Każda firma zewnętrzna zapewnia o swojej fachowości, ale niektórych nie warto zapraszać nawet do negocjacji.
W 2005 r. na łamach „Pulsu Biznesu” przedstawiliśmy analizę polskiego rynku outsourcingowego. Przedsiębiorcy, korzystający z usług firm zewnętrznych, ocenili m.in. poziom pracy dostwców usług outsourcingowych. Najbardziej zadowoleni byli ze znajomości procesów, branży i z propozycji cenowych. Na drugim biegunie znalazły się kwestie związane z zastosowaniem nowoczesnych technologii, marką dostawcy, przejmowaniem pracowników czy z wyspecjalizowanym konsultingiem. Tak więc, biorąc pod uwagę doświadczenie innych, warto, podejmując decyzję o korzystaniu z firm zewnętrznych, zwrócić uwagę na te aspekty.
— Niektóre firmy z branży outsourcingu kadrowo-płacowego mają problemy np. z wyspecjalizowanym doradztwem prawnym lub podatkowym — podkreśla Barbara Kochańska-Mierzejewska, dyrektor działu kadr i płac w FPA Group, świadczącej usługi outsourcingowe.
Wstępna eliminacja
Firma szukająca dostawcy usług najpierw musi przygotować zapytanie ofertowe.
— Odpowiedzi na nie to baza porównawcza. Dlatego warto dokładnie i szczegółowo określić własne potrzeby czy oczekiwania. Wtedy mamy prawo spodziewać się równie precyzyjnych odpowiedzi — uważa Marta Włodarska z IC Consulting.
Nie warto brać pod uwagę outsourcerów, którzy odesłali oferty po terminie. Z rezerwą trzeba też przyglądać się firmom, które w przygotowanych dokumentach nie ustrzegły się błędów ortograficznych czy zwykłej niechlujności. Drobiazgowość jest tu jak najbardziej wskazana, przecież w księgowości czy IT nawet najmniejsze niedopatrzenie może pociągnąć za sobą katastrofalne dla firmy skutki.
— Im większa szczegółowość przedstawionego planu obsługi outsourcingowej, tym lepiej. To jest jeden z wyznaczników, że dany usługodawca zna się na rzeczy — przekonuje przedstawicielka FPA Group.
Kolejnym, szeroko praktykowanym sposobem sprawdzania profesjonalizmu przedsiębiorstw outsourcingowych są referencje. Najmniej wartościowe są te w formie pisemnej. Można więc poprosić outsourcerów o kontakty do przedstawicieli firm, które korzystają z ich usług i są gotowe podzielić się swoimi opiniami.
— Warto zadzwonić, wypytać się o to, jak dany outsourcer radzi sobie z kwestiami, które są dla nas kluczowe. Można także dotrzeć do firm, które zakończyły współpracę z usługodawcą i dowiedzieć się, co o tym zadecydowało — radzi Marta Włodarska.
Do najczęstszych „grzechów” firm outsourcingowych — oprócz tych, które pokazało zeszłoroczne badanie „PB” — należą: ukryte koszty, nieterminowość i brak wyspecjalizowanej kadry.
Obejrzeć kąty
Dobrym pomysłem jest więc odwiedzenie siedziby firmy. Można w ten sposób sprawdzić, czy nie jest to przypadkiem firma krzak, z biurem w prywatnym mieszkaniu.
— Na miejscu wówczas zobaczymy, czy budynek ma ochronę, jak będą zabezpieczone nasze dokumenty, jak są archiwizowane dane. Można też poprosić o przedstawienie osób, które mają obsługiwać naszą firmę. Potem warto zapoznać się z ich CV, aby przekonać się, jakie mają kompetencje — uważa Barbara Kochańska-Mierzejewska.
Po spotkaniach należy poprosić o projekt umowy. Trzeba go dokładnie przeanalizować — sprawdzić, czy zawiera wszystkie punkty przedstawione w ofercie. Warto dokładnie przyjrzeć się zapisom kontraktu, mówiącym o dodatkowych kosztach związanych z realizacją usługi oraz ograniczeniem odpowiedzialności usługodawcy. Warto wynegocjować takie rozwiązania, które maksymalnie rozszerzą zakres usług i, jeśli to możliwe, określą ich wymagany poziom tzw. SLA.
Istnieje także możliwość zawarcia w umowie kar umownych, choćby za niedotrzymywanie terminów, np. w przypadku outsourcingu obsługi IT, gdy czas interwencji informatyka został przekroczony.
— Jeśli potencjalny dostawca nie wyraża zgody na zapisy o karach i niechętnie patrzy na rozszerzenie zakresu usług podstawowych, może to być sygnał, że niekoniecznie jest on wart zaufania — podkreśla przedstawicielka FPA Group.
Wybierając dostawcę, można także spróbować określić, na ile jego pracownicy są zaangażowani w inne projekty. By nie okazało się, że specjalista, który ma z nami współpracować, opiekuje się też samodzielnie inną firmą, liczącą tysiąc pracowników. Nie ma co ukrywać — nie podoła naszym oczekiwaniom.