Kto poniesie odpowiedzialność za fakturę elektroniczną, której treść u odbiorcy będzie inna niż u wystawcy — pytają członkowie zarządu spółki Sage, producenta oprogramowania stosowanego do ewidencji finansowo-podatkowej prowadzonej m.in. przez firmy z sektora MSP. Ta wątpliwość to jeden z powodów, dla których zgłosiła ona zainteresowanie pracami nad projektem nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), która ma wejść w życie 1 stycznia 2013 r. Zaproponowane w niej zmiany liberalizują obecne wymagania co do e-faktur.
Brak zgody na piśmie
Liberalizacja ma polegać przede wszystkim na rezygnacji z obowiązku wyrażania formalnej zgody na przesyłanie faktur VAT w formie elektronicznej. Obecnie ich przesyłanie jest możliwe pod warunkiem uzyskania od odbiorcy uprzedniej akceptacji na ten sposób wystawiania tych dokumentów. Taki wymóg stawia rozporządzenie ministra finansów, dotyczące także ich przechowywania i udostępniania organom podatkowym. Projektowane zmiany zapowiadają, że warunki określone dla e-faktur będą zapisane w ustawie, przy czym część z obecnych zostanie zniesiona.
Odnosi się to nie tylko do rezygnacji z wyrażania zgody przez odbiorcę faktury na jej formę elektroniczną, ale także skutków cofnięcia akceptacji. Obecnie w takim przypadku nie można jej wystawiać już od dnia następnego po otrzymaniu powiadomienia w tej sprawie. Strony mogą same uzgodnić termin, ale nie może być dłuższy niż 30 dni.
Na ten temat w projektowanej noweli nie ma ani słowa. Z uzasadnienia Ministerstwa Finansów (MF) wynika, że te kwestie pozostaną całkowicie w gestii umownej stron, a do elektronicznego przesyłu wystarczy tylko akceptacja odbiorcy. Jak MF wyjaśnia, za taką aprobatę będzie można uznać tzw. akceptację dorozumianą, czyli np. gdy konsument po otrzymaniu faktury elektronicznej ureguluje płatności z niej wynikające.
Papierowa, czyli elektroniczna
— Obecnie akceptacja nie może być domniemana. Poza tym z uzasadnienia do projektu wynika, że również faktura wysłana faksem otrzymywanym w formacie elektronicznym jest fakturą elektroniczną. Nasze wątpliwości budzą konsekwencje takiego stanu prawnego — podkreślają członkowie zarządu Sage, podpisani pod zgłoszeniem włączenia ich do dalszych prac nad nowelą: Marek Rudziński i Mirosław Jędrych
W ich ocenie, skoro wystawca nie zostanie zobowiązany do uzyskania zgody na przesyłanie dokumentu drogą elektroniczną przed jego wystawieniem, to nie musi on także uzgadniać z nabywcą jej formy. Jeśli przekazany faksem może być uznany za elektroniczny w zależności od tego, jak faks jest odbierany, to możliwa jest sytuacja, że wystawca faktury zakwalifikuje ją jako papierową, a odbiorca jako elektroniczną.
— Czy taka sytuacja będzie poprawna? Czy oba dokumenty będą prawidłowe? — pytają przedstawiciele Sage.
Zwracają też uwagę na inne niebezpieczeństwo. Uważają, że na skutek zapowiadanych zmian możliwe jest wystawienie faktury w formacie tekstowym, łatwym do zmiany jego treści. Co prawda, obecne i przyszłe przepisy stawiają warunek zachowania integralności treści faktury (czyli że nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać), ale w ich ocenie to za mało, aby zabezpieczyć się przed ingerencją w treść dokumentu. Proponują dodanie przepisów, które jednoznacznie wskażą odpowiedzialność wystawcy i odbiorcy za spełnienie wymagań prawa.
Poza tym, ich zdaniem, wystawcy faktur powinni otrzymać akceptację na jej formę elektroniczną, zanim zaczną ją stosować, jeśli nabywcą e-faktury jest inny podmiot gospodarczy. Według Sage, wystawcy e-faktur powinni też przed rozpoczęciem ich wysyłania przyjąć zasady zapewnienia o ich autentyczności i integralności. Nikt inny, tylko podatnik ma to określać. Ustawa wskaże jedynie możliwe sposoby. Jeden z nich to kontrole biznesowe, ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Projektowana nowela nie wyjaśnia, na czym te kontrole mają polegać. Również dyrektywa unijna, z której implementowano ten przepis, nie zawiera szczegółów tego rozwiązania, w różnych krajachmożna go stosować odmiennie. W ocenie Krajowej Rady Doradców Podatkowych (KRDP), może on być niezrozumiały dla podatników.
Co to za kontrole
Mówiąc w uproszczeniu, chodzi o to, aby przyjęte w firmie wewnętrzne systemy ewidencji transakcji, dokumentowania sprzedaży, wystawiania faktur, ich opłacania i rejestrowania płatności potwierdzały rzeczywisty obrót.
Jak wyjaśnia Tomasz Michalik, przewodniczący KRDP, faktury muszą być w jakiś sposób powiązane z rzeczywistymi transakcjami, a w trakcie kontroli organ podatkowy powinien uzyskać pewność, że dokumenty te potwierdzają realny obrót. Rada obawia się jednak, że po wprowadzeniu nowego przepisu wielu podatników będzie występowało o interpretację indywidualną co do planowanych przez nich metod. Dlatego proponuje określenie przez ustawodawcę przykładowego otwartego katalogu wspomnianych wewnętrznych kontroli biznesowych.
— Nie musi on znaleźć się w ustawie — mówi Tomasz Michalik. Ważne, aby np. resort finansów dał przykładowe wskazówki, co pozwoli uniknąć sporów. Będą też ułatwieniem dla organów podatkowych.
Wymagania wobec e-faktur obecnie i po zmianach
Tak jest
- Wymóg uzyskania zgody na wystawianie e-faktur przed ich wysyłaniem
- Cofnięcie zgody na e-faktury — na piśmie
- Wysyłanie e-faktur musi zapewniać autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury — rozporządzenie mówi o wykorzystaniu do tego bezpiecznego podpisu, elektronicznej wymiany danych (EDI)
Tak ma być
- Brak wymogu uprzedniej zgody, wystarczy akceptacja dorozumiana
- Brak ustawowych wymagań co do rezygnacji z e-faktur
- Bezpieczny podpis czy EDI nadal ma oznaczać zapewnienie spełnienia wymogu autentyczności i integralności faktury, ale to podatnik określi sposób ich zapewnienia; ponadto dopuszcza się stosowanie dowolnych kontroli biznesowych,które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług
Wiarygodność e-faktury
Faktura elektroniczna może być przesłana, pod warunkiem że zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.
Autentyczność pochodzenia — pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Integralność treści — w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.