Paragony zagraniczne mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem, że spełniają odpowiednie warunki.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, którymi są m.in. obce dowody otrzymane od kontrahentów. Do takich należy zatem zaliczyć też paragon zagraniczny, gdyż jest to zewnętrzny, obcy dowód otrzymany od kontrahenta.
Jak rozwiązać problem
— Wystarczy umieścić na odwrocie paragonu zagranicznego dane firmy (pieczątkę) i podpis osoby, która dokonała opłaty oraz podać w związku z czym były one dokonane (np.: transport towarów, materiałów, surowca, elementów, części na trasie miejscowość A — miejscowość B, podróż służbowa (własnym lub służbowym) samochodem do miejscowości X, wyjazd do miejscowości Y po maszyny, materiały, surowce, przeliczenie waluty obcej na PLN, stosując ustalone zasady przez firmę, opisane w zakładowym planie kont — mówi Marian Jankowski, doradca podatkowy z kancelarii Lidmar.
Dodaje, że nie ma potrzeby dodatkowego dokumentowania dowodem wewnętrznym opłat za przejazd autostradą, parkowanie czy inne drobne wydatki.
Kiedy brakuje opisu
Natomiast brak w firmie opisowego zakładowego planu kont i w nim zasad postępowania z tymi drobnymi wydatkami, dokumentowanymi np. paragonami zagranicznymi, może być przyczyną kłopotu — nieuznania wydatku za koszt uzyskania przychodu przez organa kontroli skarbowej.
— Stąd paragony zagraniczne dokumentujące określone drobne wydatki zawierające dla przykładu wyżej wymienioną adnotację i spełniające dodatkowe warunki wynikające z przyjętej polityki rachunkowości mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu — podsumowuje Marian Jankowski.