Nie ma sensu zwlekać. Bierz się do pracy. Od razu

Dorota Czerwińska
opublikowano: 25-01-2008, 00:00

Warto realizować zadanie wtedy, gdy jest jeszcze małe i nie urasta do rangi problemu.

Warto realizować zadanie wtedy, gdy jest jeszcze małe i nie urasta do rangi problemu.

„Puls Biznesu”: Co to znaczy zarządzać czasem?

Beata Uytenbogaardt, country manager i dyrektor zarządzający Instytutu Technologii Biznesu: Czas płynie obiektywnie i tak naprawdę nie można nim zarządzać. Ale jest to powszechnie używane sformułowanie, które oznacza organizowanie się w czasie. Nie wszystkie sprawy pilne są równie ważne i nie wszystko, co w życiu ważne, jest także pilne. Pilność i ważność to dwa różne wymiary, uświadomienie sobie tego jest pierwszym krokiem do zmian i do zarządzania swoim czasem.

Po czym poznać, że ktoś jest dobrze zorganizowany?

Po rezultatach. Sukces osiągają ci, którzy mają cel i robią tylko to, co prowadzi do jego realizacji. Rozmowa dla takiej osoby będzie trwała dokładnie tyle, ile czasu potrzebuje na osiągnięcie celu. Wie, gdzie, co ma. Wie, bo ma wszystko logicznie zarchiwizowane. Organizacja czasu wiąże się z ustaleniem celów, planowaniem, jak je zrealizować i z dyscypliną w ich osiąganiu. Tego wszystkiego można się nauczyć, pod warunkiem że widzi się w tym wymierne korzyści. To musi być świadoma decyzja.

Na co menedżerowie tracą najwięcej czasu?

Największymi pożeraczami czasu są nieefektywne, przedłużające się zebrania i rozmowy telefoniczne, wykonywanie pewnych zadań za innych. Wszystkim nam sprawia trudność określenie długości trwania poszczególnych czynności. Na przykład zupełnie nie kontrolujemy czasu, jaki poświęcamy na czytanie e-maili. Z naszych badań wynika, że jest to od 6 do 7 godzin tygodniowo. Nie mówiąc już o odrywaniu się ciągle od zajęć, żeby sprawdzić pocztę, co rozprasza naszą koncentrację. Powinniśmy planować czytanie e-maili w blokach czasowych.

Instytut prowadzi program osobistej efektywności. Na czym on polega?

Szkolenia prowadzimy przez 3--4 miesiące metodą coachingu, przy stanowisku pracy danej osoby, na bazie jej własnej pracy. Dzięki temu zmiany wprowadzamy od razu w życie. Naszą podstawową zasadą jest „Zrób to od razu”, bo kiedy decydujemy się na wykonanie danego zadania, od razu stajemy się bardziej wydajni. Chodzi o kształtowanie dobrych nawyków pracy przez zmianę organizacji miejsca pracy, właściwe zarządzanie informacją, sprawdzony system archiwizacji dokumentów papierowych i elektronicznych oraz praktyczne planowanie zadań. Podajemy pewne gotowe rozwiązania, jednak część z nich wypływa od uczestników szkolenia, kiedy analizując swoje dotychczasowe doświadczenia, dochodzą do pewnych wniosków.

Menedżerowie mają własne, wypracowane przez siebie pomysły na zarządzanie czasem?

O, tak. Nasz program czerpie pomysły właśnie z ich doświadczeń. Ostatnio jeden z uczestników naszych szkoleń pokazał nam swój sposób na ciągłe telefony swoich pracowników. Otóż pracownicy mogą do niego dzwonić tylko w bardzo ważnych i pilnych sprawach. W razie innych problemów, z którymi sobie nie radzą lub pytań, przesyłają mu SMS-y, a on oddzwania do nich między 16.00 a 17.00. Zbierając w ten sposób sprawy, zyskuje czas, a pracownicy uczą się większej samodzielności. Każdy z nas potrafi wymyślić ciekawe rozwiązanie na organizowanie swojego czasu.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Dorota Czerwińska

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu