Zwolennicy outsourcingu HR uważają, że jest on metodą obniżania kosztów. Przeciwnicy wskazują na możliwość utraty kontroli nad zleconymi zadaniami.
Obecnie najczęściej zlecane na zewnątrz funkcje działów HR to administrowanie wynagrodzeniami i dokumentacją kadrową oraz rozliczanie umów cywilnoprawnych.
Z badania firmy IDC wynika, że do 2006 roku rynek rozwiązań outsourcingowych wzrośnie aż o 900 proc. Jego potencjał określony jest na ponad 38 mld USD.
Zalety
Outsourcing HR uwalnia menadżerów od czynności administracyjnych i umożliwia skupienie uwagi na realizacji celów strategicznych firmy. Eliminuje też konieczność angażowania własnych wykwalifikowanych pracowników do zadań rutynowych i cyklicznych.
— Przede wszystkim działania administracyjne, czyli tzw. twardy HR, nie generują zysku i nie tworzą wartości przedsiębiorstwa, a tym samym nie są istotne dla jego strategicznego rozwoju. To podstawowy powód popularności wydzielania tego typu usług na zewnątrz — przekonuje Piotr Piątek, wiceprezes Impel HR Management.
Joanna Kotzian, menadżer ds. marketingu w HRK, zwraca uwagę, że tzw. twardy HR cieszy się popularnością, ponieważ najłatwiej i najszybciej w jego przypadku wykazać rzeczywiste oszczędności.
— Trudno jednak mówić o konkretnych liczbach — oszczędności i korzyści z outsourcingu zależą m.in. od tego, jaką fukcję HR zleca się na zewnątrz — innego typu korzyści osiągamy w przypadku wsparcia w dziedzinie rekrutacji, inne w przypadku outsourcingu płac czy kadr — kontynuuje Joanna Kotzian.
Generalnie, wśród zalet wszyscy wymienili możliwość koncentracji działu HR na funkcjach strategicznych, utrzymanie niższego poziomu zatrudnienia przy jednoczesnym zapewnieniu sobie wsparcia wykwalifikowanego personelu. Znaczenie dla przedsiębiorców ma możliwość przeniesienia odpowiedzialności za prowadzenie procesów personalnych na zewnętrzną organizację. Zyskać można też redukcję kosztów związanych ze szkoleniem pracowników, gwarancję poufności informacji, zapewnienie stałego doradztwa ze strony wykwalifikowanych konsultantów.
— W przypadku administrowania dokumentacją personalną i wynagrodzeniami przez firmę outsourcingową, zmniejszeniu ulega koszt tej obsługi, a przy współpracy z dostawcą można także liczyć na gwarancję stałego honorarium dzięki czemu firma nie jest zaskakiwana dodatkowymi kosztami, nawet w przypadku takich usług jak wystawianie PIT rocznych, wszelkiego typu zaświadczeń dla pracowników, raportów i analiz na potrzeby zestawień statystycznych — mówi Katarzyna Pawłowska, dyrektor operacyjny w PayPoint.
Słabe ogniwa
Outsourcing może jednak stwarzać poważne zagrożenia. Zwłaszcza jeśli wybór padnie na niewłaściwego dostawcę usługi. Zleceniodawca ryzykuje wtedy utratę kontroli nad ważnym dla firmy obszarem — wypłynięciem poza firmę istotnych danych na jej temat. Mogą się zdarzyć także problemy prawne związane z nienależytym wywiązywaniem się dostawcy z zadań. W ekstremalnych przypadkach firma ryzykuje nawet utratę części personelu, który po jakimś czasie trudno odtworzyć.
— Dlatego przy wyborze firmy warto korzystać ze sprawdzonych jednostek — zaznacza Piotr Piątek.
Z pewnością należy wziąć pod uwagę renomę firmy i doświadczenie jej pracowników, a także proponowane warunki współpracy. Na przykład czas realizacji usługi i to, czy firma oferuje gwarancję i długość trwania tej gwarancji, a także, w jaki sposób określono realizację zlecenia.
— W przypadku agencji rekrutacyjnej ważne mogą być np. liczba kandydatów oraz forma i zawartość dokumentów poprzedzających ich prezentację. W przypadku firmy szkoleniowej — doświadczenie konkretnego trenera. W przypadku outsourcingu kadr i płac — stosowane systemy i narzędzia, a także forma raportów przedstawianych klientowi — wylicza Joanna Kotzian.
Dobra prognoza
Z roku na rok przybywa firm, które realizują działania w obszarze HR na coraz wyższym poziomie.
— Nadal jednak rynek tego typu usług jest bardzo rozdrobniony. W jego ramach funkcjonuje bardzo dużo niewielkich organizacji i firm konsultingowych starających się wypełnić lukę rynkową — zwraca uwagę Katarzyna Pawłowska.
Specjaliści z branży nie spodziewają się, aby w najbliższym czasie cała sfera HR została przekazana w outsourcing, ale zgadzają się, że jego wykorzystanie będzie rosło. Stałą współpracę z zewnętrznym dostawcą usług HR deklaruje 65-70 proc. firm na Zachodzie, w Polsce jest to 4-5 proc.
— Na rozwój outsourcingu w obszarze HR ma wpływ przede wszystkim oddziaływanie zachodnich systemów zarządzania promujących efektywność, coraz bardziej konkurencyjny rynek i poszukiwanie sposobów na obniżenie cen produktów lub usług poprzez redukcję kosztów własnych — między innymi kosztów zatrudniania i nakładów na administrację. Duże znaczenie mają także częste zmiany w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych, a co za tym idzie konieczność stałego śledzenia przepisów i dostosowywania się do nowych wymogów. A także konieczność zapewnienia poufności danych i utajnienia wysokości wynagrodzeń — mówi Katarzyna Pawłowska.