Czy można mieć zawsze najaktualniejszą wersję pakietu biurowego Office bez instalowania nowych wersji, automatyczny backup danych i możliwość współpracy kilku osób na jednym pliku? Właśnie takie możliwości daje Office 365, czyli pakiet Office przeniesiony w chmurę. Pakiet Office oferowany przez Microsoft jest od wielu lat standardem w biurach na całym świecie: edytor tekstu Word czy arkusz kalkulacyjny Excel to absolutnie podstawowe narzędzia pracy. Ale model pracy się zmienia — coraz częściej pracownicy muszą ją wykonywać wspólnie, dzięki smartfonom coraz więcej wykonują zdalnie, spoza biura. Problemem jest dostęp do aktualnych wersji plików.
Rozwiązaniem jest cloud computing, czyli przeniesienie części pracy na tzw. chmurę. Dzięki współpracy komputera z serwerem, na którym ulokowane są pliki, użytkownicy mają z dowolnego miejsca czy urządzenia (komputer, smartfon, tablet) dostęp do aktualnej wersji plików. Dokumenty są na bieżąco synchronizowane.
Przykładowo: poprawiony w trakcie spotkania z klientem na tablecie plik zostanie od razu zaktualizowany i osoby pracujące w biurze na komputerach stacjonarnych również będą miały dostęp do najnowszej wersji. Co więcej, Office 365 w ramach subskrypcji będzie stale uaktualniany, co oznacza natychmiastowy dostęp do nowych wersji.
— Razem z pakietem Office 365 użytkownicy otrzymują osobisty wirtualny dysk o bardzo dużej pojemności 1 TB. Dzięki temu kontakty, pliki i dokumenty są bezpieczne. Pracownicy mają do nich dostęp zawsze i wszędzie, a ewentualna utrata urządzenia (awaria komputera czy zgubienie telefonu) nie powoduje utraty danych — wyjaśnia Tomasz Lewowski, odpowiedzialny za rozwiązania cloud computing w firmie Arcus Systemy Informatyczne, która oferuje swoim klientom Office 365.
Ale to nie koniec zalet stosowania cloud computingu. Arcus Systemy Informatyczne razem z firmą Kyocera opracowały usługę, która umożliwia drukowanie dokumentów na drukarkach Kyocera bezpośrednio z chmury. Technologia ta pozwala na opracowywanie usług, które jeszcze parę lat temu były tylko marzeniem — W Arcus Systemy Informatyczne opracowaliśmy usługę, która ułatwia pracę biurową dzięki ułatwieniu korzystania z Office 365. Użytkownicy, którzy korzystają z „chmurowej” wersji pakietu biurowego i przechowują pliki na dysku One Drive, mogą drukować na urządzeniach marki Kyocera bezpośrednio z chmury — mówi Tomasz Lewowski.
Na czym w praktyce polega ta usługa? — Użytkownicy, którzy chcą wydrukować dokument, nie muszą w tym celu uruchamiać komputera. Dostęp do pliku, który ma zostać wydrukowany, można uzyskać poprzez dowolne urządzenie Kyocera obsługujące tego typu funkcje — niekoniecznie nawet we własnym biurze, może to być np. drukarka w biurze klienta — tłumaczy Tomasz Lewowski.
— Uzyskanie dostępu do plików jest niezwykle proste i nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Z punktu widzenia użytkownika technologia jest całkowicie przezroczysta, tzn. większość osób nawet nie wie, że korzysta z zaawansowanych możliwości cloud computingu, po prostu drukują potrzebne im pliki. Co ciekawe, chociaż pakiet Office 365 oferuje bardzo zaawansowane funkcje, nie wymaga inwestycji — można z niego korzystać w zamian za miesięczny lub roczny abonament. Dzięki temu jest on dostępny nawet dla najmniejszych firm.
Bezpieczniej niż za ścianą
KRZYSZTOF JAŚKIEWICZ
prezes Arcus Systemy Informatyczne
Chociaż koncepcja cloud computingu jest znana i stosowana od wielu lat, nadal wielu użytkowników nie wie, jakie korzyści przetwarzanie danych w chmurze może im dać w codziennej pracy. Wiele osób obawia się też o bezpieczeństwo swoich danych. Jestem przekonany, że dane są o wiele bezpieczniejsze w serwerowni profesjonalnego dostawcy usługi, jak np. Microsoft, gdzie kwestie zabezpieczenia, backupu i zapewnienia ciągłości działania są regulowane przez procedury, niż przechowywane na biurowym serwerze, który może uszkodzić zwykły skok napięcia w sieci albo awaria wodociągu w budynku. Technologie cloud computingu takie jak dysk One Drive, umożliwiają dostęp do funkcji, z których kiedyś mogli korzystać tylko pracownicy dużych firm, ponieważ ich wdrożenie było bardzo kosztowne. Dzisiaj dzięki przetwarzaniu w chmurze już za kilkadziesiąt złotych miesięcznie można mieć dostęp do najnowocześniejszych narządzi, które ułatwiają pracę.