Naucz się zarządzać należnościami

Zarządzanie należnościami pozwalające maksymalnie zminimalizować straty w związku z nierzetelnymi kontrahentami to nic trudnego dla Pawła Aninowskiego, prowadzącego dwie firmy, które robią interesy z branżą budowlaną. Trzeba tylko mieć twardą rękę. I doświadczenie z ubezpieczeniem.

Polisa to poważny koszt

Jedną z firm prowadzonych przez Pawła Aninowskiego jest Nova technologie obiektowe, oferująca materiały podłogowe, a drugą Verdoor, zajmująca się produkcją bram garażowych. Pierwsza jest ubezpieczona, a druga, korzystając z doświadczeń z ubezpieczycielem, wprowadziła u siebie rozwiązania kontroli należności na wzór takiej polisy.

— Ubezpieczenie kredytu kupieckiego uczy zarządzania należnościami i każda firma od niego powinna zacząć swoją przygodę z zabezpieczeniem należności — twierdzi Paweł Aninowski. Tłumaczy, że w przypadku Novej ubezpieczenie wymusiło stosowanie w firmie procedur związanych z określoną dokumentacją, monitorowaniem kontrahentów, wysokością limitów kredytowych i blokowaniem wydawania produktów powyżej nich. Przy tym przestrzeganie ustalonych reguł musi być konsekwentne i rzetelne, w przeciwnym razie nie będzie odszkodowania.

— A nie ma nic bardziej bolesnego niż płacenie składki i potem brak wypłaty odszkodowania w przypadku problemów. Zdarzyło mi się kilkakrotnie, że z powodu drobnych błędów formalnych czy organizacyjnych odszkodowania nie dostaliśmy — mówi Paweł Aninowski. Dlatego też bardzo ważne jest uświadomienie każdego pracownika, jak należy działać, żeby spełnić warunki określone przez ubezpieczyciela — i ciągły nadzór nad ich realizacją. Dzięki temu nie ma miejsca na pomyłki. Ponadto ubezpieczenie to doskonały pretekst w przypadku jakichkolwiek pretensji ze strony klientów.

— Na przykład przy blokadzie wydawania towaru nasze działy księgowe czy finansowe mogą się wytłumaczyć wymogiem ubezpieczyciela — mówi Paweł Aninowski. Jedyna wada polisy to jej koszt, który w ostatnim czasie jest bardzo wysoki, szczególnie w przypadku branży budowlanej.Nova Technologie obiektowe jakiś czas temu musiała się pogodzić z podwyżką rzędu 40 proc. Teraz koszt ubezpieczenia to bardzo poważna pozycja w portfelu firmy, chociaż nie obejmuje nawet całości obrotu. — W dodatku cena po każdej szkodzie może wzrosnąć — mówi Paweł Aninowski.

Nie sprzedawać kredytu

Doświadczenie z ubezpieczeniem przydało się jednak także Pawłowi Aninowskiemu w prowadzeniu firmy Verdoor, która dobrze sobie radzi bez polisy. — Postępujemy tutaj analogicznie jak w przypadku ubezpieczenia — określamy linię kredytową na każdego odbiorcę, monitorujemy spływ należności i w razie braku płatności natychmiast blokujemy wydawanie towaru, do czasu uregulowania należności — mówi Paweł Aninowski. Jego zdaniem, przy nowych klientach, w stosunku do których trudno określić linię kredytową, też stosowany jest chwyt podpatrzony u ubezpieczycieli.

— Pierwsze 3-4 transakcje realizujemy na podstawie przedpłaty, która przechodzi przez konto bankowe, dzięki czemu mamy pewność, że nie zostało zajęte przez komornika. Przyznajemy też minimalną linię kredytową. Jeżeli klient taką weryfikację przejdzie pozytywnie, to potem rzadko zdarzają się jakiekolwiek problemy. Jeżeli jednak problemy się zdarzają, to stosujemy tę samą procedurę od nowa — tłumaczy Paweł Aninowski.

Szef Verdoor przyznaje, że zdarzają się pretensje ze strony klientów, którzy nie rozumieją tak rygorystycznego podejścia do płatności.

— Wtedy wysyłam pismo z wyjaśnieniem, że to sposób zabezpieczenia, a nie żadne szykany. Jeżeli reguły dla obu stron są jasne, najczęściej nasze działanie spotyka się ze zrozumieniem. Co więcej, często mamy sygnały od klientów, którzy przyznają, że nasz rygorystyczny sposób zarządzania należnościami wymógł przełożenie go również na kontakty z ich odbiorcami, w rezultacie pozytywnie wpływając na spływ należności — mówi Paweł Aninowski. Jego zdaniem, jeśli dla klienta najważniejszy jest kredyt kupiecki, to z dużym prawdopodobieństwem kupuje kredyt, a nie produkt czy usługę.

