Kwestia staranności w regulowaniu podatków staje się tym ważniejsza, że nawet drobne przedsięwzięcie realizowane na najniższym szczeblu przedsiębiorstwa, ale bez dostatecznej pieczołowitości, może zostać uznane przez skarbówkę za unikanie opodatkowania i narazić je na szkody. Aby zapobiec takim przypadkom, niezbędne jest budowanie określonej świadomości i stałej wzajemnej wymiany informacji między odpowiednimi działami i z kierownictwem. Przy obecnym skomplikowanym systemie podatkowym i podejściu fiskusa do różnych projektów biznesu zobowiązania publicznoprawne nie są już bowiem wyzwaniem tylko dla księgowego, co podkreślali uczestnicy debaty „Jak zabezpieczyć interesy spółek i członków zarządu w zmieniającej się rzeczywistości podatkowej”, przeprowadzonej przez „Puls Biznesu” pod patronatem kancelarii Baker McKenzie.
Element planowania wyników
Katarzyna Kopczewska, partner w kancelarii Baker McKenzie, kierująca jej zespołem podatkowym, zwróciła uwagę, że wiele zmieniło się zarówno w Polsce, jak i innych krajach w podejściu do zobowiązań podatkowych i odpowiedzialności za nie, od kiedy wielkie międzynarodowe koncerny zaczęły traktować podatki jako element planowania swoich wyników finansowych. W odpowiedzi na to administracje podatkowe zaczęły wprowadzać rozwiązania służące zapobieganiu działaniom optymalizacyjnym.
– Odpowiedzialność za podatki przeniosła się z tradycyjnej księgowości, polegającej m.in. na sporządzaniu deklaracji podatkowych, na inne osoby pełniące w firmie istotne funkcje, czyli na dyrektora finansowego, dyrektora ds. podatkowych czy departament podatkowy. Ponadto na członków zarządu, którym podlega komunikacja z inwestorami, wdrażanie linii biznesowych czy którzy są odpowiedzialni za raportowanie wyniku finansowego. Ta odpowiedzialność przeniosła się zatem znacznie wyżej w strukturze władz spółki i to widać także podczas wszczynanych w Polsce kontroli czy postępowań podatkowych – podkreśliła Katarzyna Kopczewska.
Odpowiedzialność za podatki przeniosła się z tradycyjnej księgowości, polegającej m.in. na sporządzaniu deklaracji podatkowych, na inne osoby pełniące w firmie istotne funkcje, czyli na dyrektora finansowego, dyrektora ds. podatkowych czy departament podatkowy.
Jak wyjaśniła, organy skarbowe rzadziej już wzywają np. na przesłuchanie specjalistów zajmujących się w firmie księgowością, a częściej osoby podejmujące kluczowe decyzje. Wynika to także z regulacji podatkowych, którymi wprowadzono obowiązek podpisywania określonych dokumentów przez członków zarządu. Tak jest np. z podatkiem u źródła w Polsce, czyli podatkiem, za którego prawidłowe obliczenie i pobranie odpowiedzialne są polskie spółki dokonujące płatności na rzecz podmiotów zagranicznych.
Z takiego podejścia organów podatkowych do odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe przedsiębiorstw doskonale zdają sobie sprawę ich szefowie.
– Finalnie odpowiedzialność ciąży jednak na kierowniku jednostki. A ponieważ bliższa ciału koszula, to ja czuję się osobiście odpowiedzialna za kwestie podatkowe w grupie Asseco. Wiem, że gdy odwiedzi nas inspektor, to zapuka do moich drzwi, bez względu na to, czy sprawa będzie dotyczyć spółek w Słowacji, Izraelu, Niemczech czy w Polsce – stwierdziła Karolina Rzońca-Bajorek, wiceprezes ds. finansowych w Asseco Poland.
Transparentność podatkowa i odpowiedzialność społeczna nabierają coraz większego znaczenia. Do tych kwestii przykłada się obecnie znacznie większą wagę niż kiedyś – z perspektywy zarówno regulacyjnej, jak i marketingowej.
Obszary odpowiedzialności
Jak zauważyła Katarzyna Grodziewicz, counsel w zespole rynków kapitałowych w kancelarii Baker McKenzie, odpowiedzialność członków organów spółek nie wynika jedynie z przepisów podatkowych.
