Nasze biura przenoszą się na chmury

opublikowano: 26-03-2014, 00:00

Im wcześniej papierowe dokumenty trafią do obiegu cyfrowego, tym większe korzyści odniesie firma.

Teczki, segregatory i stosy papierów — tak wygląda większość biur na świecie. Ale nawet jeśli firma regularnie archiwizuje faktury, rachunki czy umowy, niekoniecznie można powiedzieć, że prowadzi nowoczesną administrację. Ideałem jest to, by wszelkie dokumenty weszły do elektronicznego obiegu, mogły być szybko znajdowane i obrabiane cyfrowo.

KORZYŚĆ: Dzięki chmurze można mieć dostęp do zeskanowanych danych i integrować dokumentację z cyfrowym przepływem informacji. Jest to ważne np. dla pracowników mobilnych — mówi Klaus Schulz z PFU Imaging Solutions. [FOT. ARC]
KORZYŚĆ: Dzięki chmurze można mieć dostęp do zeskanowanych danych i integrować dokumentację z cyfrowym przepływem informacji. Jest to ważne np. dla pracowników mobilnych — mówi Klaus Schulz z PFU Imaging Solutions. [FOT. ARC]
None
None

W przeciwnym razie próba dotarcia do ważnej informacji może przypominać szukanie igły w stogu siana. A jeśli dostępu do określonych danych będzie potrzebowało w tym samym czasie kilka osób, znajdujących się być może w kilku różnych miejscach, powstanie zator w pracy.

— Coraz więcej firm — poczynając od najmniejszych, na korporacjach kończąc — skanuje na bieżąco całą swoją papierową dokumentację. Dzięki skanerom informacje zyskują postać cyfrową, co zwiększa ich użyteczność. Można je łatwo wyszukiwać, wielokrotnie wykorzystywać, powielać i przetwarzać — wymienia Klaus Schulz, menedżer produktu w spółce PFU Imaging Solutions.

— Digitalizacja pozwala obniżyć koszty i podnosi wydajność pracy osób zajmujących się przetwarzaniem i archiwizowaniem dokumentów — dodajeMichał Kuczyński, dyrektor departamentu podatkowego Infosys BPO Poland.

Skanowanie to początek

Jeśli wierzyć ogłoszonemu pod koniec ubiegłego roku raportowi Ricoh Europe, w digitalizacji dokumentów prym wiedzie sektor finansowy. Niemal połowa należących do niego instytucji (49 proc.) w UE przyznała, że na papierze przechowuje mniej niż 10 proc. najważniejszych danych biznesowych. W branżach edukacyjnej, opieki zdrowotnej i administracji publicznej jest to odpowiednio 37, 39 i 41 proc.

— Nic dziwnego, że zastępowanie papierowych wydruków wersjami elektronicznymi stajesię w standardem właśnie w bankowości, ubezpieczeniach, ale też w telekomunikacji. Chodzi o optymalizację kosztów związanych np. z dystrybucją czy archiwizacją, ale również o wyższy poziom bezpieczeństwa i kontroli — tłumaczy Bohdan Wójcicki, konsultant ds. obsługi procesów biznesowych w Xerox Polska.

Stać cię na więcej
Newsletter autorski Mirosława Konkela
ZAPISZ MNIE
×
Stać cię na więcej
autor: Mirosław Konkel
Wysyłany raz w tygodniu
Mirosław Konkel
Jesteś lepszy, niż ci się wydaje, ale nie tak dobry, jak mógłbyś być. Zapisz się na newsletter - znajdź inspiracje i odpowiedzi na ważne pytania.
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: rodo@bonnier.pl. W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: iod@bonnier.pl. Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.

A jednak przeniesienie papierowych dokumentów do tzw. cyfry wcale nie gwarantuje sukcesu. Sęk w tym, że powszechną praktyką w przedsiębiorstwach jest skanowanie, a później przechowywanie dokumentacji w jednym dziale. Inne działy mają do tak stworzonego archiwum utrudniony dostęp.

— Międzynarodowe badania pokazują, że tylko 16 proc. instytucji włącza zeskanowane wydruki do obiegu cyfrowego, a tym samym — do procesów biznesowych — ubolewa Klaus Schulz.

Rozwiązaniem, które wskazują eksperci PFU, jest scan-to-cloud, czyli skanowanie do chmury. Zjawisko to umożliwia udział różnych oddziałów i filii przedsiębiorstwa w procedurach przeprowadzanych w centrali. A nie używając korporacyjnego żargonu — w tym modelu firma tworzy jedno elektroniczne archiwum, z którego mogą korzystać pracownicy różnych struktur stosownie do ich kompetencji i zakresu obowiązków.

Procedury bezpieczeństwa

Ale tu się pojawia kolejny problem: elektroniczne dokumenty łatwiej wyszukać i dostęp do nich zwykle ma więcej osób. A to, niestety, budzi obawy o bezpieczeństwo tzw. wrażliwych informacji. Jak zapewnić dużą dostępność e-dokumentów, a równocześnie nie dopuścić do tego, by wpadły w niepowołane ręce?

— Dla bezpieczeństwa przedsiębiorstwa ogromne znaczenie ma sumienne przestrzeganie procedur weryfikowania i zabezpieczania dokumentów. Normą powinno być korzystanie z takich rozwiązań technologicznych jak szyfrowanie czy uwierzytelnianie haseł dostępu do danych — wskazuje dyrektor Kuczyński.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane