone do tych, jakie mają klienci biurowców. Firma produkująca urządzenia do łazienek chciała, by mieć możliwość podczas prezentacji kupującym wlewania do nich dużej ilości wody. Oczywiście wiązało się to z instalacją dobry system jej odprowadzania. Inni z kolei potrzebują specjalnego systemu odprowadzania nieczystości z magazynu. Wysokie wymagania stawiają też producenci materiałów niebezpiecznych, którzy potrzebują wyposażenia zgodnego z polskimi normami w zakresie bezpieczeństwa przeciwpożarowego.
— Coraz więcej najemców wymaga, by na terenie magazynów znajdowały się chłodnie. Jest to może naturalne na Zachodzie, u nas natomiast wciąż jeszcze jest to traktowane jako życzenie — twierdzi Andrzej Glonek, negocjator ds. nieruchomości magazynowych.
Czasami nawet najnowocześniejszy, o najwyższym standardzie magazyn nie jest w stanie zachwycić najemcy, gdy w grę wchodzi tzw. czynnik magiczny. Jeden z agentów spotkał się z Japończykami poszukującymi powierzchni magazynowych, które byłyby zaprojektowane zgodnie z regułami feng shui. Niestety, takich w Polsce się jeszcze nie buduje.