Maciej Szymczyk: Wprowadzili Państwo zintegrowany system zarządzania uczelnią. Po co ta rewolucja? prof. dr hab. Krzysztof Gołacki, prorektor ds. studenckich i dydaktyki Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie:
Celem jest lepsze zarządzanie uczelnią. Prawo zobowiązuje nas do rzetelnego zarządzania. Teraz mamy do tego narzędzia. Platforma SIMPLE.EDU, na której wdrożenie się zdecydowaliśmyw administracji i w dziekanatach, dostarcza władzom uczelni niezbędne dane. Są to na przykład informacje o liczbie studentów, przebiegu sesji czy o pewnych elementach składających się na koszty kształcenia. Dane te są potrzebne do zarządzania uniwersytetem i podejmowania decyzji, np. o otwieraniu i zamykaniu kierunków studiów i specjalności. Musimy wiedzieć, ile kosztują nasze studia, kto na nich wykłada, jak przebiega realizacja specjalności, fakultetów, godzin nadliczbowych. SIMPLE zapewnia nam pełen pakiet danych o przebiegu procesu kształcenia.
Dotychczas dane były zbierane na papierze?
Tak i zwykle były niedokładne i opóźnione. BAZUS (część platformy SIMPLE.EDU odpowiadająca za zarządzanie dziekanatami) stworzył nam hurtownię danych. To niezwykle efektywne narzędzie w rękach wprawnego menedżera. Można filtrować ogrom informacji dokładnie takich, o jakie nam chodzi. Hurtownia jest obsługiwana przez internet. W wielu przypadkach uzyskaliśmyzupełnie nowe informacje. Dotyczą głównie kosztów realizacji zajęć dydaktycznych.
Czy z BAZUSa skorzystają też studenci?
Tak, student ma mieć łatwiejszy dostęp do informacji. To rola wirtualnego dziekanatu. Student załatwi tam te same sprawy, co przy osobistej wizycie. Logując się, uzyskuje dostęp do kartoteki swoich studiów. Ułatwienie obejmuje również wirtualny indeks. Są w nim wszystkie osiągnięcia studenta. Uczelnia papierowego indeksu już nie potrzebuje. Protokoły wypełniane są przez egzaminatorów i przesyłane przez wirtualny dziekanat. Na razie nie możemy się pozbyć papierowej dokumentacji. To wymóg ministerialny: papierowe protokoły z odręcznym podpisem. To jest dublowanie danych. Jednak i tak zyskujemy. Student załatwi sprawy w wirtualnym dziekanacie. Nie będzie musiał pojawiać się specjalnie na uczelni.
Jakie moduły z platformy SIMPLE.EDU przynoszą nowości w zarządzaniu?
Moduł pensum. Obejmuje rozliczanie godzin dydaktycznychpracowników. Dalej: moduł planowania zajęć – to baza danych o specjalności sal. Na jej podstawie powstaje optymalny plan zajęć. Jest moduł „akademiki” — informacje o wykorzystaniu miejsc w domach studenckich i sprawach finansowych. Z tym modułem powiązany jest moduł obsługi spraw socjalnych. Jednak nie można przez niego przesyłać podań o świadczenia. Dokumenty, takie jak rozliczenia podatkowe, muszą być dostarczone w oryginalnej papierowej formie. Niemniej dane o studentach pobierane są z wirtualnego dziekanatu.
Jak wygląda obieg informacji między modułami?
Z modułu rekrutacji korzystają już kandydaci na studia. Sami wprowadzają swoje dane. Współpracuje on z Krajowym Rejestrem Matur. Później system automatycznie rankinguje kandydatów. Uczelnia przyjmuje osoby, których dane ma już w bazie. Podział studentów na grupy też jest prostszy. Ta sama baza idzie do modułu socjalnego, gdzie są przydzielane stypendia i inne świadczenia. Są to trzy podstawowe moduły, między którymi krążą informacje. Jest jeszcze moduł elektronicznej legitymacji studenckiej. Także czerpie dane ze wspomnianej bazy. Legitymacja pełni różne funkcje, np. biletu komunikacji miejskiej. W przyszłości będzie umożliwiała wstęp do określonych laboratoriów.
Czemu służą kioski — stanowiska komputerowe ustawione na uczelni?
Znowu chodzi o ułatwienie studentowi dostępu do informacji. Zredukowaliśmy pierwotną liczbę kiosków informacyjnych (teraz jest ich 18) na rzecz większej liczby punktów z dostępem do bezprzewodowego internetu (50). Oczywiście, z kiosku student też może dostać się do wirtualnego dziekanatu.
Czy SIMPLE.EDU obejmuje planowanie kariery absolwentów?
Moduł wirtualnego inkubatora przedsiębiorczości to platforma ułatwiająca kontakty między studentami a przedsiębiorcami. Będzie bazą przedsiębiorstw zainteresowanych praktykantami czy wykonaniem pracy dyplomowej na zadany temat. Z kolei biuro karierma za zadanie ankietowanie studentów. Do tego dochodzi dział praktyk studenckich i biuro wymiany zagranicznej. Ogromna liczba danych i formularzy do wypełnienia on- -line wymaga podejścia systemowego. Na integrację tych działań pozwala SIMPLE.EDU.
Jak pracownicy uczelni podchodzili do nowego systemu?
Wdrożenie skończyliśmy w grudniu 2012 r. Dwa lata trwały szkolenia. Projekty informatyczne nie kończą się sukcesem w momencie wdrożenia. Wymagają dalszej pracy. Na najbliższe pięć lat przewidujemy działania rozwojowe. Opór pracowników przed zmianą szybko ustąpił. SIMPLE.EDU będzie podstawowym narzędziem w zarządzaniu uniwersytetem, a nasze wcześniejsze problemy z bazami danych i ich niekompatybilnością zniknęły. SIMPLE ma się stać narzędziem samowystarczalnym. Już pomaga w tworzeniu raportów dla ministerialnego POLON-u. Wiemy że wybraliśmy właściwy system i odpowiedniego partnera biznesowego, jakim jest spółka SIMPLE.