Firmom przybędzie kolejny obowiązek. Według najnowszych przepisów wszyscy przedsiębiorcy powinni posiadać aktywny profil na Platformie Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (PUE ZUS). Umożliwi ona korespondencję z firmą. Profil będzie obowiązkowy od początku przyszłego roku. Na jego założenie płatnicy mają czas tylko do 30 grudnia.
Co ważne, nie ma znaczenia, czy przedsiębiorca będzie zatrudniać pracowników. Jest to duża zmiana, ponieważ dotychczas obowiązek posiadania profilu w systemie teleinformatycznym PUE ZUS mieli wyłącznie pracodawcy rozliczający składki za więcej niż pięć osób (wynika on z obowiązku przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych drogą elektroniczną w sytuacji, kiedy zatrudnia on taką liczbę osób).
– To właśnie na profil PUE ZUS będzie przychodziła korespondencja z zakładu, dlatego ważne jest, aby pozostawał on aktywny, by nie przeoczyć ważnych dla płatnika treści z ZUS-u – informuje Beata Kopczyńska, regionalny rzecznik prasowy ZUS w województwie śląskim.
Nie przegap terminu
Jeżeli przedsiębiorca nie dopełni ciążącego na nim obowiązku, Zakład Ubezpieczeń Społecznych założy profil za niego. Będzie mógł to zrobić do 31 stycznia 2023 r. Właściciele firm nie powinni zwlekać i czekać z wypełnieniem nowego obowiązku do ostatniej chwili – im wcześniej założą PUE ZUS, tym więcej będą mieli czasu na zapoznanie się z funkcjonalnością serwisu. Dzięki dostępowi do systemu teleinformatycznego ZUS przedsiębiorcy będą mogli wysyłać do zakładu dokumenty elektroniczne oraz odbierać urzędową korespondencję. Profil umożliwia również uzyskanie natychmiastowego dostępu do informacji na temat L4 zatrudnionych w firmie pracowników. Co ważne, chory pracownik nie będzie musiał dostarczać do pracodawcy e-ZLA (elektroniczne zwolnienie lekarskie) w formie papierowej. Informacje o tym również znajdą się w profilu.
– To tam ZUS będzie kierował korespondencję do płatnika. Warto wiedzieć, gdzie jej szukać, jak odpowiadać czy wysyłać wnioski do ZUS. Jeśli ktoś chciałby wyjaśnień, wsparcia, to nasi pracownicy chętnie w tym pomogą. Pomoc można uzyskać korzystając z e-wizyty w ZUS, czyli wideorozmowy z naszym ekspertem, lub osobiście w każdej placówce. Na miejscu pracownicy zakładu pokażą też funkcjonalność PUE ZUS i możliwości, jakie stwarza – wyjaśnia Beata Kopczyńska.
Zmiany w przepisach obejmą również dopuszczalne sposoby podpisywania dokumentów elektronicznych do ZUS. Zgodnie z nowymi regulacjami przedsiębiorca kierujący korespondencję do urzędu będzie mógł podpisać ją swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym - lub może na niej widnieć podpis osoby odpowiedzialnej za przekazanie dokumentów do urzędu.
Poznaj program konferencji online “TAX Forum”, 1 grudnia 2022 >>
Jak założyć PUE ZUS
Płatnicy mogą stworzyć profil zarówno osobiście w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, jak i elektronicznie. Założenie profilu online jest intuicyjne i bezproblemowe. Przedsiębiorcy, którzy samodzielnie w zakładają PUE ZUS w internecie, muszą potwierdzić go przy pomocy bankowości elektronicznej, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub e-podpisu. Utworzenie profilu można potwierdzić również przez ePUAP. Płatnicy, którzy mają problem z założeniem profilu, powinni udać się do placówki ZUS.