Wiele czynności, nawet całe projekty, do niedawna wykonywane siłami własnymi firmy, zleca się wyspecjalizowanym usługodawcom.
Mimo że polski rynek outsourcingu jest wciąż w powijakach, charakteryzuje się największą dynamiką wzrostu. Zawierane umowy dotyczą głównie zarządzania infrastrukturą informatyczną. Niesłabnącą popularnością cieszy się też zlecanie na zewnątrz sprzątania, ochrony mienia czy kateringu. Coraz śmielej outsourcing wkracza w dziedzinę zarządzania personelem, pracy czasowej i logistyki.
Przymiarka do układanki
Jednak kto traktuje outsourcing według zasady „co z oczu, to z serca”, zmierza prostą drogą do katastrofy.
— Kto chce oddać w outsourcing własny bałagan i problemy, ten z pewnością przegra. Pierwsza podstawowa reguła skutecznej obsługi zewnętrznej brzmi „najpierw zaprowadź porządek we własnym kramie” — mówi Radosław Osmólski, prezes FPA Group.
Firma rozważająca możliwość wykorzystania outsourcingu powinna dokonać samooceny i stwierdzić, w jakich dziedzinach działalności ma wystarczające kompetencje, a w jakich posiadana wiedza jest niedostateczna. Podstawę stanowi zdefiniowanie tzw. core businessu, czyli zasadniczych funkcji, i odpowiedź na pytanie, gdzie tkwi prawdziwa wartość firmy.
— Dla przedsiębiorstwa najważniejsza jest realizacja misji i skoncentrowanie się na strategii. Outsourcingiem można objąć proste funkcje uboczne jak sprzątanie, ochrona czy katering lub funkcje pomocnicze wspierające strategię, tj. finanse, kadry, obsługa klienta. Warto jednak pamiętać o zasadzie, że silne strony o znaczeniu strategicznym powinny zostać w firmie — tłumaczy Radosław Osmólski.
W praktyce outsourcing stosowany jest wówczas, gdy dostępne zasoby zewnętrzne są wyższej jakości lub tańsze od wewnętrznych.
— Względy ekonomiczne ciągle odgrywają istotną rolę. Jednak coraz większego znaczenia nabiera możliwość uwolnienia posiadanych zasobów do pracy nad bardziej skomplikowanymi problemami — zwraca uwagę Radosław Osmólski.
Piotr Matysik, prezes firmy doradczej Marketplanet, przyznaje, że coraz częstszym motywem jest chęć skorzystania z wiedzy i doświadczeń wyspecjalizowanych firm.
— Klient, decydując się na usługi, kupuje święty spokój — pewność, że wszystko będzie miał na czas i właściwej jakości — dodaje Piotr Matysik.
Poszukiwane puzzle
Zależnie od wiedzy, środków i priorytetów organizacje podejmują decyzje o tym, jakie potencjalne obszary mogą oddać „w obce ręce”. Praktyka wskazuje, że najłatwiej przekonać zleceniodawcę do outsourcingu w usługach, których wydzielenie nie wywołuje wrażenia utraty kontroli nad firmą.
Radosław Osmólski jako najbardziej popularne w 2005 r. typuje obsługę w zakresie IT i call center, HR — zwłaszcza administrację kadrowo-płacową, rachunkowość i finanse, transport i dystrybucję oraz usługi techniczne — sprzątanie, ochronę, zarządzanie nieruchomościami i katering.
— Coraz większym zainteresowaniem klientów cieszy się też outsourcing usług związanych z promocją i marketingiem, zarządzaniem dokumentacją czy opieką zdrowotną — dodaje.
Outsourcing w dziedzinie IT to możliwość wykorzystania nowych technologii bez inwestowania własnych środków w sprzęt i oprogramowanie.
— Z badań przeprowadzanych przez profesjonalne firmy wynika, że najpopularniejszy jest outsourcing usług świadczonych w ramach ośrodków obliczeniowych. Najwięcej natomiast zapytań ofertowych dotyczy usług obsługi stacji roboczych — PC, notebooków, drukarek, drukarek sieciowych, faksów — słowem wszystkich urządzeń podłączonych do sieci lokalnej — precyzuje Anna Sieńko, dyrektor ds. outsourcingu strategicznego w firmie IBM Polska.
Outsourcing IT jest i w opinii wielu ekspertów pozostanie nadal najszybciej rozwijającym się segmentem rynku tego typu usług.
— Współczesny świat zdominowany został przez technologie informatyczne i tym właśnie należy tłumaczyć taką popularność tego segmentu — mówi Piotr Myśliwiec, menedżer ds. marketingu w Xerox Polska.
Wyjątkowo dynamicznie rozwijają się usługi outsourcingowe adresowane do działów HR. W obszarze zarządzania zasobami ludzkimi od dawna popularne jest korzystanie z pomocy firm zewnętrznych w szkoleniach oraz przy rekrutacji i selekcji personelu. Coraz powszechniejszy staje się jednak także outsourcing kadrowy — zewnętrzne administrowanie wynagrodzeniami i danymi kadrowymi (tzw. payroll processing) oraz korzystanie z pracowników oddelegowanych, a formalnie zatrudnionych w firmie świadczącej usługi outsourcingowe.
— Nawet banki czy firmy ubezpieczeniowe, które z racji swojej specyfiki niechętnie patrzą na oddanie na zewnątrz finansów, podejmują decyzje o outsourcingu administracji kadrowo-płacowej — twierdzi Radosław Osmólski.
Coraz prężniej rozwija się również outsourcing w logistyce — spedytor przejmuje całość zadań logistycznych firmy. Możliwe jest również przejęcie magazynu zleceniodawcy przez spedytora lub osobiste zarządzanie magazynem przez zleceniodawcę i przekazanie przesyłek do systemu dystrybucyjnego spedytora. Sprawna synchronizacja dostaw, redukcja zapasów, niższe koszty — oto rezultaty.
— Prężnie rozwija się obsługa zewnętrzna transportu — zarządzanie flotą jest możliwe zarówno dla kilku, jak i kilkuset samochodów — dodaje Radosław Osmólski.