Giełdowa Grupa AB to jeden z największych dystrybutorów IT i elektroniki użytkowej w naszej części Europy. Działa w trzech krajach, ma 13,5 tys. partnerów handlowych i sprzedaje produkty ponad 400 producentów. Niedawno firma zdecydowała się na aktualizację swego systemu ERP.
— Dla dużego przedsiębiorstwa o rozproszonej strukturze, jakim jest AB, usprawnienia, które wprowadza zintegrowany system informatyczny, mają fundamentalne znaczenie. Standaryzacja procesów biznesowych, synchronizacja i monitoring działań wewnątrz poszczególnych działów oraz skonsolidowane raportowanie to najważniejsze korzyści — mówi Andrzej Przybyło, prezes AB.
Inne plusy to m.in. dostęp w czasie rzeczywistym do informacji o zrealizowanych dostawach i płatnościach, do bieżących danych o otwartych pozycjach walutowych, a także skrócony czas uzyskiwania raportów i informacji zarządczych.
— Jesteśmy przekonani, że taki system ułatwia podejmowania jeszcze szybszych i trafniejszych decyzji w kluczowych obszarach biznesowych — mówi Andrzej Przybyło.
System nerwowy
Obserwując, jak system ERP usprawnił pracę grupy AB, dostarczając informacje z oddziałów do centrum decyzyjnego, trudno nie oprzeć się wrażeniu, że przypomina on system nerwowy człowieka. Jak się okazuje, taka analogia nie odbiega za bardzo od prawdy. Jest sporo cech wspólnych między układem nerwowym a oprogramowaniem ERP przede wszystkim w zakresie funkcji kontrolnych i sterujących.
— Po pierwsze, pewne procesy mogą przebiegać w sposób zautomatyzowany — tak jak w organizmie działa autonomiczny układ nerwowy, który kieruje nieuświadomionymi czynnościami życiowymi. Na przykład, jeśli system odnotuje, że zapasy materiałów spadły poniżej określonego minimum, może automatycznie wysłać zamówienie do określonego dostawcy — wyjaśnia Tomasz Niebylski, dyrektor działu rozwiązań biznesowych w SAP CEE.
Natomiast aktywne działanie użytkowników systemu ERP można porównać do świadomego sterowania organizmem, np. żeby wykonać ruch czy coś powiedzieć.
— Ma to miejsce zawsze, gdy użytkownicy inicjują pewne działania, np. wprowadzają dane, zatwierdzają je czy też podejmują decyzje, które znajdują odzwierciedlenie w ERP — dodaje Tomasz Niebylski.
Receptory
Ludzki układ nerwowy pobiera informacje z otoczenia uszami, oczami, albo kubkami smakowymi.
— „Impulsy nerwowe” w systemie klasy ERP mają różnoraki charakter. Obejmują dane handlowe,produkcyjne, kadrowe czy finansowe — stanowiące wypadkową wszystkich wcześniejszych. Jedną z najistotniejszy cech takiego rozwiązania informatycznego jest jego zintegrowany charakter — pojawienie się informacji w jakimkolwiek miejscu systemu zapewnia jej pojawienie się w pozostałych funkcjach, podobnie jak to ma miejsce w przypadku impulsu nerwowego — opisuje Maria Pawlik, dyrektor handlowy w BPSC.
Receptorami są takie urządzenia jak stacjonarne terminale, ale też smartfony czy platformy sprzedażowe sklepów internetowych. Pobierają bodźce, które są przetwarzane w informacje, z których z kolei wynika reakcja. W przypadku oprogramowania jest to uruchomienie pewnego procesu. Jeżeli wpływa zamówienie, to ERP rozpoczyna szereg czynności niezbędnych do jego realizacji: od zgłoszenia zapotrzebowania na materiały przez dokumentację produkcji do wystawienia faktury.
— Co ciekawe, podobnie jak mózg w systemie nerwowym tak i system ERP ma miejsce, gdzie są magazynowane wszystkie informacje — taką rolę pełni baza danych. Najbardziej zaawansowane układy nerwowe, z ludzkim na czele, mają zdolność wyciągania wniosków i planowania kolejnych decyzji. Zaawansowanym systemom ERP towarzyszy oprogramowanie klasy Business Intelligence, wspierające procesy decyzyjne w przedsiębiorstwie na podstawie analizy znajdujących się w nim danych — tłumaczy Maria Pawlik.
Zdrowa współpraca
W prawidłowo działającym układzie nerwowym wszystkie organy działają spójnie. W innym przypadku dochodzi do zaburzeń postrzegania czy stanów chorobowych. Podobnie w systemie ERP. Kluczem do efektywności jest ścisła współpraca wszystkich części oprogramowania, poczynając od modułu finansowego-księgowego, na rozwiązaniach analitycznych kończąc. W przeciwnym wypadku można doprowadzić do sytuacji, w której program zamiast pomagać, będzie przeszkadzał w działalności firmy.
— ERP przypomina mózg, w którym za różne działania odpowiadają różne ośrodki. Jest wyposażony w różne obszary specjalizacji, które zaprogramowano pod kątem logiki biznesowej. Sposób programowania stanowi coś w rodzaju kodu DNA. W przypadku wykrycia nieefektywności lub nieprawidłowości można go szybko i skutecznie zmieniać — w przeciwieństwie do organizmów żywych. Podstawą zmian w kierunku lepszego działania mózgu jest trening i samodoskonalenie, a w przypadku ERP — reenginering procesów na podstawie analizy tworzenia wartości i zastosowanie tzw. najlepszych praktyk biznesowych — mówi Tomasz Niebylski.