Przedsiębiorca może upoważnić inną osobę do wykonywania w jego imieniu określonych czynności na jego profilu jako płatnika składek na ubezpieczenia społeczne. Podmiot odprowadzający te daniny za ubezpieczonych - np. pracodawca, ale nie tylko - nie ma bowiem bezwzględnego obowiązku samodzielnie je rozliczać. Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) informuje o tym, przypominając, że mija właśnie pierwszy rok, od którego płatnicy muszą zakładać i posiadać takie profile na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.
Postulaty inspekcji pracy
Konto na PUE ZUS można utworzyć online lub stacjonarnie. To założone elektronicznie należy następnie zautoryzować profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym – zwracają uwagę prawnicy kancelarii PCS Legal. Podkreślają, że od stycznia 2023 r. obowiązek posiadania profilu na zusowskiej platformie dotyczy każdego przedsiębiorcy. ZUS przypomina, że muszą go mieć także ci z prowadzących działalność gospodarczą, którzy opłacają składki wyłącznie za siebie, a także małe firmy rozliczające tę daninę za nie więcej niż pięć osób.
Trzeba przy tym dodać, że zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych pracowników i osób pracujących na innej podstawie niż stosunek pracy jest kontrolowane nie tylko przez ZUS, ale też Państwową Inspekcję Pracy (PIP). To jeden ze sposobów, którym weryfikuje ona legalność zatrudnienia. W swoim sprawozdaniu z działalności za 2022 r. - już przyjętym przez Sejm - inspekcja zwraca uwagę, że liczba osób niezgłoszonych lub zgłoszonych nieterminowo wzrosła w ubiegłym roku o ok. 6 tys. w porównaniu do 2021 r. PIP apeluje o zmianę prawa, która pozwoli na udostępnienie inspektorom pracy bezpośredniego (online) dostępu do baz danych ZUS dla potwierdzenia takich zgłoszeń w czasie prowadzonych przez nich kontroli.
Według informacji ZUS płatnik składek będący osobą fizyczną może założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie, np. księgowej lub pracownikowi biura rachunkowego. Osoby prawne muszą działać przez ustawowych lub statutowych przedstawicieli. Jednak i one mają prawo upoważnić do tego kogoś innego, np. swojego pracownika lub osobę z biura rachunkowego.
Pełnomocnictwo jest potrzebne także do tego, aby wspomniana księgowa czy pracownik biura rachunkowego mogli obsługiwać profile płatników składek na PUE ZUS, czyli rozliczać je i kontaktować się z zakładem. Takie upoważnienie można złożyć elektronicznie przez tę platformę, a także osobiście w formie papierowej w dowolnej placówce ZUS lub pocztą – na formularzu PEL. Przedsiębiorca powinien wskazać w nim datę, od której dana osoba powinna mieć dostęp do profilu, ewentualnie końcową, jeśli chce ograniczyć upoważnienie w czasie. ZUS zastrzega, że osoba, której jest udzielane pełnomocnictwo, musi mieć swoje konto na platformie.
Niepełne upoważnienie
ZUS informuje, że przedsiębiorca może ograniczyć uprawnienia osoby wykonującej w jego imieniu czynności płatnika, pozwalając jej na dostęp do wybranych informacji – np. do korespondencji, konkretnego typu wniosków czy do zwolnień lekarskich osób zgłoszonych do ubezpieczeń. Takiego ograniczenia można dokonać po jakimś czasie od udzielenia pełnego pełnomocnictwa. Wtedy wystarczy wypełnić PEL, wskazując w nim nowy zakres umocowania.
Pełnomocnictwo może być odwołane przez mocodawcę i przez pełnomocnika. Służy do tego formularz PEL-O.