Odpowiedź na pytanie, co jest dla firmy bardziej opłacalne: posiadanie floty samochodowej czy wynajmowanie jej i powierzenie zarządzania autami w ramach tzw. car fleet management (CMF), nie jest wcale prosta. Zdaniem zarządzających firmami oferującymi ten rodzaj usług, mogą one przynieść ograniczenie kosztów sięgające nawet 30 proc. i zdecydowanie opłacają się przy dużych flotach — powyżej 300 pojazdów.
Większość firm, które w swojej działalności wykorzystują dużą liczbę samochodów, nie korzysta z usług CFM. Dlaczego? Bo to kwestia skali.
— Życie samochodu w firmie składa się z wielu zdarzeń: zakupu paliw, serwisu mechanicznego, działania assistance. Kiedy liczba samochodów jest większa, średnie koszty ich obsługi są niższe, bo np. ryzyko ubezpieczyciela rozkłada się na więcej przypadków. Kompletując flotę dla firmy nie trzeba myśleć o zewnętrznym zarządzaniu, robi się to we własnym zakresie — wyjaśnia Michał Soćko, kierownik ds. floty samochodowej w Netia Telekom.
Zwraca uwagę, że firma zarządzająca autami też musi zatrudniać osoby, które zajmują się klientami, posiadającymi po kilkaset samochodów. To generuje podobne koszty, jak w przypadku firm, które samodzielnie obsługują swoje floty. Komórki organizacyjne takich przedsiębiorstw mogą funkcjonować na identycznych zasadach jak firmy sektora CFM.
Komu więc może opłacać się outsourcing? Firma, która potrzebuje niewielu samochodów, ma ograniczone możliwości oddziaływania na dostawców — uzyskiwania zniżek i innych bonusów przy zakupie aut. Dlatego powinna się zastanowić nad wynajęciem floty na zewnątrz.
— Duży organizm, jakim jest firma proponująca wynajem samochodów, ma możliwości wynegocjowania zniżek u dostawców aut, a wykroiwszy coś dla siebie, może podzielić się upustem z ostatecznym użytkownikiem pojazdów — twierdzi Michał Soćko.
— Wynajem długoterminowy adresowany jest głównie do firm posiadających więcej niż 20 pojazdów we flocie. Małe firmy są w stanie samodzielnie poradzić sobie z administracyjną i logistyczną obsługą swojej floty. W ich przypadku efekt skali jest niewykorzystany. Z drugiej jednak strony, firma dysponująca tak małą flotą jest w gorszym położeniu podczas negocjowania cen z producentami samochodów lub koncernami paliwowymi. Wynajęcie auta od firmy zewnętrznej pozwala klientowi korzystać z wiedzy jej specjalistów z dziedziny prawa, finansów, podatków i motoryzacji — tłumaczy Roma Zgłobik, menedżer ds. marketingu Arval Polska.
Firmy wyspecjalizowane w usługach CFM, jak np. Arval czy Prime Car Management, dzięki skali zakupów nawet nabywając dwa auta są w stanie uzyskać zniżkę, jak przy zakupie hurtowym. Więc na starcie już jest zniżka, którą obie firmy mogą się podzielić. Podobnie jest w przypadku serwisu. Włączając dwa czy cztery auta do ogólnopolskiej sieci serwisów nie sposób liczyć na upusty. Jednak jeśli są to samochody dużego klienta hurtowego, można liczyć na nieosiągalną dla klientów indywidualnych 10-15-proc. redukcję kosztów. To też suma do podziału między firmę outsourcingową a jej klienta. Tak samo w przypadku serwisu opon firmy z segmentu CFM uzyskują spore oszczędności.
Podobną skalę upustów są w stanie uzyskać duże floty firmowe, dlatego w ich przypadku korzystanie z usług outsourcingu nie zawsze jest uzasadnione.
Przykładem własnego zarządzania parkiem samochodowym może być Netia. W barwach tej firmy jeździ 400 aut. Zarządzaniem flotą zajmują się trzy osoby. Z ich doświadczeń wynika, że na 100 proc. kosztów użytkowania samochodu 50-55 to paliwo, 30 — serwis i parkingi, a 15 — koszty ubezpieczenia.
— Firmy, które oferują nam zarządzanie, zwykle proponują cenę nieco wyższą. Biorą więcej, bo uznają, że w tych 100 proc. mogą się nie zmieścić po doliczeniu kosztów własnych — mówi Michał Soćko.
— Wynajem długoterminowy pozwala przedsiębiorstwu na dokładne poznanie kosztów związanych z jego parkiem pojazdów. Analizy porównujące wynajem długoterminowy z innymi formami nabycia parku pojazdów pokazują, że oferuje on wyraźne korzyści finansowe. Oszczędności mieszczą się w granicach 8-12 proc. całkowitego kosztu floty — ripostuje Roma Zgłobik.
Dlaczego firmy proponujące zarządzanie flotą znajdują klientów? Ich usługi są wygodne. Czynności związane z obsługą samochodu sprowadzają się do faktury. W przypadku firm korzystających z niewielkiej liczby aut, korzyści z tej usługi przeważają nad dodatkowymi kosztami. Kiedy flota jest duża, to jej właściciele mogą korzystać z takich upustów od dostawców samochodów i usług, że nie muszą korzystać z usług CFM.
Można się jednak spodziewać, że konkurencja wymusi wzrost poziomu usług i spadek cen. Wtedy może zwiększy się grupa firm, którym będzie się opłacało korzystanie z outsourcingowej obsługi dużych flot.