Pod koniec lipca Poczta Polska otworzyła oferty w jednym z największych tegorocznych przetargów sprzętowych — zamówieniu na 30 tys. tabletów z transmisją danych o łącznej szacowanej wartości ponad 100 mln zł. Według informacji z otwarcia podanej przez operatora: T-Mobile zaproponował wykonanie zamówienia za 125,6 mln zł brutto, a konsorcjum Integrated Solutions z Orange Polska za 131,3 mln zł. Później zaczęły pojawiać się pytania i gigantyczny przetarg pozostaje nierozstrzygnięty do dziś.
Samsung rządzi
Choć na rynku jest wiele modeli tabletów, to okazało się, że dwóch konkurujących dostawców zaproponowało dokładnie ten sam model — Samsung Galaxy Tab 2 LTE. Dla laika to zadziwiający zbieg okoliczności, jednak dla firm zainteresowanych przetargiem było jasne od początku, że tylko ten model spełnia pierwotne wymagania opisane w przedmiocie zamówienia, a ponadto mieści się w przewidzianym budżecie.
Odwołania od zapisów przetargu złożyła m.in. spółka IT Business Group, wskazując już w maju, że wymagania spełnia tylko tablet Samsunga. Firma odwołała się w zakresie wymagań dotyczących wielkości urządzenia, parametrów procesora oraz lampy błyskowej. Po analizie odwołania Poczta Polska jeszcze przed rozprawą w KIO uwzględniła i zmieniła wymagania dotyczące parametrów procesora i lampy błyskowej, a rozmiar urządzenia był przedmiotem rozprawy w KIO. Do odwołania krakowskiego IT Business Group przystąpił Polkomtel.
W trakcie postępowania odwoławczego przed KIO przedstawiciele Poczty Polskiej wskazywali, że istnieją jeszcze trzy modele, spełniające parametry. Krakowska spółka wskazywała, że jeden z tych modeli jest niedostępny, gdyż zakończono jego produkcję, a dwa kolejne to urządzenia z dużo wyższej półki cenowej z cenami na poziomie 5-8 tys., podczas gdy szacowany budżet urządzenia to około 2 tys. zł.
W wyniku odwołania Poczta sama zmieniła część parametrów technicznych, a na skutek wyroku KIO zwiększyła przekątną matrycy urządzenia do 10 cali, czego domagała się IT Business Group. Firma walczyła o zmianę parametrów, gdyż chciała zaproponować tablet Microsoft Surface Go LTE. Ostatecznie, choć większość jej uwag zostało uwzględnionych, nie złożyła oferty.
Specyficzne wymagania
Tablety, które chce kupić Poczta, będą wykorzystywane przez listonoszy do świadczenia usług na rzecz klientów korzystających z usługi elektronicznego potwierdzenia odbioru (EPO), w szczególności związanych z doręczaniem przesyłek sądowych. W grudniu 2018 r. Poczta wygrała wart 890 mln zł przetarg na obsługę przesyłek sądowych.
Twierdzi, że zamawiający, czyli Sąd Apelacyjny w Krakowie, bardzo rygorystycznie określił wymagania, jakie muszą zostać spełnione w zakresie jakości podpisów składanych przez odbiorców przesyłek. Przykładowo przy składaniu podpisu częstotliwość próbkowania powinna być nie mniejsza niż 100 Hz (jedna próbka na nie więcej niż 10 ms), wymaga się też, by czas próbkowania był podawany w milisekundach, a skala pomiaru siły nacisku pióra była co najmniej od 1 do 100.
„Wymagania Sądu Apelacyjnego w Krakowie — największego klienta Poczty Polskiej korzystającego z usługi doręczania przesyłek z EPO — bardzo mocno ograniczają ilość dostępnych na rynku urządzeń, które mogą być wykorzystane w procesie doręczania przesyłek z EPO” — informuje biuro prasowe Poczty Polskiej.
Standardowo firmy logistyczne używają w procesie dostarczania przesyłek niewielkich urządzeń o wielkości przekątnej ekranu 4-5 cali. Poczta musi jednak korzystać z urządzeń, które pozwalają na oparcie ręki w momencie składania podpisu. Nie może więc wybrać urządzeń tak małych, jakich używają inni operatorzy, co ogranicza wybór rynkowy. Z drugiej strony ze względu na wygodę listonoszy, którzy noszą wiele rzeczy, urządzenie nie może być za duże.
— Reasumując, sąd nie określił wprost samego rozmiaru tabletu, ale wskazane powyżej wymagania determinują rozmiar urządzenia, na którym ma być realizowany proces doręczania przesyłek z EPO — informuje Poczta.
