Przedsiębiorcy potykają się na transformacji cyfrowej – siedem na 10 takich przedsięwzięć zwalnia lub nie dochodzi do skutku. Rozwiązaniem jest outsourcing.
Pandemia przyspieszyła digitalizację, a nowy rok nie zmniejszy presji na działy IT – wynika z badania spółki Avenga Poland. 62 proc. jej klientów odnotowało w ostatnich kwartałach szybszy rozwój digitalizacji procesów i dokumentów. W co trzeciej firmie zwiększyło się korzystanie z chmury obliczeniowej i zwinnych metod zarządzania projektami. Mimo kryzysu utrzymuje się wysokie zainteresowanie software developmentem.
– Lockdowny wyraźnie sprzyjają cyfrowej transformacji biznesu, sprzedaży online i cloud computingowi. Te technologie pozostaną w 2021 r. priorytetem, podobnie jak analityka. Wyzwaniem będzie zwłaszcza pozyskiwanie wysokiej jakości danych i możliwość szybkiego sprawdzenia wielu hipotez – przewiduje Jacek Chmiel, dyrektor Avenga Labs.
Szkoda tylko, że sukces IT ma na razie charakter ilościowy, a nie jakościowy. Powiedzmy to wprost: polscy przedsiębiorcy stawiają na innowacje, lecz niekoniecznie przekłada się to na usprawnienie ich działalności. A pieniądze zostają wyrzucone w błoto. Najlepiej byłoby się usprawiedliwić kryzysem lub błędami partnerów wdrożeniowych. Ale prawda jest inna.
Według najnowszego badania McKinsey Global aż 70 proc. digitalizacji kończy się fiaskiem i zwykle odpowiadają za to firmy. Powody są różne: brak odpowiednich specjalistów i sprzętu, nieprzejrzyste oczekiwania wobec zmiany lub niedostosowanie strategii IT do danej instytucji. Respondenci wskazują też na niedostateczne zaangażowanie pracowników w przedsięwzięcie oraz nieefektywny projekt transformacji cyfrowej, który dodatkowo jest źle komunikowany.
Na sprawę można spojrzeć jednak pozytywnie: 60 proc. problemów i przeszkód tkwi w wewnętrznych strukturach, więc przedsiębiorcy przedsiębiorcy mogą je usunąć bądź zminimalizować, a wtedy digitalizacja ruszy pełną parą.
– Szkopuł w tym, że firmom czasami trudno dostrzec czynniki blokujące lub uniemożliwiające przeprowadzenie wdrożenia, a tym bardziej znaleźć skuteczne rozwiązania. Od czego jest jednak outsourcing i konsulting IT? Jeden dostawca jest w stanie od początku zaprojektować proces, dobrać narzędzia do jego digitalizacji i wdrożyć całość – wskazuje Sylwia Pyśkiewicz, prezes Iron Mountain Polska.
Spojrzenie z zewnątrz
Pamiętacie anegdotę o tym, jak dwie młode ryby mijają starszą, a ta pyta: hej, chłopaki, jaka woda? Dwie rybki płyną dalej, w końcu jedna patrzy na drugą i pyta: a co to jest ta woda? Wodą są stałe elementy naszego otoczenia, tak oczywiste i znane, że przestaliśmy zwracać na nie uwagę. Zdołamy je zobaczyć na nowo tylko dzięki komuś z zewnątrz. Dlatego outsourcing IT ma sens. Płyną z niego dwustronne korzyści: dostawca zdobywa klienta, a klient – pewność, że dostawca przeprowadzi go suchą stopą przez wszystkie etapy wdrożenia.
– Wewnętrzna perspektywa może nie wystarczyć. Dopiero patrząc z zewnątrz, da się zauważyć, co tak naprawdę blokuje digitalizację – mówi szefowa krajowego oddziału Iron Mountain.
Bywa, że integrator inaczej niż klient rozumie cele projektu oraz role i odpowiedzialność poszczególnych jego uczestników. Czasami powstają tarcia między kierownikiem IT, który forsuje inwestycję, a zarządem, który decyduje o ograniczeniu budżetu w toku prac. Niekiedy prezes podchodzi do inicjatywy nawet z entuzjazmem, ale nie umie przekonać do niego pracowników. Ci zaś przywykli do analogowych narzędzi, nie widzą potrzeby informatyzacji albo sądzą, że technologia zabierze im źródło zarobkowania – dlatego pełnią rolę hamulcowych. Choć dzisiejsze obawy i wątpliwości są cieniem tych sprzed kilku lat.
– Aż 60 proc. respondentów dostrzega pozytywny wpływ automatyzacji na ich obowiązki. Jednak należy zadbać o właściwą komunikację wprowadzanego procesu i odpowiednie szkolenia. Dzięki temu każdy zatrudniony będzie wiedział, jak stosować rozwiązania i jakie korzyści niosą one dla niego i jego codziennej pracy – argumentuje Sylwia Pyśkiewicz.
Prawie zawsze opór bierze się z braku doświadczenia, umiejętności i wiedzy. Tylko nieco ponad 40 proc. pracodawców uważa, że ma odpowiednie zasoby ludzkie. