Nasze biura przenoszą się na chmury

Teczki, segregatory i stosy papierów — tak wygląda większość biur na świecie. Ale nawet jeśli firma regularnie archiwizuje faktury, rachunki czy umowy, niekoniecznie można powiedzieć, że prowadzi nowoczesną administrację. Ideałem jest to, by wszelkie dokumenty weszły do elektronicznego obiegu, mogły być szybko znajdowane i obrabiane cyfrowo.

W przeciwnym razie próba dotarcia do ważnej informacji może przypominać szukanie igły w stogu siana. A jeśli dostępu do określonych danych będzie potrzebowało w tym samym czasie kilka osób, znajdujących się być może w kilku różnych miejscach, powstanie zator w pracy.

— Coraz więcej firm — poczynając od najmniejszych, na korporacjach kończąc — skanuje na bieżąco całą swoją papierową dokumentację. Dzięki skanerom informacje zyskują postać cyfrową, co zwiększa ich użyteczność. Można je łatwo wyszukiwać, wielokrotnie wykorzystywać, powielać i przetwarzać — wymienia Klaus Schulz, menedżer produktu w spółce PFU Imaging Solutions.

— Digitalizacja pozwala obniżyć koszty i podnosi wydajność pracy osób zajmujących się przetwarzaniem i archiwizowaniem dokumentów — dodajeMichał Kuczyński, dyrektor departamentu podatkowego Infosys BPO Poland.

Skanowanie to początek

Jeśli wierzyć ogłoszonemu pod koniec ubiegłego roku raportowi Ricoh Europe, w digitalizacji dokumentów prym wiedzie sektor finansowy. Niemal połowa należących do niego instytucji (49 proc.) w UE przyznała, że na papierze przechowuje mniej niż 10 proc. najważniejszych danych biznesowych. W branżach edukacyjnej, opieki zdrowotnej i administracji publicznej jest to odpowiednio 37, 39 i 41 proc.

— Nic dziwnego, że zastępowanie papierowych wydruków wersjami elektronicznymi stajesię w standardem właśnie w bankowości, ubezpieczeniach, ale też w telekomunikacji. Chodzi o optymalizację kosztów związanych np. z dystrybucją czy archiwizacją, ale również o wyższy poziom bezpieczeństwa i kontroli — tłumaczy Bohdan Wójcicki, konsultant ds. obsługi procesów biznesowych w Xerox Polska.

A jednak przeniesienie papierowych dokumentów do tzw. cyfry wcale nie gwarantuje sukcesu. Sęk w tym, że powszechną praktyką w przedsiębiorstwach jest skanowanie, a później przechowywanie dokumentacji w jednym dziale. Inne działy mają do tak stworzonego archiwum utrudniony dostęp.

— Międzynarodowe badania pokazują, że tylko 16 proc. instytucji włącza zeskanowane wydruki do obiegu cyfrowego, a tym samym — do procesów biznesowych — ubolewa Klaus Schulz.

Rozwiązaniem, które wskazują eksperci PFU, jest scan-to-cloud, czyli skanowanie do chmury. Zjawisko to umożliwia udział różnych oddziałów i filii przedsiębiorstwa w procedurach przeprowadzanych w centrali. A nie używając korporacyjnego żargonu — w tym modelu firma tworzy jedno elektroniczne archiwum, z którego mogą korzystać pracownicy różnych struktur stosownie do ich kompetencji i zakresu obowiązków.

Procedury bezpieczeństwa

Ale tu się pojawia kolejny problem: elektroniczne dokumenty łatwiej wyszukać i dostęp do nich zwykle ma więcej osób. A to, niestety, budzi obawy o bezpieczeństwo tzw. wrażliwych informacji. Jak zapewnić dużą dostępność e-dokumentów, a równocześnie nie dopuścić do tego, by wpadły w niepowołane ręce?

— Dla bezpieczeństwa przedsiębiorstwa ogromne znaczenie ma sumienne przestrzeganie procedur weryfikowania i zabezpieczania dokumentów. Normą powinno być korzystanie z takich rozwiązań technologicznych jak szyfrowanie czy uwierzytelnianie haseł dostępu do danych — wskazuje dyrektor Kuczyński.