W hurcie drożej
Choć obaj wykonawcy oferują ten sam model urządzenia, to jego wycena jest kolosalnie różna. W zamówieniu podstawowym, czyli 20 tys. sztuk, konsorcjum Orange’a wycenia jeden tablet z ładowarką na 2319,83 zł netto. T-Mobile wycenił jedną sztukę w zamówieniu podstawowym na 3400 zł netto. W handlu detalicznym ten model tabletu można kupić w przedziale 1700-1800 zł brutto.
Pytani przez nas dystrybutorzy IT odpowiadają, że ich klienci przy zakupie jednej sztuki urządzenia Samsung Galaxy Tab 2 LTE zapłacą 1700 zł. Przy większych zakupach mogą liczyć na upusty, a stali, duzi klienci dostają dodatkowe rabaty. Z czego więc wynika cena w ofercie złożonej przez operatorów telekomunikacyjnych?
Na to pytanie biura prasowe Orange Polska i T-Mobile nie odpowiadają. Poza dostawą tabletu przetarg obejmuje wiele usług, w tym napraw nie objętych gwarancją. Ta pozycja musiała zostać oddzielnie wyceniona w formularzu.
„Oferenci mieli dowolność kształtowania poszczególnych elementów składowych oferty, tj. mogli oddzielnie wycenić koszt zakupu urządzenia i koszt realizacji napraw serwisowych” — informuje biuro prasowe Poczty.
Zwraca uwagę, że w przeciwieństwie do detalu, gdzie obowiązki sprzedającego kończą się praktycznie w momencie sprzedaży urządzenia, dostawca w ramach tego kontraktu musi spełnić jeszcze wiele dodatkowych czynności, m.in. dostarczyć je do wszystkich wskazanych placówek zamawiającego, czyli w sumie do ponad 1500 miejsc na terenie całego kraju, zapewnić logistykę dla urządzeń uszkodzonych i zastępczych czy zapewnić wsparcie techniczne i osobowe.
„Te obowiązki generują koszty po stronie dostawcy. To sprawia, że ceny urządzeń oferowanych w ramach przygotowywanego kontraktu nie można w żaden sposób porównać z cenami takich samych urządzeń oferowanych na rynku detalicznym” — informuje Poczta Polska.
Errare humanum est
Po dwóch miesiącach od otwarcia ofert przetarg nadal nie został rozstrzygnięty. Pracownicy zamówień Poczty mają ból głowy, gdyż analiza formularzy cenowych prowadzi do wniosku, że ostateczne ceny ofert wykonawców mogą być diametralnie różne od podanych przez operatora przy otwarciu ofert, co zmienia też kolejność wykonawców w ocenie ofert.
Z formularza wynika, że konsorcjum Orange’a mogło dwukrotnie policzyć koszt napraw nieobjętych gwarancją, a po korekcie wartość oferty powinna spaść do 116,7 mln zł brutto, czyli być tańsza od oferty T-Mobile. Z drugiej strony w formularzu cenowym T-Mobile cena tabletów brutto została podana jako cena netto (bez powiększenia o VAT) z przypisem mówiącym o odwróconym VAT, tzn. że obowiązek podatkowy spoczywa na zamawiającym, który dla 30 tys. urządzeń powinien uiścić 21,3 mln zł podatku.
Razem z VAT wartość zamówienia wzrasta do 146,9 mln zł. Orange Polska nie komentuje kwestii omyłki, która może zdecydować o rozstrzygnięciu przetargu. Podobnie T-Mobile.
„Nie jesteśmy upoważnieni do komentowania zakresu i przebiegu przetargu, tym bardziej że nie został on jeszcze rozstrzygnięty” — informuje biuro prasowe operatora.
Gigantyczne zamówienie
Ze względu na specyfikę zamówienia, liczbę dostarczanych urządzeń, liczbę punktów, do których mają być dostarczone, oraz obszar wdrożenia, przetarg Poczty Polskiej na tablety dla listonoszy z usługą transmisji danych to jeden z największych tego typu projektów realizowanych w Europie w ciągu ostatnich lat. Poza dostawą tabletów na wykonawcy będzie spoczywał obowiązek przygotowania i udostępnienia aplikacji wsparcia i interfejsu API, czyli kanałów komunikacji, za pośrednictwem których pracownicy operatora będą dokonywać zgłoszeń w przypadku awarii i uszkodzeń. Każdy tablet będzie musiał zostać odpowiednio skonfigurowany, czyli będzie na nim musiał zostać zainstalowany system do zdalnego zarządzania flotą urządzeń i aplikacja Poczty do realizacji procesu doręczania przesyłek na urządzeniach mobilnych. Zwycięzca przetargu będzie musiał zapewnić odpowiednie SLA w zakresie podejmowania i realizacji zgłoszeń serwisowych, zapewnić urządzenia zastępcze na czas napraw oraz logistykę dla urządzeń uszkodzonych i zastępczych.