– Odpowiedzialność związana z kwestiami podatkowymi nie sprowadza się tylko do odpowiedzialności działów księgowych. Zastosowanie znajdują ogólne zasady odpowiedzialności, wynikające m.in. z Kodeksu spółek handlowych, ale np. w odniesieniu do spółek publicznych trzeba też mieć na uwadze dodatkowe wymagania wynikające z regulacji związanych z ich statusem, w tym w zakresie obowiązków informacyjnych. Warto mieć tego świadomość – podkreśliła przedstawicielka kancelarii.
– Trzeba sobie jasno powiedzieć, że to ja odpowiadam za nadzór – niekoniecznie za swoje błędy, ale za nadzór oraz należytą staranność, i to też wynika z przepisów. Jest to dla mnie oczywista odpowiedzialność, a zarazem bardzo duże wyzwanie, związane m.in. z nowymi i trudnymi w interpretacji oraz wdrożeniu podatkami, jak IFT[KK1] , o którym niewielu słyszało, albo Filar 2, czyli globalny podatek minimalny[KK2] dla takich grup kapitałowych jak nasza. Na potrzeby jego rozliczeń mamy do zebrania od naszych podmiotów 330 deklaracji. To są działania na pograniczu obowiązków podatkowych i sprawozdawczych – wyliczała wiceprezes Asseco Poland.
Kwestia odpowiedzialności za podatki jest tym bardziej złożona, im bardziej złożona jest struktura spółki. Wymaga zbudowania centralnego zespołu analitycznego, stworzenia analityki w hurtowni danych w celu wsparcia osób przegotowujących rozliczenia podatkowe i reprezentujących spółki na lokalnych rynkach.
Do listy coraz liczniejszych obowiązków można też dodać te związane ze wspomnianym podatkiem u źródła oraz stosowaniem cen transferowych. Wszystkie te kwestie według Karoliny Rzońcy-Bajorek wymagają zaangażowania w zasadzie całej firmy na każdym etapie jej funkcjonowania, gdyż każdy prędzej czy później zetknie się z zagadnieniem mającym związek z opodatkowaniem przedsiębiorstwa.
– Moją rolą jest, aby to nastąpiło odpowiednio szybko. Na co dzień to jest postrzegane jako przeszkoda dla działalności biznesowej, ale to konieczne. Ktoś w firmie musi wiedzieć, co i jak zakwalifikować, ktoś inny o tym, jaką transakcję i komu zgłosić. Dział podatkowy nie ma szans zinwentaryzować wszystkich operacji w takiej grupie jak nasza. Wszystko się kumuluje na takich stanowiskach jak moje, ale im sieć powiązań w przepływie niezbędnych informacji schodzi niżej, tym lepiej – podkreśliła wiceprezes Asseco Poland.
– Tutaj bardzo ważne jest, aby przedsiębiorstwa dążyły do zapewnienia stałego dokształcania pracowników, np. przez cykliczne szkolenia wewnętrzne, ze szczególnym uwzględnieniem tej grupy pracowniczej, która stanowi pierwszą linię kontaktu z klientem. Jeśli szeregowi pracownicy na bieżąco będą dostrzegać zagrożenia, wówczas na szybko będzie można zdiagnozować i odpowiednio reagować na powstałe zdarzenia, także w zakresie bezpieczeństwa prawnego czy podatkowego – przyznał Tomasz Chrabałowski, członek Stowarzyszenia Niezależnych Członków Rad Nadzorczych, członek rad nadzorczych w IDH Development SA i Panek SA.
Kwestia struktury i lokalizacji
Kwestia odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe jest tym bardziej złożona, im bardziej złożona jest struktura spółki wynikająca ze skali prowadzonej działalności i im większe ma ona plany rozwojowe. Jak podkreślił Przemek Olczak, globalny dyrektor finansowy w IPF Digital, członek rad nadzorczych, zarządów w Estonii, Polsce, Australii i Meksyku, coraz więcej podmiotów ma ambicje rozwijać się na wielu rynkach poza Polską. Rozszerza się w efekcie nie tylko pole biznesowej ekspansji, ale też zakresu opodatkowania, jego zróżnicowania i zarządzania nim.
Podejście do zobowiązań wobec fiskusa jest też oceniane przez rynek pod kątem społecznej odpowiedzialności. Dla nas to jest bardzo istotne, bo działamy w kilkuset jurysdykcjach i prowadzimy politykę według zasady: płacisz podatki tam, gdzie zarabiasz pieniądze.