— A po finansowanie trzeba iść do banku, nie do nas. My produkujemy bramy — mówi Paweł Aninowski. Dodaje, że zdarza mu się selekcjonować potencjalnie problematycznych klientów prostym trikiem. — Jeżeli w negocjacjach wspominamy o możliwości uzyskania upustu za skrócenie terminu zapłaty albo sprzedaż bez terminu zapłaty, a klient nie jest gotowy skierować swojej uwagi na niższą cenę, to pierwszy sygnał, że chce kupić u nas kredyt, a nie cenowo konkurencyjny produkt czy usługę — twierdzi szef Verdoor.

Najważniejsza konsekwencja

Zarządzanie należnościami dzięki dobrze wyznaczonej, zorganizowanej i nadzorowanej linii kredytowej, najlepiej za pośrednictwem ubezpieczyciela, to prosty i dobrze znany sposób zabezpieczenia się na wypadek braku zapłaty. Zdaniem Pawła Aninowskiego, jest też najbardziej skuteczny i w zarządzanych przez niego firmach pozwala ograniczyć straty na nierzetelnych kontrahentach do minimum. Jednak nie wszyscy potrafią z niego korzystać.

— Wydaje mi się, że wiele firm popełnia podstawowe błędy przy próbach stworzenia dobrego systemu zarządzania należnościami — brak jasnych reguł i brak konsekwencji ich stosowania. Jeżeli te dwie zasady są realizowane, nie powinno być większych problemów. Natomiast brak konsekwencji w zarządzaniu należnościami przyciąga trudnych klientów — twierdzi Paweł Aninowski. Jego zdaniem, trzeba też umieć oddzielić dobre relacje handlowe i przyjacielskie od spraw rozliczeń finansowych.

— Niektórzy nie potrafią i mają na przykład kłopot z wysłaniem wezwania do zapłaty miłemu klientowi. To jest dla mnie niezrozumiałe — mówi Paweł Aninowski.

Co z tymi stawkami?

W czasie kryzysu ubezpieczenia należności przeżywały dość poważny kryzys ceny. Szczególnie dotyczyło to branży budowlanej, na której ubezpieczyciele ponieśli duże straty. Jak jest teraz?

— W ubiegłym roku ceny polis ubezpieczenia należności oferowanych przez polskich ubezpieczycieli rosły ze względu na wzrost ryzyka handlowego i rosnącą liczbę upadłości w Polsce. W tej chwili sytuacja dotycząca cen ubezpieczenia nieco się ustabilizowała, a koszt polisy uzależniony jest głównie od branży i od ryzyka w danym kraju w przypadku należności eksportowych — tłumaczy Jacek Krzemień, dyrektor działu umów ubezpieczeniowych w Coface.

Jego zdaniem, w tym roku ryzyko upadłości ciągle jest duże, ale zaczyna maleć. W tym roku zatem problemem dla sektora finansowego, w tym ubezpieczycieli należności, będzie prawidłowa ocena sytuacji finansowej firm, które za rok 2013 jeszcze wykażą złe wyniki, a ich rzeczywista kondycja będzie już znacznie lepsza.

Obserwowany pozytywny trend gospodarczy każe ubezpieczycielom bardziej wnikliwie analizować sytuację odbiorców swoich klientów w I i II kwartale tego roku, badając ich wyniki kwartalne, a nawet miesięczne. — 2014 r. będzie więc przełomowy w ocenie ryzyka, ponieważ ubezpieczyciele będą musieli wychwycić te branże i te firmy, które już zaczęły notować rzeczywistą poprawę — mówi Jacek Krzemień. Bogdan Wiesiołek, członek zarządu Euler Hermes, podkreśla, że koszt ubezpieczenia należności to ułamek procentu zabezpieczanego obrotu.

— Zabezpieczenie w ten sposób kapitału własnego jest więc dużo tańsze niż koszt finansowania zewnętrznego. W warunkach sektora MSP, który najbardziej jest narażony na skutki braku zapłaty nawet pojedynczych faktur, koszt ten zaczyna się od kilkuset złotych w skali miesiąca — jest wiec porównywalny np. z kosztem wywozu odpadów czy energii elektrycznej, a zabezpiecza przecież płynność finansową firmy, jej perspektywy — tłumaczy Bogdan Wiesiołek. Jego zdaniem, generalnie ceny ubezpieczeń w Polsce pozostają na poziomie atrakcyjnym na tle Europy, takim, który jest akceptowalny przez wrażliwy na cenę sektor MSP.