Bez systemu informatycznego nie może działać nawet mała firma. Warto jednak wybierać go w taki sposób, aby na zakupie skorzystać jak najwięcej.
Na krajowym rynku systemów wspomagających zarządzanie obok polskich producentów obecni są już niemal wszyscy światowi dostawcy. Oferta jest więc bogata.
Firma wybierająca po raz pierwszy system wspomagający zarządzanie (ERP) oraz jego dostawcę powinna liczyć się z czasochłonnością całego procesu. Wyodrębnienie grupy kilku systemów, ich wstępna weryfikacja poprzez prezentacje, a następnie konkretne rozmowy z wybranymi dostawcami o sposobie wdrożenia mogą trwać nawet kilka miesięcy. Ustalenie na samym początku kilku najważniejszych kryteriów wyboru może jednak skrócić cały ten proces, a na pewno go usprawnić.
Na polskim rynku systemów ERP dla małych i średnich firm można wyróżnić dwie odrębne grupy produktów: systemy „pudełkowe” oraz te określane często mianem systemów klasycznych. Firma, wybierając rozwiązanie dla siebie, powinna określić, która z tych grup ją interesuje.
Z pudełka...
Małe firmy, szukające tanich, szybkich i łatwych we wdrożeniu systemów, powinny skoncentrować się na tzw. systemach pudełkowych. Są to nieskomplikowane, produkowane seryjnie i sprzedawane w seryjnych opakowaniach (stąd wzięła się ich nazwa) systemy, obsługujące podstawowe obszary działania firmy: finanse i księgowość, kadry, sprzedaż i gospodarkę magazynową. Oprócz nich dostępne są także gotowe rozwiązania branżowe. Cena takich systemów waha się od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Ich wspólna cecha to łatwość wdrożenia. Instalacja jest bardzo prosta, a co za tym idzie — tania. Producenci systemów z pudełka dbają o zgodność modułów z aktualnie obowiązującym prawem. Przykładają także należytą wagę do opieki serwisowej klientów. Aplikacje są przejrzyste i proste w obsłudze.
— Z reguły, w trakcie uruchamiania systemu, partner wdrożeniowy zapoznaje przyszłych użytkowników z jego działaniem. Jeżeli okaże się to niewystarczające, klient może wykupić dodatkowe szkolenia — wyjaśnia Kinga Szewczyk, menedżer produktu w firmie Comarch.
...i na miarę
Inaczej wygląda sytuacja z systemami z wyższej półki. Chociaż dostawcy tego typu rozwiązań — w zdecydowanej większości zagraniczne firmy — coraz większą wagę przywiązują do zdobywania mniejszych klientów, cena samych systemów oraz koszty wdrożenia powodują, że są one w polskiej rzeczywistości dedykowane raczej średnim podmiotom gospodarczym. Systemy ERP tego typu obsługują niemal wszystkie obszary działalności firmy, a ich funkcjonalności mogą być dopasowywane do indywidualnych potrzeb klienta. W przypadku systemów z wyższej półki do ceny samych licencji należy również wliczyć poważne wydatki na jego wdrożenie, które mogą przekroczyć 50 proc. kosztów całej inwestycji. Sama implementacja jest operacją pracochłonną i długą — w niektórych przypadkach może trwać nawet kilka miesięcy. Wymaga zaangażowania wielu pracowników firmy oraz bardzo często pomocy konsultantów zewnętrznych. Dlatego zalecane jest rozłożenie całego procesu w czasie i wdrażanie moduł po module, zaczynając od obszarów najważniejszych dla działania danej firmy.
Dostawca i produkt
Jak wybrać odpowiedni dla potrzeb firmy system wspomagający zarządzanie? Przede wszystkim należy dokładnie zdefiniować, jakie potrzeby firmy ma on zaspokoić oraz określić, kto ma być odbiorcą rozwiązania. Brak rzetelnej analizy potrzeb może przesądzić o fiasku całej inwestycji. Po wdrożeniu okazuje się bowiem, że architektura systemu nie jest powiązana z architekturą biznesową firmy.
Po podjęciu decyzji, jakie cele ma spełniać system, należy uważniej przyjrzeć się samym dostawcom.
— Wybierając firmę, która dostarczy system, należy zwrócić uwagę na jej stabilność: przyjrzeć się wynikom finansowym, bazie klientów i listom referencyjnym — wyjaśnia Kinga Szewczyk.
Polski rynek dostawców ERP przechodzi obecnie fazę konsolidacji. W rezultacie niektóre aktualnie oferowane systemy mogą zostać w przyszłości wycofane ze sprzedaży. Klient straci wtedy wsparcie wraz z możliwością uaktualnienia oprogramowania.
— Wybierając dostawcę, warto spytać go o strategię rozwoju produktu, szczególnie jeśli firma łączyła się z innym producentem. Koszty wspierania i rozwoju kilku różnych produktów są wysokie. Dlatego pomimo zapewnień dostawcy zawsze istnieje ryzyko, że produkt przestanie być oferowany, a firma stanie przed koniecznością nowego wdrożenia — uważa Marcin Sokołowski, dyrektor ds. marketingu w Epicor Software Poland.
Wybierając system, należy zwrócić uwagę na jego zgodność z obowiązującymi przepisami oraz na technologię, w której został napisany. W ofercie niektórych producentów wciąż znajdują się systemy oparte na rozwiązaniach, które wyszły już z użycia. Warto także przyjrzeć się wsparciu, jakie oferuje dostawca — kwestii dostępności do nowych wersji oprogramowania, opieki serwisowej i obsługi powdrożeniowej.
— Moim zdaniem, jedną z najważniejszych cech, którą powinien wyróżniać się system ERP, jest możliwość łatwej integracji z rozwiązaniami innych dostawców — uważa Marcin Sokołowski.