– Reprezentowany przeze mnie holding ma spółki w Europie, Meksyku, Australii i w związku z tym część naszych zespołów finansowych oraz biznesowych również ma swoje siedziby w tych krajach. Niewątpliwie ważne jest więc, gdzie lokujemy wykonywanie określonych funkcji i procesy decyzyjne, w jaki sposób rozliczamy się, dzielimy się ryzykiem z innymi spółkami. Często stosujemy podział odpowiedzialności, czyli np. przygotowanie materiałów do rozliczeń podatkowych następuje w Europie, natomiast za ich sfinalizowanie, złożenie deklaracji odpowiada odpowiednia osoba w kraju na innym kontynencie – poinformował przedstawiciel IPF Digital.
Jak dodał, wręcz koniecznym bieżącym zadaniem jest też monitorowanie prawa i zmian przepisów, nie tylko podatkowych. Bez tego trudno inicjować odpowiednie przedsięwzięcia w firmie.
– Prawdą jest, że odpowiedzialność członka zarządu jest odpowiedzialnością za nadzór i co istotne, za należytą staranność. Dochowanie należytej staranności wymaga natomiast stworzenia odpowiednich procedur komunikacji ze wszystkimi działami firmy, które biorą udział w określonym zadaniu biznesowym, bo każde podejmowane przedsięwzięcie będzie mieć konsekwencje podatkowe, czy to transakcja nabycia nowej spółki czy wprowadzenie nowej linii biznesowej. Potrzebne jest więc budowanie takiej świadomości u menedżerów odpowiedzialnych za poszczególne działy, także z uwagi na przebieg ewentualnych kontroli podatkowych – stwierdziła Katarzyna Kopczewska.
Bardzo ważne jest, aby przedsiębiorstwa dążyły do zapewnienia stałego dokształcania kadr. Jeśli szeregowi pracownicy na bieżąco będą dostrzegać zagrożenia, wówczas na szybko będzie można zdiagnozować i odpowiednio reagować na powstałe zdarzenia, także w zakresie bezpieczeństwa prawnego czy podatkowego.
Samodzielnie i ze wsparciem
Ekspertka Baker McKenzie zwróciła uwagę, że organy skarbowe wnikliwie badają należytą staranność firmy w spełnianiu obowiązków podatkowych.
– Wdrożone w firmie procedury, instrumenty analityczne, opinie doradców w skomplikowanych kwestiach podatkowych to m.in. właśnie ta staranność, a zarazem ogromne wsparcie dla członka zarządu, który nie ma szans znać każdego detalu danej sprawy. Daje mu duży komfort podczas rozmowy z urzędnikiem skarbowym, gdy ten sprawdza, czy w firmie należycie zadbano o określone kwestie. Rozpisanie procedur podatkowych powiązanych z procesami zachodzącymi w prowadzonej działalności służy temu, aby ktoś, kto przeprowadza określoną transakcję, informował o tym podatkowców, którzy nie są w stanie wyłapać wszystkich zdarzeń w firmie ważnych dla jej rozliczeń z fiskusem – powiedziała Katarzyna Kopczewska.
– Po niedawnej nowelizacji Kodeksu spółek handlowych brak zachowania należytej staranności może stanowić samodzielną przesłankę odpowiedzialności członka zarządu. Taka odpowiedzialność nie musi wiązać się z naruszeniem przepisów lub statutu. Możliwość wykazania prawidłowego procesu decyzyjnego jest immanentnie wpisana w zarządzanie spółką i pomaga. Na pewno niezbędne są do tego właściwy przepływ informacji i komunikacja w ramach organizacji – podkreśliła Katarzyna Grodziewicz.
Jej zdaniem taka polityka jest konieczna w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od jego rozmiarów. W mniejszych też trzeba uzgodnić co, komu, kiedy i w jaki sposób należy raportować. Niektóre radzą sobie z tym same, inne szukają wsparcia z zewnątrz, co nie zawsze jest lekiem na wszelkie bolączki.
Jak mówił Przemek Olczak, w powstającej małej firmie początkowo chodzi o zwiększenie sprzedaży. Potem zaczyna się ewentualne rozbudowanie jej organizacji pod listę nowych ambicji sprzedażowych i wreszcie zestawianie skali pomysłów biznesowych ze strukturą konieczną do ich utrzymania pod kątem oczekiwanych wyników.
