Outsourcing dokumentów

Marek Bronder
06-12-2006, 00:00

Co przemawia za oddaniem dokumentów pod opiekę firmy zewnętrznej?

- Dysponują one nowoczesnymi rozwiązaniami oraz wiedzą o najodpowiedniejszej dla ich usługobiorcy technologii. Zarządzanie obiegiem dokumentów stale się zmienia, co wymaga ciągłego unowocześniania rozwiązań do zarządzania nimi. Im większa organizacja, tym więcej tych zmian. Dlatego rozwiązania muszą być skalowalne — łatwe do rozbudowania w razie znaczącego przyrostu przetwarzanych dokumentów i danych.

Dzięki outsourcingowi klienci ponoszą jedynie koszty faktycznego przetworzenia i wprowadzenia dokumentów do systemu informatycznego. Efektywność kosztowa wynika też z usprawnienia przepływu danych w firmie i redukcji przepływu dokumentów papierowych. Na przykład dzięki usłudze elektronicznego repozytorium jednoczesny dostęp do elektronicznej, zeskanowanej wersji dokumentu może mieć kilka osób z oddziałów firmy w całym kraju.

Czy zarządzanie dokumentami firmowymi i przechowywanie ich przez podmiot zewnętrzny jest bezpieczne?

- Zachowanie procedur bezpieczeństwa to być albo nie być firmy świadczącej outsourcing zarządzania dokumentami. Szczególnie, często wręcz przesadnie, taka firma dba o bezpieczeństwo i spełnienie wszelkich norm prawnych, stale unowocześniając rozwiązania teleinformatyczne i infrastrukturę logistyczną, doskonaląc przepisy wewnętrzne. Firma zewnętrzna często świadczy usługę na poziomie bezpieczeństwa, jakiego nie utrzymuje wiele firm we własnym zakresie ze względu na za wysokie koszty.

Na przykład w ArchiDoc centra operacyjne są wyposażone w wysokiej klasy urządzenia kontroli dostępu, systemy przeciwpożarowe, telewizji przemysłowej i infrastrukturę informatyczną wysokiej klasy. Centra są nieustannie chronione przez agentów ochrony. Magazyny znajdują się w miejscach, gdzie nie ma niebezpieczeństwa wystąpienia klęski żywiołowej (np. powodzi). Bezpieczeństwo danych gwarantują też specjalne procedury: umożliwienie dostępu do systemów informatycznych wyłącznie uprawionym osobom (z kontrolą logowania i systemem haseł przydzielanych okresowo), nadzór nad czynnościami pracowników, wielokrotne kontrole na każdym etapie pracy z danymi, umożliwiające ustalenie drogi dokumentu.

Transmisja danych odbywa się przez bezpieczne internetowe połączenia szyfrowane lub dedykowane sieci transmisji. Wszystkie są archiwizowane i zapisywane wraz z kopiami zapasowymi. Odpowiednie oprogramowanie utrudnia ataki z sieci, a specjalistyczne rozwiązania informatyczne gwarantują, że dane nie zostaną bezpo- wrotnie utracone. Spełnione są też wszelkie wymagania prawne co do bezpieczeństwa danych.

Marek Bronder

dyrektor sprzedaży i rozwoju

ArchiDoc

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Marek Bronder

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / / Outsourcing dokumentów