We współczesnym zarządzaniu benchmarking stał się słowem kluczem. Co więcej jest to klucz szyfrowy — zakodowany w języku angielskim, obiecujący menedżerom otwarcie drzwi do trudno dostępnej wiedzy i ukrytych możliwości.
Pragmatyczny menedżer zgodzi się na każdą definicję tego pojęcia, która zakłada: systematyczność podejścia do prowadzonego porównania (żeby porównywać te same rzeczy), porównywanie się z najlepszymi w danej kategorii (żeby zobaczyć co różni nas od liderów), a wszystko to w celu usprawnienia własnej organizacji (żeby zamienić tę wiedzę w korzyści biznesowe). Początkowo praktycy i teoretycy benchmarkingu koncentrowali się na porównywaniu różnych aspektów przebiegu procesów, lecz dziś nie wahają się przed porównywaniem bardziej złożonych systemów, a nawet strategii.
Benchmarking stał się jednym z bardziej atrakcyjnych narzędzi pomagającym rozwiązywać problemy w organizacji. Pozostaje więc tylko odpowiedzieć na pytanie: Jak uzyskać aktualne informacje? Gdzie szukać danych do benchmarkingu?
Kogo podglądać
Na pierwszy rzut oka dane konkurencji wydają się najbardziej atrakcyjnym źródłem informacji. Obsesyjne porównywanie się z konkurencją w celu doskonalenia własnej organizacji, a to jest przecież ostateczny cel prowadzenia benchmarkingu, kryje w sobie pułapkę. Naśladując rozwiązania konkurencji, w najlepszym przypadku można jej dorównać. Bardzo trudno byłoby ją wyprzedzić. Poza tym to nie zawsze konkurencja ustanawia standardy na danym obszarze.
Rozwiązaniem, które na pewno pozwala poznać najlepsze światowe praktyki, jest dotarcie do baz danych tworzonych przez duże organizacje. Coraz więcej przedsiębiorstw europejskich, rozwijających swoje systemy zarządzania jakością, odwołuje się do Modelu Doskonałości, wypracowanego przez Europejską Fundację Zarządzania Jakością (EFQM). EFQM udostępnia swoim członkom bazę dobrych praktyk i danych benchmarkingowych, która zawiera przykłady z najlepszych europejskich organizacji z laureatami Europejskiej Nagrody Jakości włącznie. Oprócz tego EFQM prowadzi liczne warsztaty, projekty i międzynarodowe grupy robocze poświęcone wybranym tematom z zarządzania organizacją.
Przyjemne z pożytecznym
Dobrym sposobem uzyskiwania danych benchmarkingowych są tzw. wizyty referencyjne. Spotkanie z przedstawicielami tej samej branży, a w przypadku dużych międzynarodowych podmiotów ze specjalistami z zagranicznego oddziału tego samego koncernu, zapewnia obu stronom ogromne korzyści. Z takiego spotkania można wynieść wiele pomysłów.
Wiele firm na pewnym etapie swojego rozwoju korzysta z usług konsultantów zewnętrznych. Rozwiązując specyficzny problem organizacji korzystają oni z wiedzy zdobytej w innych organizacjach, więc chcąc nie chcąc, w czasie realizacji takich projektów, benchmarking prowadzony jest non stop. Swego czasu w PTC skorzystaliśmy z doświadczenia konsultantów, którzy prowadzili projekty badania efektywności zatrudnienia u zagranicznych operatorów telekomunikacyjnych. Pozwoliło nam to dokonać porównania danych naszej firmy z precyzyjnymi danymi o innych firmach z branży, zebranymi w powtarzalny sposób. Stało się to możliwe dzięki zastosowaniu tej samej metodologii w różnych firmach.
Sposobów na uzyskanie danych benchmarkingowych przydatnych w rozwijaniu systemu zarządzania jakością i doskonaleniu organizacji jest wiele. Jednak każdy projekt benchmarkingowy może przynieść organizacji korzyść tylko wtedy, kiedy spostrzeżenia i wypracowane w jego trakcie wnioski zostaną wdrożone w życie i zaadaptowane jako nowa, lepsza codzienna praktyka.