Korzystanie z prywatnych samochodów pracowników to dobry sposób na obniżenie wydatków firmy.
Firma, która decyduje się na wykorzystanie prywatnego samochodu pracownika, zwraca mu koszty związane z eksploatacją auta do celów służbowych. W zasadzie pracownik nie powinien ponosić z tego tytułu żadnych kosztów podatkowych. Jednak, po ostatnich zmianach podatkowych opinie ekspertów i izb skarbowych są w tej sprawie podzielone.
— Należy pamiętać, że wydatki te mogą być kosztem uzyskania przychodu jedynie wtedy, gdy nie przekraczają określonych przepisami ustawy limitów — mówi Anna Hrymak, asystent z firmy EVIP Doradztwo Podatkowe.
Limity te określane są za pomocą kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) lub ryczałtu.
Kilometrówka
Metoda kilometrówki może zostać zastosowana zarówno do przejazdów lokalnych, jak i zamiejscowych. Stawki zależą od pojemności silnika samochodu (patrz ramka).
— Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z eksploatacją samochodu pracownika, w części nieprzekraczającej limitów wynikających z tzw. kilometrówki. Musi jednak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu — przypomina Agnieszka Szewczyk-Tomasiak, doradca podatkowy w firmie EVIP.
Ewidencja powinna wskazywać co najmniej: imię i nazwisko oraz adres osoby korzystającej z pojazdu, numer rejestracyjny i pojemność silnika samochodu, datę, cel wyjazdu, opis trasy (skąd — dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, podpis pracodawcy i jego dane (art. 16 ust. 5 ustawy o CIT).
— Tak udokumentowana eksploatacja samochodu powinna zostać potwierdzona przez pracodawcę-podatnika na koniec każdego miesiąca — wyjaśnia Agnieszka Szewczyk-Tomasiak.
Ryczałt
Za pomocą ryczałtu możemy rozliczać wydatki związane z używaniem samochodu pracownika tylko w przypadku przejazdów lokalnych. Maksymalna wysokość ryczałtu uzależniona jest od liczby mieszkańców miasta, w którym zatrudniony jest pracownik i obliczana jest jako iloczyn stawki za jeden km przebiegu pojazdu oraz miesięcznego limitu kilometrów.
Górny limit kilometrów wynosi:
- w mieście do 100 tys. mieszkańców — 300 km,
- w mieście pomiędzy 100 a 500 tys. mieszkańców — 500 km
- w mieście powyżej 500 tys. mieszkańców — 700 km.
Decydując się na rozliczanie przejazdów lokalnych za pomocą ryczałtu pracodawca może sam określić kwotę ryczałtu.
— Należy jednak pamiętać, że kwota wyższa od iloczynu stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu oraz miesięcznego limitu kilometrów dla danej miejscowości nie zostanie przez fiskus uznana za koszt — dodaje Agnieszka Szewczyk-Tomasiak.