Obróbka danych sprawia kłopot
Komputery skutecznie wspomagają SZJ
PEŁNA KONTROLA: Zastosowanie komputerowego nadzoru nad dokumentacją oznacza pełną kontrolę nad aktualnymi i archiwalnymi dokumentami. Użycie takiego programu w sieci pozwala na redukcję dokumentacji papierowej, która uzyskując status kopii, zwalnia służby jakości z kłopotliwego nadzoru nad nią — zapewnia Tomasz Kruszewski, dyrektor firmy informatycznej TKomp. fot. Małgorzata Pstrągowska
System zarządzania jakością (SZJ) jest systemem informacyjnym. Jednak do przetwarzania danych jakościowych polskie firmy używają jeszcze zwykłych zeszytów. To sprawia, że wszystkie działania związane z SZJ trwają tygodniami. Tymczasem mogłyby zabierać o wiele mniej czasu, gdyby przedsiębiorca wykorzystał do tego komputer.
W świetle wymogów norm ISO 9000, jakość powinna być osiągana przede wszystkim poprzez zapobieganie wadliwości, a nie usuwanie jej skutków. Według Tomasza Kruszewskiego, dyrektora firmy softwareŐowej TKomp, podstawą realizacji tych działań jest w dużej mierze zbieranie, gromadzenie, obróbka i analiza dużej liczby informacji.
Wiele informacji
System zapewnienia jakości (SZJ) jest tak naprawdę systemem informacyjnym. Każdy jego element jest opisany wieloma cechami, będącymi nośnikami informacji o jakości.
— Wartości cech jakości mogą podlegać ustawicznym zmianom, co wiąże się z koniecznością ciągłej aktualizacji danych. Wymagane jest wydawanie wielu dokumentów przy stałej konieczności ich rejestracji — mówi Tomasz Kruszewski.
Ponieważ system zapewnienia jakości podlega ciągłym zmianom, istnieje potrzeba aktualizacji dokumentów i emisji ich nowych wersji. Stąd właśnie wynika konieczność szybkiej i skutecznej wymiany informacji.
Niezbędne warunki
Dla wdrożenia, utrzymania i doskonalenia SZJ niezbędne jest spełnienie wielu warunków określonych w wymaganiach charakterystycznych dla danego modelu systemu. Do grupy ważnych elementów, niezbędnych dla prawidłowego jego funkcjonowania, należą np. działania korygujące i zapobiegawcze (punkt 4.14 normy PN ISO 9001).
— W praktyce, w większości przedsiębiorstw wszelkie dane dotyczące reklamacji zapisywane są w kartotekach zeszytowych. Procedury analizy reklamacji zawierają zwykle kilkanaście zestawień. W przypadku znacznej liczby zgłoszeń, wykonanie wymaganych analiz w postaci tabelarycznej i graficznej może trwać nawet kilka tygodni, a sam ich wynik może być obarczony dużym marginesem błędu — twierdzi Tomasz Kruszewski.
Według niego, w przypadku zaistnienia potrzeby wykonania natychmiastowych dodatkowych zestawień, całość prac związanych z ich sporządzeniem należy dodatkowo powtórzyć, a wyszukiwanie jakichkolwiek informacji, gdy ma się do dyspozycji kilka zapisanych danymi zeszytów, jest bardzo utrudnione. Nie ma zatem możliwości uzyskania natychmiastowej odpowiedzi na pytania postawione przez klienta, auditora bądź kierownika. Z pomocą przychodzi więc program komputerowy.
Różne miejsca
Tworzone dokumenty powinny być przechowywane w jednym miejscu, na specjalnie przeznaczonym do tego celu serwerze. Zapisana ścieżka dostępu pozwala na swobodne jego wykorzystanie bez kopiowania i powielania tego samego pliku.
— Podłączenie do każdego typu dokumentu szablonu, pozwalającego na tworzenie standardowych dokumentów systemowych, stanowi nieodzowną pomoc we wdrożeniu i rozwoju SZJ. Jednak w większości polskich firm, które uzyskały już certyfikat jakości, istnieją wcześniej utworzone schematy dokumentów. Znajdują się one w różnych miejscach firmy, często lokalnie na kilku komputerach i u różnych osób — tłumaczy dyrektor TKompu.
Według niego, istotą uporządkowania i nadzoru jakościowej dokumentacji w firmie jest ujednolicenie i zebranie w jedno miejsce wszystkich dokumentów oraz aktualnych i zatwierdzonych szablonów.