Dbanie o skuteczne ściągnięcie wierzytelności od dłużnika powinno zaczynać się długo przed udzieleniem kredytu kupieckiego. Najważniejsza jest właściwa ocena zdolności płatniczych kontrahenta oraz zastosowanie odpowiedniego zabezpieczenia. Zaniedbanie tych czynności zazwyczaj skutkuje koniecznością szukania pomocy w sądzie albo u firmy windykacyjnej, co też nie daje pewności odzyskania długu.
Każda firma musi zaoferować swoim klientom takie warunki sprzedaży, które będą przynosić określone zyski oraz pozwolą utrzymać stałych klientów i pozyskać nowych. Oczywiście, idealnym rozwiązaniem jest uzyskiwanie płatności gotówką w momencie dostawy. Niestety, realia rynkowe i prawne wymuszają odraczanie terminu płatności. Ustalając warunki sprzedaży kredytowanej należy zabezpieczać się przed powstawaniem należności znacznie przeterminowanych, które łatwo mogą przekształcić się w długi nieściągalne.
Obok problemu nieuczciwych dłużników coraz częściej dochodzi do niewypłacalności dotychczas dobrze prosperujących firm. Firmy znajdujące się w kłopotach zazwyczaj ukrywają ten fakt. W momencie bankructwa dłużnika odzyskanie pieniędzy jest nie tylko kosztowne i długotrwałe, ale i mało realne.
Trzeba dużo wcześniej zadbać o swoje interesy.
— Proste działania, nie wymagające szerokiej wiedzy prawniczej, mogą w znacznym stopniu uchronić przed stratami finansowymi, spowodowanymi nieuzyskaniem zapłaty — mówi Hubert Lubecki, prawnik z kancelarii T. Górski & J. Jawdosiuk.
Podstawą skutecznej windykacji jest posiadanie rzetelnej informacji o kontrahencie i jego zdolnościach płatniczych.
— Informacje należy pozyskiwać wielotorowo. Na początku należy zebrać wszelkie urzędowe zaświadczenia o jego działalności gospodarczej. Konieczne jest stałe monitorowanie majątku kontrahenta i jego płynności finansowej. Najważniejsze jest jednak właściwe sporządzenie umowy o współpracy i uzyskanie zabezpieczenia zapłaty należności — twierdzi Hubert Lubecki.
Przed rozpoczęciem współpracy należy domagać się od kontrahenta zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami i płatnościami wobec ZUS. Należy też uzyskać zaświadczenie o numerze NIP oraz Regon. Jednak najważniejsze są wypisy z ewidencji działalności gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego, które można uzyskać samodzielnie. Zebranie tych dokumentów pozwoli ocenić, czy dane w nich zawarte nie są sprzeczne, dowiedzieć się, od kiedy klient działa, w jakim zakresie, gdzie ma siedzibę, oddziały, punkty handlowe oraz kto może go reprezentować w kontaktach handlowych.
— Te dane koniecznie należy aktualizować, co najmniej raz na trzy miesiące. Pozwala to śledzić zmiany w firmie kontrahenta. Niestety, wielokrotnie spotykam się z sytuacją, że przedsiębiorcy posiadają zupełnie nieaktualną i nieprzydatną dokumentację swoich dłużników — mówi Hubert Lubecki.
Istotne jest przeprowadzenie wywiadu na temat działalności kontrahenta. Uzyskane informacje pozwolą zweryfikować dane urzędowe i podjąć właściwą decyzję co do współpracy. Wywiad można spróbować przeprowadzić we własnym zakresie, lecz szybsze i skuteczniejsze jest zlecenie tego wywiadowni gospodarczej.
— Dzięki poznaniu stanu majątkowego można ocenić, czy w razie nieudanej transakcji dłużnik ma jakikolwiek majątek na zaspokojenie należności. Polecam zdobycie także prywatnego adresu przedsiębiorcy. Ustalenie numerów ksiąg wieczystych pozwoli uzyskać wypisy z ksiąg wieczystych i sprawdzić, czy nieruchomości nie są obciążone hipotekami. Ma to szczególne znaczenie w przypadku dużych transakcji. Umożliwi też ocenę, czy realna byłaby skuteczna egzekucja komornicza — mówi Hubert Lubecki.
Aktualizacja dokumentacji umożliwia kontrolowanie, czy kontrahent nie wyzbywa się majątku lub nie obciąża go np. hipotekami lub zastawami. Należy też sprawdzać wystawiane na sprzedaż wierzytelności, np. w Internecie. Źródłem ciekawych informacji jest też przeglądanie internetowych list dłużników.
Każda firma powinna skrupulatnie prowadzić bazę danych o windykacjach. Utworzenie jej to pierwszy krok w kierunku budowy systemu windykacji, będącego elementem polityki kredytowej. Baza taka powinna objąć wszystkie sprawy, w których konieczne były jakiekolwiek czynności windykacyjne.
Najważniejszym środkiem ostrożności jest prawne zabezpieczenie przyszłych płatności. Uzyskanie weksla in blanco podpisanego przez dłużnika nie wymaga asysty prawnika, a znacznie przyspieszy odzyskanie pieniędzy. Ustanowienie hipoteki umownej na nieruchomości zwiększa szanse na zaspokojenie należności (przynajmniej częściowe) w razie upadłości dłużnika. W sytuacji stałej współpracy handlowej należy sporządzić umowę jednoznacznie określającą uprawnienia i obowiązki stron.
— W przypadku jednorazowej, dużej transakcji polecam zastrzeżenie własności sprzedanej rzeczy do chwili uzyskania zapłaty. To może uratować dostawcę przed sytuacją, gdy inni wierzyciele zabiorą dłużnikowi jego towary, za które jeszcze nie uzyskał zapłaty — radzi Hubert Lubecki.
Zapobiegliwość i dbałość o interesy firmy przed udzieleniem kredytu kontrahentowi pozwala uniknąć długotrwałego i kosztownego dochodzenia zapłaty na drodze sądowej. Przed oddaniem sprawy do sądu warto jednak zwrócić się o poradę do firmy windykacyjnej.