O wyższości papieru nad plikiem elektronicznym

Magdalena Krukowska
opublikowano: 26-04-2006, 00:00

Firmy prowadzą często nieformalny obrót skanami faktur, których formalnie nie można uznać za dokument. A to ma swoje konsekwencje.

Polska filia zagranicznej firmy z branży motoryzacyjnej zdecydowała się przesyłać faktury pocztą elektroniczną, kierując się swoją polityką proekologiczną i wygodą klientów. I ma problem.

— Urzędy skarbowe w kilku krajach unijnych odrzuciły nasze wnioski o zwrot VAT, ponieważ wymagały przedstawienia oryginałów faktur. Oryginał może być tylko jeden — jak zatem udowodnić, że faktura została wydrukowana tylko raz? — zastanawia się nasz czytelnik, pracujący w tej firmie.

Skan się nie liczy

Ponieważ faktury nie wymagają podpisu wystawcy i odbiorcy, więc firmy wysyłają niekiedy e-mailem ich zeskanowaną treść, a kontrahent ją później drukuje.

— Jeśli jednak przedsiębiorca przesyła elektroniczną kopię podpisanego dokumentu, to w rozumieniu przepisów ustawy o VAT takie pliki z pewnością nie są fakturami — ostrzega Daniel Zarzycki, prawnik z kancelarii Grynhoff, Woźny i Wspólnicy.

Co więcej, w razie zakwestionowania przez organy skarbowe takich dokumentów jako faktur VAT, nabywca może stracić prawo do odliczenia z nich podatku VAT, a sprzedawca zapłacić grzywnę za niewystawienie albo wadliwe wystawienie faktury.

Zgodna z przepisami

Aby e-fakturę uznać za fakturę VAT, musi być wystawiona zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Przepisy mówią, że faktury (również korygujące i duplikaty) można wystawiać, przesyłać i przechowywać w formie elektronicznej pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność treści są zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu lub poprzez tzw. system EDI, zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Unijne wymagania zawiera VI dyrektywa Rady z 17 maja 1977 roku w sprawie harmonizacji przepisów państw członkowskich dotyczących podatków obrotowych.

— Jeśli firma czytelnika wystawiłaby e-faktury zgodnie z wymogami unijnymi, to organy skarbowe nie powinny odmawiać zwrotu podatku VAT ze względu na formę wystawienia dokumentu — dodaje Daniel Zarzycki.

Można się sądzić

Niektóre kraje unijne wprowadziły jednak dodatkowe wymagania dotyczące wystawiania faktur elektronicznych, dlatego zawsze trzeba sprawdzić ustawę o VAT kraju, w którym staramy się o zwrot podatku. Teoretycznie przepisy państwa należącego do Unii Europejskiej nie mogą być sprzeczne z dyrektywą, ale organy skarbowe odwołują się głównie do regulacji krajowych, więc swoich praw można ewentualnie dochodzić w sądzie.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Magdalena Krukowska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Tematy