SIMIK to system pomagający urzędnikom zarządzać, monitorować i rozliczać realizację programów operacyjnych. Teoretycznie.
Według Beaty Rudzkiej, zastępcy dyrektora Departamentu Instytucji Płatniczej w Ministerstwie Finansów — resorcie odpowiedzialnym za przygotowanie SIMIK (Systemu Informatycznego Monitoringu i Kontroli Finansowej Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności), wnioski z kontroli systemu przeprowadzonych przez Najwyższą Izbę Kontroli oraz opinie Komisji Europejskiej nie były negatywne — jeśli nie liczyć uwag, że system nie jest wdrożony.
Dobrze, ale źle
System odebrano od wykonawcy — krakowskiej firmy Comarch — w grudniu 2004 r. Od tego czasu trwa wdrażanie systemu.
— Przez te trzy lata mieliśmy do czynienia z ciągłymi zmianami dokumentów określających zasady przyznawania dotacji z funduszy strukturalnych. Wprowadzano nowelizacje rozporządzeń — modyfikowano listy załączników, wzory wniosków. W związku z tym konieczne były zmiany w systemie — wyjaśnia Beata Rudzka.
Na podobne przyczyny zwraca uwagę Paweł Prokop, wiceprezes Comarchu.
— SIMIK działa zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego. Problemy instytucji z dostępem do systemu i jego użytkowaniem wynikają przede wszystkim z dużej rotacji pracowników urzędów odpowiedzialnych za obsługę funduszy unijnych oraz z braku koordynatorów, których zadaniem jest wspieranie na miejscu użytkowników. Inną przyczyną trudności jest liczba zaangażowanych instytucji — około 150 — i brak formalnego zwierzchnictwa resortu finansów nad tymi instytucjami — wyjaśnia Paweł Prokop.
Na piechotę…
Wdrożenie SIMIK odbywa się w dwóch etapach. Pierwszy dotyczy części służącej do obsługi wniosków — rejestracji projektów, kontraktów, przetargów. W drugim wdrażana jest część finansowa, która obejmuje rozliczenia projektów, przygotowania raportów. Jak informuje Beata Rudzka, obydwie części SIMIK w pełni działają tylko w jednym z siedmiu programów operacyjnych — Pomoc Techniczna.
— Do końca kwietnia chcemy zakończyć wprowadzanie do pierwszego modułu systemu danych historycznych, dotyczących projektów w ramach programu Rozwój Zasobów Ludzkich. Bez tego niemożliwe jest wdrożenie modułu finansowego. Obecnie w przygotowaniu rozliczeń, obsłudze wniosków o płatność posługujemy się programem Exel. To spowalnia proces i sprzyja błędom — wyjaśnia Paweł Chorąży, dyrektor Departamentu Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego.
Problemy mają także instytucje zaangażowane we wdrażanie Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (ZPORR). Zdzisław Sawala, dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu, mówi, że w tym regionie SIMIK w ogóle nie działa.
— System nie jest dostosowany do naszych potrzeb. Właściwie go nie używamy — opieramy się na dokumentacji papierowej — dodaje Adam Górski, kierownik wydziału funduszy Unii Europejskiej w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Poznaniu.
…i pod górę
Problemy z systemem mają także beneficjenci. Najpierw nie mogli doczekać się programu komputerowego do przygotowywania wniosków. Kiedy w końcu trafił do wnioskodawców — miał wiele błędów — część udało się wyeliminować.
— Generator w sposób sumuje niektóre wskaźniki realizacji inwestycji. Przykładowo, konsekwencją podliczania danych procentowych jest wskazanie generatora że inwestycja ograniczy emisję szkodliwych substancji do powietrza o 250 proc. Wypełniając wniosek do działania 2.3. programu Rozwój Zasobów Ludzkich w części finansowej trzeba samodzielnie przeliczać rozbicie kosztów, choć generator mógłby pobrać te informacje z wypełnionych wcześniej pól — podaje przykłady Michał Gwizda, menedżer w dziale doradztwa finansowego Accreo, specjalizujący się w pomocy publicznej.
W jakim stopniu wadliwy system spowalnia proces wydatkowania w Polsce unijnych pieniędzy?
— SIMIK ma marginalny wpływ na wnioskowanie i poziom absorpcji. Utrudniona jest analiza i monitoring wykorzystania funduszy, ale każde nowe narzędzie informatyczne jest wyzwaniem dla administracji. Urzędnicy przyzwyczaili się po prostu do dotychczasowych narzędzi — uważa Beata Rudzka.
Trudno także znaleźć odpowiedzialnego za wydanie około 13 mln zł na system, który wciąż nie działa poprawnie.
— Comarch ponosi negatywne konsekwencje wizerunkowe związane z kłopotami wynikłymi z projektu SIMIK, a będącymi poza zakresem prac określonych w umowie na budowę i rozwój tej aplikacji — podkreśla Paweł Prokop.
A Komisja też się spóźnia
Czy historia pod tytułem SIMIK znajdzie szczęśliwy finał?
— Elementy systemu są stopniowo uruchamiane w poszczególnych programach. Resorty pracują także nad wytycznymi dotyczącymi wprowadzania danych do części finansowej. Powinny być gotowe w kwietniu — twierdzi Beata Rudzka.
Dodaje, że już wkrótce do wszystkich instytucji — użytkowników systemu — trafią koordynatorzy, którzy pomagać będą urzędnikom.
Co z systemem na kolejny siedmioletni okres programowania? Zgodnie z przygotowywanym przez Komisję Europejska rozporządzeniem, wdrożenie systemu informatycznego będzie warunkiem przekazania krajom członkowskim UE środków z funduszy strukturalnych.
— Komisja Europejską nie przygotowała ostatecznej wersji rozporządzenia, ani sama nie wdrożyła systemu. Dlatego za wcześnie jeszcze na decyzję, czy stworzymy nową aplikację, czy zmodyfikujemy obecną — sumuje Beata Rudzka.
Jednak z odpowiedzi Ministerstwa Finansów na interpelację poselską Marka Biernackiego w sprawie SIMIK wynika, że „celowe i realne wydaje się dostosowanie istniejącego oprogramowania (…). Budowa systemu od nowa i jego wdrożenie zajmie minimum trzy lata, przy założeniu, że znane są struktura organizacyjna wdrażania, dokumenty programowe oraz wzory dokumentów wykorzystywanych w trakcie wdrażania (…)”.