Powierzenie firmie zewnętrznej całego procesu zarządzania nieruchomościami to dobry sposób na obniżenie kosztów. Peter Maitlad i Bogdan Zasada z EC Harris opowiadają o pułapkach, które czyhają na firmy, które zdecydują się na takie rozwiązanie.
Coraz częściej słyszy się o tym, że przedsiębiorstwa powierzają swoje nieruchomości firmom zewnętrznym. Inaczej mówiąc oddają nieruchomości w zarządzanie. Co kryje się pod tymi pojęciami?
Peter Maitlad: Jednym słowem mówimy o outsourcingu. Wiele firm nie rozumie jednak znaczenia pojęcia outsourcing i nie wie, jak daleko można się z nim posunąć. Wszystkie firmy chcą dzisiaj obniżać koszty i doskonalić swoją podstawową działalność. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw chce przekazać w ręce profesjonalistów zarządzanie nieruchomościami. Bardzo duże firmy zatrudniają całe rzesze ludzi w działach administracji. Ci pracownicy zajmują się głównie obsługą procesów administracyjnych, nie wytwarzając dóbr, dzięki którym firma osiąga zyski. Dlatego dobrym pomysłem jest przetransferowanie całego zespołu do firmy zewnętrznej, która w bardziej efektywny sposób wykorzysta takich pracowników. Przynosi to korzyści, bo pozwala usprawnić organizację i co za tym idzie obniżyć koszty.
Jakie zadania można powierzyć firmie zewnętrznej?
Bogdan Zasada: Można zacząć tylko od sprzątania. W firmach całe grupy pracowników zajmują się administrowaniem, obsługą faktur, często też obsługą nieruchomości mieszkaniowych. To wszystko pochłania olbrzymie nakłady. Można to jednak przekazać firmie zewnętrznej, która przejmie cały ten proces — nawet z odpowiedzialnymi za to pracownikami i wystawi za to jedną zbiorczą fakturę.
Taki proces pozbawia jednak kontroli. Na co trzeba zwracać uwagę? Jakie pułapki się w tym kryją?
Bogdan Zasada: Często jest tak, że prezes firmy mówi „chcę w przyszłym roku za obsługę nieruchomości płacić 10 proc. mniej”.
Taka firma przekazuje więc wszystkie umowy na sprzątanie, ochronę, obsługę techniczną itd. firmie zewnętrznej i chce za te usługi płacić o 10 proc. taniej. Gdzie są pułapki? Przede wszystkim często jest tak, że dane o nieruchomościach dostarczone firmie zewnętrznej nie są właściwe. Duże instytucje często nie wiedzą nawet, ile dokładnie mają powierzchni. I tu jest pułapka, bo nie wiemy, czy oparliśmy decyzję na właściwych danych. Krótko mówiąc, czy koszty, które zostały podane, odpowiadają stanowi rzeczywistemu. Firma zewnętrzna, której się powierza takie zadanie, nie wie, jak to wszystko było do tej pory robione. Mówię tu np. o kwestii obsługi technicznej budynku, o utrzymaniu stanu technicznego, wszystkich instalacji. W przypadku banków, instytucji finansowych, szpitali jest to niezwykle ważne. Może się przecież okazać, że firma przez ostatnie lata prowadziła politykę obniżania kosztów poprzez zaniechanie konserwacji urządzeń technicznych. I żeby zachować odpowiednią jakość, trzeba będzie podnieść koszty.
Drugi problem tkwi w tym, że firma, która przejmuje zarządzanie, musi na tym zarobić. Często świadczone przez dostawcę zewnętrznego usługi nie są jawne dla odbiorcy. Nie wiadomo, jak taki zarządca pracuje, co robi, jaką jakość reprezentują jego usługi. Jeśli zleceniodawca dbał o serwis, o urządzenia techniczne, to firma zewnętrzna może obniżyć koszty poprzez stosowanie gorszej jakości materiałów lub obniżenie wydatków na serwis. To są może bardzo przerysowane pułapki, jednak trzeba na nie zwracać uwagę.
Jakie usługi są obecnie w Polsce powierzane firmom zewnętrznym?
Bogdan Zasada: Obecnie standardem jest outsourcing typowych serwisów, takich jak sprzątanie czy ochrona. Coraz częściej firmy decydują się na zlecanie obsługi technicznej. Dotyczy to głównie budynków komercyjnych. Obecnie obserwujemy jednak, że firmy chcą powierzać cały proces zarządzania nieruchomościami specjalistom z zewnątrz. Firma będąca właścicielem nieruchomości dostaje wtedy zgodnie z wypracowanymi wcześniej standardami niezbędne informacje — rozbite koszty i pogrupowane faktury.