Wynajęcie sali konferencyjnej na potrzeby wykładu bądź szkolenia nie powinno przysparzać problemów. Najlepiej przygotowaną bazą dysponują hotele i ośrodki szkoleniowe w dużych miastach. W większości przypadków jest w nich też standardowe wyposażenie.
— Sala musi mieć odpowiednią wielkość. Powinien znajdować się w niej projektor multimedialny oraz flipchart — tablica, na której można przyczepiać zapisane bloki papierów. Ewentualnie może być to tablica suchościeralna. Przy szkoleniach przewidzianych na więcej osób konieczne jest nagłośnienie — mówi Anna Subczyńska, trener z firmy Beaver Szkolenia.
Mimo deklarowanego przez właścicieli sal konferencyjnych wyposażenia na europejskim poziomie, zdarzają się odstępstwa.
— Kiedy w hotelu odbywa się kilka konferencji w tym samym czasie, lepiej mieć ze sobą własny projektor. W przypadku awarii może okazać się, że wynajmujący sale dysponuje tylko jednym — dodaje Anna Subczyńska.
Zdaniem Mariana Kuliga, dyrektora działu szkoleń AG Test Human Resources, firma szkoleniowa, organizująca konferencję, musi zbadać każdy szczegół wyposażenia sali.
— Trzeba przyznać, że w hotelach standard oferowanych usług ma wysoki poziom. Sale są odpowiednio wyposażone — nie ma kłopotu z zapewnieniem odpowiedniego sprzętu czy pomocy wizualnych. Niestety, dobra jakość sprzętu i wygląd sali może uśpić czujność. Należy więc upewnić się, czy nowoczesny sprzęt został właściwie zamontowany. W jednej ze znanych mi sal seminaryjnych rzutniki i ekran zostały przymocowane na stałe tak, że nie daje się uzyskać ostrości na całej powierzchni ekranu — obraz ma kształt czołówki filmu „Gwiezdne Wojny”. Bywa, że problemem jest dostawienie do sali drugiej tablicy flipchartowej, a kilku — graniczy z cudem — podkreśla Marian Kulig.
Dodaje, że większość sal seminaryjnych pełni też funkcję miejsc bankietowych, przez co usytuowane są zbyt blisko hotelowej kuchni. Zapachy mogą zrujnować najlepszą merytorycznie konferencję. Swoją drogą wypada sprawdzić działanie cateringu — posiłki nie mogą być podawane zbyt wolno.
Znacznie trudniej zorganizować konferencję z udziałem tłumaczy lub bardziej skomplikowanego sprzętu multimedialnego.
— Realizujemy kilkanaście dużych projektów rocznie. Zazwyczaj są to spotkania dla najwyższej kadry menedżerskiej, odpowiedzialnej za strategię poszczególnych dziedzin zarządzania przedsiębiorstwem. Z racji przedstawianej tematyki niemal przy każdym z projektów korzystamy z dodatkowego wyposażenia ułatwiającego prowadzenie prezentacji — mówi Piotr Ruta, menedżer projektów Instytutu Zarządzania.
Przyznaje, że podczas wielu konferencji wykłady równolegle odbywają się w 5-6 salach. Gdy wyposażenie hotelu jest niewystarczające, zamawia się konieczny sprzęt w wyspecjalizowanych firmach.
— Zazwyczaj są to systemy nagłaśniające oraz nowoczesne projektory. Jeśli na konferencji występują goście zza granicy, konieczne jest tłumaczenie. W zależności od typu wykładu - symultaniczne lub, nieco rzadziej, konsekutywne. W takim wypadku wcześniej wypożyczamy sprzęt umożliwiający wszystkim uczestnikom konferencji możliwość wysłuchania wykładu oraz aktywnego udziału w dyskusji — twierdzi Piotr Ruta.