Obieg korespondencji w każdej kancelarii prawnej — istotny z punktu widzenia terminowości, skuteczności oraz organizacji pracy — od wielu lat funkcjonował według utartych, niezmiennych zasad. Dopiero zmiana operatora obsługującego przesyłki sądów i prokuratur przyniosła wiele pytań i wątpliwości, rozpoczynając jednocześnie dyskusję na temat wymagań ustawy Prawo pocztowe. Niezależnie od licznych głosów i komentarzy na ten temat najważniejsza powinna być jednak debata o cyfryzacji usług pocztowych i odejściu od przestarzałego, analogowego systemu opartego na papierowych potwierdzeniachg i druczkach. Dlatego wprowadzanie innowacyjnych systemów IT może być korzystne dla wszystkich odbiorców przesyłek sądowych, a przede wszystkim dla całego wymiaru sprawiedliwości.
Dlaczego warto zwrócić uwagę na aplikację Smartlex, która powstała z myślą o kancelariach prawniczych? Jej głównym założeniem jest stworzenie punktu pocztowego, który pozwala na nadawanie i odbieranie wcześniej awizowanych przesyłek przez 24 godziny 7 dni w tygodniu, bez konieczności wychodzenia z biura. Usługa powstała m.in. w wyniku postulatów Naczelnej Rady Adwokackiej kierowanych do operatora pocztowego. Kluczową zaletą tego rozwiązania jest to, że w przypadku nieobecności pełnomocnika (adresata) korespondencji przychodzącej osoba upoważniona w kancelarii będzie mogła przechowywać awizowane przesyłki i wydawać je w dogodnym terminie. Raz na zawsze zniknie wtedy konieczność — niejednokrotnie uciążliwa — obecności w biurze w ściśle określonym czasie lub upoważniania innych osób do odbioru korespondencji. Własny punkt w kancelarii prawnej pozwoli też na samodzielne nadawanie korespondencji pocztowej w systemie informatycznym w specjalnych cenach. Takie nadanie będzie miało skutek już w chwili zarejestrowania przesyłki on-line i będzie mogło być wykorzystywane w procedurze karnej, jak również w celu wykazania nadania korespondencji do drugiej strony w procedurze cywilnej.
Po co zmieniać dotychczasowe przyzwyczajenia? Czy oszczędność finansowa jest wystarczającym powodem? Czy warto podjąć decyzję o podpisaniu umowy i zamówić kuriera, który uruchomi punkt pocztowy w naszej kancelarii? Choć nie mam wątpliwości, że elastyczność przyjmowania korespondencji — zgodnie z prawem, a nie praktyką stosowaną przez poprzedniego operatora — jest warta tego wysiłku, najważniejsze wydaje się przyszłościowe myślenie o organizacji biura podawczego w kancelarii. System, który dziś wydaje się nowy, dziwny — kiedyś będzie dla wszystkich standardem i codziennością. Jeśli nie prywatny operator, to wprowadzi go inna firma — polska lub zagraniczna. Bo usługi pocztowe są skazane na rozwój i wyjście z archaicznego modus operandi. Nie mam wątpliwości, że w przyszłości punkt pocztowy w każdej kancelarii będzie dla nas jak bankomat czy tablet, a większość korespondencji będzie obsługiwana elektronicznie.
Niewątpliwie zmiana operatora i wprowadzenie konkurencji na rynku pocztowym przyniosło ogromną transformację systemową. Może też jednak być szansą dla prawników na przekonanie się do elektronicznego obiegu informacji i e-kancelarii. Czyli nowoczesnych rozwiązań, które od dawna działają w sektorze handlowym czy telekomunikacyjnym.
Materiał przygotowany przez:
