Istnieje wiele rozwiązań pozwalających na ograniczenie kosztów. Właściciele nieruchomości mogą z nich skorzystać już na etapie projektowania i budowania obiektu. Efektywność kosztową gwarantuje ograniczenie do minimum powierzchni wspólnych, dostępnych dla wszystkich najemców, a także odpowiednie umiejscowienie węzłów sanitarnych. Optymalne projektowanie pozwala wykorzystać części wspólne w taki sposób, aby służyły one jak największej liczbie osób. Ułatwia to podział kosztów między najemców.
Ograniczanie tzw. wspólnych powierzchni komunikacji także wpływa na zmniejszenie kosztów w budynkach.
Ważne jest też właściwe umiejscowienie liczników. Dzięki temu, że każdy płaci za siebie i ma wgląd w rzeczywiste zużycie mediów, jest bardziej zmotywowany do oszczędzania. Unika się zwykłego marnotrawstwa, tak powszechnego, gdy media rozliczane są jako wspólne dla wszystkich najemców.
W przypadku nieruchomości komercyjnych na koszty eksploatacji wpływają też: podatki, opłaty publiczno-prawne, ubezpieczenia i fundusz remontowy. Jeżeli mowa o podatkach czy opłatach publiczno-prawnych, to w sposób oczywisty optymalizacja kosztów jest tu utrudniona. To, co jest możliwe, to weryfikacja danych, gdyż zdarza się, że skala naliczonych przez państwo lub gminę zobowiązań jest zawyżona.
Z kolei przy ubezpieczeniu nieruchomości korzystne będzie świadome ograniczanie ryzyka ubezpieczeniowego (np. poprzez instalację systemów alarmowych, co pozwoli na obniżenie wysokości składki ubezpieczeniowej). Warto też wykorzystać efekt skali w przypadku zarządzania większą liczbę budynków. Można wówczas również wynegocjować niższą składkę ubezpieczeniową.
Kolejną grupę kosztów stanowią umowy serwisowe. Istotną rolę przy ograniczeniu kosztów ochrony
oraz sprzątania budynku odgrywa dostosowanie harmonogramu tego typu usług do rzeczywistego wykorzystania nieruchomości. Podobnie rzecz się ma z urządzeniami czy systemami pomiarowymi oraz monitorującymi. Ich odpowiednie ustawienie może znacząco przyczynić się do zwiększenia efektywności kosztowej, a także wydłużonej żywotności urządzeń dzięki ich oszczędnej eksploatacji.
Nieocenioną rolę odgrywa tu edukacja i wspieranie najemców. Dzięki jasno ustalonym zasadom korzystania z nieruchomości, zebranym w specjalnym przewodniku opracowanym przez firmy zarządzające, najemcy mogą zapoznać się z zestawem najbardziej pomocnych rad i dobrych praktyk przy użytkowaniu budynku.