Outsourcing dokumentów

Marek Bronder
opublikowano: 06-12-2006, 00:00

Co przemawia za oddaniem dokumentów pod opiekę firmy zewnętrznej?

- Dysponują one nowoczesnymi rozwiązaniami oraz wiedzą o najodpowiedniejszej dla ich usługobiorcy technologii. Zarządzanie obiegiem dokumentów stale się zmienia, co wymaga ciągłego unowocześniania rozwiązań do zarządzania nimi. Im większa organizacja, tym więcej tych zmian. Dlatego rozwiązania muszą być skalowalne — łatwe do rozbudowania w razie znaczącego przyrostu przetwarzanych dokumentów i danych.

Dzięki outsourcingowi klienci ponoszą jedynie koszty faktycznego przetworzenia i wprowadzenia dokumentów do systemu informatycznego. Efektywność kosztowa wynika też z usprawnienia przepływu danych w firmie i redukcji przepływu dokumentów papierowych. Na przykład dzięki usłudze elektronicznego repozytorium jednoczesny dostęp do elektronicznej, zeskanowanej wersji dokumentu może mieć kilka osób z oddziałów firmy w całym kraju.

Czy zarządzanie dokumentami firmowymi i przechowywanie ich przez podmiot zewnętrzny jest bezpieczne?

- Zachowanie procedur bezpieczeństwa to być albo nie być firmy świadczącej outsourcing zarządzania dokumentami. Szczególnie, często wręcz przesadnie, taka firma dba o bezpieczeństwo i spełnienie wszelkich norm prawnych, stale unowocześniając rozwiązania teleinformatyczne i infrastrukturę logistyczną, doskonaląc przepisy wewnętrzne. Firma zewnętrzna często świadczy usługę na poziomie bezpieczeństwa, jakiego nie utrzymuje wiele firm we własnym zakresie ze względu na za wysokie koszty.

Na przykład w ArchiDoc centra operacyjne są wyposażone w wysokiej klasy urządzenia kontroli dostępu, systemy przeciwpożarowe, telewizji przemysłowej i infrastrukturę informatyczną wysokiej klasy. Centra są nieustannie chronione przez agentów ochrony. Magazyny znajdują się w miejscach, gdzie nie ma niebezpieczeństwa wystąpienia klęski żywiołowej (np. powodzi). Bezpieczeństwo danych gwarantują też specjalne procedury: umożliwienie dostępu do systemów informatycznych wyłącznie uprawionym osobom (z kontrolą logowania i systemem haseł przydzielanych okresowo), nadzór nad czynnościami pracowników, wielokrotne kontrole na każdym etapie pracy z danymi, umożliwiające ustalenie drogi dokumentu.

Transmisja danych odbywa się przez bezpieczne internetowe połączenia szyfrowane lub dedykowane sieci transmisji. Wszystkie są archiwizowane i zapisywane wraz z kopiami zapasowymi. Odpowiednie oprogramowanie utrudnia ataki z sieci, a specjalistyczne rozwiązania informatyczne gwarantują, że dane nie zostaną bezpo- wrotnie utracone. Spełnione są też wszelkie wymagania prawne co do bezpieczeństwa danych.

Marek Bronder

dyrektor sprzedaży i rozwoju

ArchiDoc

Zdrowy Biznes
Bądź na bieżąco z informacjami dotyczącymi wpływu pandemii koronawirusa na biznes oraz programów pomocowych
ZAPISZ MNIE
×
Zdrowy Biznes
autor: Katarzyna Latek
Wysyłany nieregularnie
Katarzyna Latek
Bądź na bieżąco z informacjami dotyczącymi wpływu pandemii koronawirusa na biznes oraz programów pomocowych
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: rodo@bonnier.pl. W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: iod@bonnier.pl. Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.
© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Marek Bronder

Polecane