Polecenia realizować, problemów nie zgłaszać

Rozmawiała Dorota Czerwińska
opublikowano: 28-01-2013, 00:00

Wysłać podwładnemu e-mailem polecenie, informację o obcięciu premii lub, co gorsza, o zwolnieniu? Łatwizna. Nie ma to jednak nic wspólnego z zarządzaniem ludźmi.

ROZMOWA Z JOANNĄ STĘPIEŃ Z FIRMY DORADCZO-SZKOLENIOWEJ GFMP MANAGEMENT CONSULTANS

„Puls Biznesu”: Szef siedzi kilka metrów od podwładnych, ale zamiast rozmawiać z nimi wysyła e-maile. Czy to właściwa praktyka?

Joanna Stępień: Wszystko zależy od tego, co im komunikuje. Jeśli są to maile operacyjne, informacje, których nie trzeba wyjaśniać, taka komunikacja może ułatwić pracę i oszczędzić czas. Gorzej jeśli na takiej formie komunikacji menedżer poprzestaje. Oznacza to, że szef ma problemy w relacjach z ludźmi i w ten sposób ułatwia sobie życie, bo nie musi niczego tłumaczyć. Wysyła polecenie i już.

Jakie mogą być tego konsekwencje?

Znaczne obniżenie skuteczności zarządzania. Taka komunikacja nie sprzyja wyjaśnianiu wątpliwości i problemów pracowników. A gdy w ten sposób przekazuje niepopularne decyzje, traci okazję, by przekonać do nich podwładnych, pozyskać ich przychylność i zaangażowanie. Ludzie czują się jak trybiki w maszynie i nie mają motywacji do solidnego wykonywania swoich zadań. Kierownik traci ich zaufanie. Zwiększa się dystans między nim i jego ludźmi, którzy tracą też ochotę do zgłaszania mu ciekawych pomysłów.

Znajoma dostała od szefa maila z informacją, że nie będzie już otrzymywać dodatkowego wynagrodzenia za nadprogramową pracę, którą wykonywała.

Takie decyzje mocno dotykają pracowników, którym należy się wyjaśnienie, jakie są przyczyny takiej zmiany, czy możliwy jest powrót do dodatkowego wynagradzania w przyszłości. Podczas rozmowy w cztery oczy można to wyjaśnić, złagodzić reakcje pracownika i nie stracić jego zaangażowania. Poważne decyzje trzeba przekazywać osobiście.

Słyszałam, że e-maile, a nawet SMS-y wykorzystuje się do zwalniania pracowników. Zwolnienie to dla pracownika wydarzenie traumatyczne, zwłaszcza gdy jest przeprowadzane w niewłaściwy sposób. Wtedy traumatyczne przeżycia jeszcze się potęgują. Zwalniany nie ma możliwości natychmiastowego zareagowania. Jeśli jednak dowiaduje się podczas rozmowy, że planowane jest jego zwolnienie lub już podjęto taką decyzję, to chociaż przez chwilę może czuć się bezsilnie, potem zaczyna rozmawiać, argumentować, pytać — właśnie odreagowywać i przynajmniej to mu się w takiej trudnej sytuacji od firmy należy. Natomiast w momencie otrzymania e-maila te możliwości zostają mu odebrane. Poczucie bezsilności staje się niewiarygodnie wysokie. Pojawia się agresja wobec firmy i osób odpowiedzialnych za to zwolnienie. Taki pracownik czuje się strasznie poniżony, czuje się jak przedmiot.

Zdrowy Biznes
Bądź na bieżąco z informacjami dotyczącymi wpływu pandemii koronawirusa na biznes oraz programów pomocowych
ZAPISZ MNIE
×
Zdrowy Biznes
autor: Katarzyna Latek
Wysyłany nieregularnie
Katarzyna Latek
Bądź na bieżąco z informacjami dotyczącymi wpływu pandemii koronawirusa na biznes oraz programów pomocowych
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: rodo@bonnier.pl. W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: iod@bonnier.pl. Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.

A może to znak czasów. Przecież istnieją też wirtualne zespoły, w których komunikacja przebiega w ten sposób?

I tu się pani myli. Menedżerowie w dobrze zarządzanych wirtualnych zespołach wkładają dużo energii, by mieć dobry i bardziej emocjonalny kontakt z podwładnymi. Organizują wideokonferencje, spotkania osobiste, są w stałej łączności telefonicznej.

Skąd ta ucieczka od bezpośredniej konfrontacji z podwładnym?

Niektórzy menedżerowie uważają, że ich rolą jest wydawanie poleceń. Nie inspirują i nie motywują podwładnych. Często narzekają na brak czasu. A to oznacza, że zarządzanie ludźmi jest spychane na dalszy plan. Taka ucieczka pokazuje brak odpowiednich umiejętności i nie tylko interpersonalnych lub brak świadomości, że zarządzanie ludźmi to również rozmowa z nimi. To zjawisko narasta, bo kierownicy coraz częściej nie potrafią sobie radzić z dużymi emocjami podwładnych.

Jaka jest na to rada?

Zwiększanie świadomości znaczenia kontaktu z pracownikiem oraz podnoszenie umiejętności np. za pomocą szkoleń.

Niektórzy twierdzą, że informacje zawarte w e-mailu są potwierdzone, zawsze można sprawdzić, kto co zadeklarował i czy wywiązał się ze swoich zadań.

W korporacjach wszyscy na wszystko lubią mieć tzw. podkładki. Oznacza to jednak brak wzajemnego zaufania i skłonność do kontroli. Owszem, po spotkaniu warto wysłać maila do osób na nim obecnych, żeby przypomnieć, streścić to, co zostało na nim ustalone. Zachowywanie komunikacji mailowej jako podstawowego zabezpieczenia to jednak wyrachowanie. Pracownicy szybko się o tym dowiadują i takiego szefa lub współpracownika również nie darzą zaufaniem, nie mówiąc o sympatii.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Rozmawiała Dorota Czerwińska

Polecane