– Tutaj bardzo ważne jest, aby przedsiębiorstwa dążyły do zapewnienia stałego dokształcania pracowników, np. przez cykliczne szkolenia wewnętrzne, ze szczególnym uwzględnieniem tej grupy pracowniczej, która stanowi pierwszą linię kontaktu z klientem. Jeśli szeregowi pracownicy na bieżąco będą dostrzegać zagrożenia, wówczas na szybko będzie można zdiagnozować i odpowiednio reagować na powstałe zdarzenia, także w zakresie bezpieczeństwa prawnego czy podatkowego – przyznał Tomasz Chrabałowski, członek Stowarzyszenia Niezależnych Członków Rad Nadzorczych, członek rad nadzorczych w IDH Development SA i Panek SA.
Jego zdaniem inwestowanie w odpowiednie służby księgowe jest konieczne. Jeśli nie chce się ich mieć we własnych strukturach, można skorzystać z usług biur rachunkowych. Mają one swoich doradców podatkowych i mierzyły się z tak różnymi problemami klientów, że są w stanie szybko znaleźć właściwe rozwiązania.
– Z odpowiedzialności nikt nas nie zwolni. Inwestycja w kompetencje wewnętrzne jest dużo sensowniejsza. Bo człowiek zatrudniony w firmie ma większe szanse zrozumieć jej biznes, działać w jego interesie i sugerować rozwiązania zgodne z prawem podatkowym. Kompetencje stricte podatkowe nie zawsze idą w parze z myśleniem biznesowym i procesowym, dlatego trudno dziś znaleźć na rynku odpowiednie kompetencje – podkreśliła wiceprezes Asseco Poland.
Tomasz Chrabałowski przyznał, że duże organizacje jak najbardziej powinny mieć własne wewnętrzne służby księgowe. Ale warto też korzystać z wiedzy zewnętrznych doradców, kancelarii podatkowych. W szczególności w przypadkach, gdy pojawiają się wątpliwości z interpretacją określonej sytuacji. Karolina Rzońca-Bajorek podzieliła jego zdanie, by nie rezygnować z zewnętrznych konsultacji i dodała, że Asseco Poland ze współpracy z doradcą podatkowym stara się korzystać także przy budowaniu wewnętrznych kompetencji.
Przemek Olczak z kolei bardzo sobie chwalił współpracę typu partnership. Rośniemy razem – jak wyjaśniał – wspieramy w różnych jurysdykcjach, doradca rozumie moją firmę i jest otwarty na nowe kwestie.
Według Katarzyny Kopczewskiej wewnętrzni i zewnętrzni specjaliści mogą znakomicie się uzupełniać. Część zagadnień związanych z danym biznesem z pewnością nie jest chlebem powszednim dla doradców podatkowych, ale np. dzięki ich doświadczeniu w regularnych kontaktach z organami skarbowymi i uczestnictwu w sporach podatkowych będą dużym wsparciem w razie kontroli. To ważne chociażby dlatego, że – jak podkreśliła – to, co jest dla firm najbardziej skomplikowane, pokrywa się z przedmiotem zainteresowania organów podatkowych, a więc wspomniany podatek u źródła, ceny transferowe, czyli rozliczenia pomiędzy podmiotami powiązanymi w grupie, oraz optymalizacje podatkowe. Te ostatnie stanowią pole do bardzo szerokich interpretacji, bo wymagają oceny, czy dane realia biznesowe uzasadniają zastosowane przez firmę rozwiązania podatkowe. Co istotne, tego rodzaju podejście do zobowiązań wobec fiskusa jest też oceniane przez rynek pod kątem społecznej odpowiedzialności.
– Dla nas to jest bardzo istotne. Działamy w kilkuset jurysdykcjach, prowadzimy politykę według zasady: płacisz podatki tam, gdzie zarabiasz pieniądze. U nas nie jest znane takie pojęcie jak optymalizacja podatkowa – podkreśliła Karolina Rzońca-Bajorek, wiceprezes ds. finansowych Asseco Poland.
– Transparentność podatkowa i odpowiedzialność społeczna nabierają coraz większego znaczenia. Do tych kwestii przykłada się obecnie znacznie większą wagę niż kiedyś – z perspektywy zarówno regulacyjnej, jak i marketingowej. Przykładowo aktywność spółek w obszarach ESG i CSR jest często jednym z kryteriów decyzyjnych branych pod uwagę przez potencjalnych inwestorów na rynku kapitałowym – zauważyła Katarzyna Grodziewicz z kancelarii Baker McKenzie.
Iwona Jackowska