Oszczędności i usprawnienie pracy

opublikowano: 10-04-2013, 00:00

Zarządzanie drukiem to wieloetapowy proces polegający na monitorowaniu kosztów druku, wdrażaniu rozwiązań obniżających wydatki i wspomagających efektywną eksploatację urządzeń biurowych.

Usługi w tym zakresie (managed print services — MPS) coraz częściej zleca się zewnętrznym dostawcom, którzy wykorzystują i uzupełniają istniejącą infrastrukturę, aby zwiększyć jej wydajność. Wiele instytucji nadal jednak woli zajmować się drukiem i dokumentami samodzielnie. Nie powinno to dziwić w świetle naszych badań, wedle których aż 80-90 proc. użytkowników nie wie, jakie koszty druku ponoszą.

Szacujemy, że światowy rynek outsourcingu w zakresie MPS w 2012 r. wynosił 48 mld dolarów i będzie rósł w latach 2011-15 o 7 proc. rocznie. Stale przybywa dostawców takich usług. Wiele firm z branży poligraficznej, które dotąd proponowały klientom wyłącznie urządzenia drukujące, uzupełnia teraz ofertę o MPS, by zdobyć nowe źródła przychodu.

Dzięki powierzeniu tej sfery działań firmom zewnętrznym duzi klienci mogą na kosztach druku zaoszczędzić od 10 do 40 proc., co stanowi 3-4 proc. przychodu statystycznego przedsiębiorstwa. Redukcje kosztów płynące z wdrożenia tego modelu współpracy sięgają nawet kilkuset złotych w przeliczeniu na pracownika. W przypadku przedsiębiorstwa zatrudniającego 500 osób może to być około 600 zł na głowę. W sektorze MŚP oszczędności na druku sięgają 10-30 proc. Inwestycja polegająca na wdrożeniu systemów kontroli wydruku czy elektronicznego obiegu dokumentów zwraca się po 12-18 miesiącach, a czasami szybciej.

Outsourcing MPS usprawnia pracę administracyjną i obsługę klientów. W ramach tej usługi urządzenia wielofunkcyjne mogą się stać także punktem wejścia informacji do systemów obsługujących klientów. Dokumenty są skanowane i indeksowane, co umożliwia przeszukiwanie ich treści czy automatyczne nadawanie im dalszego biegu zależnie od znalezionych słów kluczowych. Papierowe materiały firmowe, w tym korespondencję, zapisuje się na zewnętrznym lub wewnętrznym dysku, a zawarte w nich dane dystrybuuje i archiwizuje w formie elektronicznej.

Kto najczęściej korzysta z outsourcingu druku? Przede wszystkim firmy, które produkują, przetwarzają i archiwizują codziennie dużą liczbę papierowych materiałów, realizują masowe wydruki i transakcje wymagające udokumentowania. Są to m.in. przedsiębiorstwa z sektora telekomunikacyjnego, energetycznego i finansów, w których każdego dnia operuje się tysiącami umów, faktur, wniosków i wszelkiego rodzaju pism. Inną ważną grupę stanowią kancelarie prawnicze i pracownie architektoniczne, które mają specyficzne oczekiwania co do jakości i formatu produkowanych materiałów. Co równie ważne, do tego modelu przekonały się nie tylko korporacje i duże jednostki administracji publicznej, ale także mniejsze firmy. Bo na rynku MPS ważna jest nie wielkość instytucji, ale także jej potrzeby i rodzaj działalności, a ściślej — liczba dokumentów i druków, które wytwarza. Tam, gdzie produkuje się więcej niż 40 tys. stron miesięcznie, proces można zoptymalizować w widoczny sposób.

MACIEJ NUCKOWSKI

dyrektor działu usług Xerox Polska

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu