Po pierwsze: nie trać celu z oczu

Wojciech Chmielarz
opublikowano: 13-02-2008, 00:00

Systemy zarządzające procesami biznesowymi usprawniają działanie firmy, redukują koszty i zwiększają efektywność.

Model zarządzania procesami pomaga zrozumieć biznes i dopasować go do otoczenia

Systemy zarządzające procesami biznesowymi usprawniają działanie firmy, redukują koszty i zwiększają efektywność.

Polskie przedsiębiorstwa muszą konkurować z coraz bardziej agresywnymi firmami z Europy Zachodniej czy Dalekiego Wschodu. Wygrywają kulturą organizacyjną i dojrzałością biznesową, lecz przegrywają — kosztami pracy. Polacy powinni więc produkować szybciej i taniej — i tu znajdzie się miejsce dla systemów zarządzających procesami biznesowymi (Business Process Management, w skrócie BPM).

— BPM to system zarządzania i optymalizowania określonych procesów biznesowych, np. sprzedaży czy produkcji „tu i teraz”. Pracownik kierowany przez to oprogramowanie wie, jakie czynności i w jakiej kolejności powinien wykonać — tłumaczy Manoj Nair, prezes Columbus Polska.

Proces to podstawa

Definicja określa proces w biznesie jako ciąg zdarzeń — zależnych od siebie i następujących w określonych sekwencjach czasowych. Co na to praktyka?

— Przyjęcie zapytania ofertowego od klienta, stworzenie dla niego oferty, która po uzgodnieniu zostanie zmieniona na zamówienie kierowane później do realizacji, następnie dostarczenie towaru do klienta — to proces, w który zaangażowani są konkretni ludzie, zasoby materialne i czas — tłumaczy Marcin Sokołowski z Epicor Software.

To ciąg wynikających z siebie wydarzeń prowadzących do określonego skutku — w tym przypadku korzyści biznesowej.

— Adam Smith stwierdził, że produkcja igieł stanie się wydajniejsza, jeśli każda grupa pracowników będzie wykonywała tylko jedno zadanie. Zgodnie z koncepcją angielskiego uczonego, współcześni menedżerowie także koncentrują się na poszczególnych czynnościach — jeden na otrzymaniu i przekazaniu zlecenia, drugi na produkcji, a inny na wydaniu produktu z magazynu. Żaden z nich nie traci jednak z oczu wspólnego celu, czyli dostarczenia klientowi dobrej jakości towaru w uzgodnionym czasie — przekonuje Dariusz Kudzia, prezes Apriso Polska.

Ryzyko niesprostania temu zadaniu mają wyeliminować rozwiązania BPM. Wskazują one i wiążą ze sobą kolejne czynności wykonywane przez pracowników.

Żelazne zasady

Bardzo często ci sami dostawcy proponują systemy BI i BPM. Czym się one różnią? Pierwsze to rozwiązania analityczne, pozwalające podejmować długofalowe, strategiczne decyzje. Zadaniem drugich jest działanie „tu i teraz”, wskazanie problemu i natychmiastowe jego rozwiązanie.

— System BPM informuje o działaniu poszczególnych procesów, pozwala także na bieżącą kontrolę ich realizacji. W przypadku jakichkolwiek opóźnień czy zaniedbań ze strony pracownika system wysyła monit do jego przełożonego. To skutkuje podniesieniem jakości obsługi klienta — twierdzi Tomasz Kulczyński, analityk biznesowy w ArchiDoc.

W skrajnych przypadkach można zautomatyzować proces do tego stopnia, że wykonanie czynności B nie będzie możliwe bez wykonania czynności A, np. jeśli pracownik nie wprowadzi do komputera informacji o rozpoczęciu pracy, nie będzie mógł uruchomić maszyny. W ten sposób niejako zmusza się pracowników do przestrzegania firmowych zasad.

— To restrykcyjny model, ale też gwarantujący wysoką jakość produkcji — przekonuje Dariusz Kudzia.

Systemy BPM nie tylko „pilnują” pracowników, ale także usprawniają ich pracę.

— Można np. zautomatyzować określone czynności i wprowadzić reguły „co jeśli”, a także przypisać konkretne osoby do danego zadania lub uzależnić postęp jednego procesu od wyniku innego. I tak, jeśli zamówienie klienta X przekracza zdefiniowany poziom kredytowy, system najpierw sprawdza należności tego klienta i — w zależności od wyniku — wymaga potwierdzenia osoby Y lub automatycznie przekazuje do odpowiedniego działu — opowiada Marcin Sokołowski.

Same zalety

Do najczęściej wymienianych korzyści płynących z wdrożenia BPM zalicza się: usprawnienie procesów biznesowych, większą automatyzację realizowania polityki firmy, lepszą efektywność procesów biznesowych oraz redukcję kosztów. Przedstawiciele branży twierdzą, że liczba inwestycji w BPM będzie się zwiększać, bo to największy niezagospodarowany obszar w polskim IT.

Banki należą do procesowej awangardy

Firmy często porządkują swoje procesy biznesowe, aby w ten sposób zapewnić sukces uruchomienia i działania systemu wspomagającego zarządzanie. Przedsiębiorstwa zainteresowane zarządzaniem procesowym są bardzo różnorodnej proweniencji. W awangardzie od lat znajdują się banki, które dawno już uznały, że jakość ich procesów biznesowych przekłada się wprost na jakość obsługi klienta. Do grona klientów IDS Scheer rekrutujących się z sektora bankowego dołączyły w 2007 r. m.in.: BGŻ, Bank Pekao, Gospodarczy Bank Wielkopolski i Dom Maklerski BZ WBK. Także w 2007 r. bank BPH zakończył wdrożenie rozwiązania do kontroli swojego ryzyka operacyjnego. Było to pierwsze w Polsce takie wdrożenie. Banki od dawna starały się minimalizować ryzyko operacyjne poprzez wdrażanie procedur kontrolnych czy eliminację błędów transakcyjnych. Zalecenia Bazylejskiego Komitetu ds. Nadzoru Bankowego sprawiły, że banki muszą wykorzystywać całościowe rozwiązania wspierające kontrolę ryzyka operacyjnego. Ponieważ ryzyko to nie ma charakteru finansowego, systemy umożliwiające jego minimalizację muszą obejmować wszystkie aspekty działania banku. W 2007 r. wśród 112 klientów, zainteresowanych wdrożeniem autorskich rozwiązań klasy Business Process Management, aż 44 rekrutowało się z grona nowo pozyskanych. Takim 30-procentowym udziałem nowych klientów w dziedzinie BPM może się pochwalić naprawdę

niewiele firm w Polsce.

Grzegorz Pindur

prezes IDS Scheer Polska

7-12

miesięcy Tyle trwa wdrożenie systemu BPM.

Wojciech Chmielarz

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Wojciech Chmielarz

Polecane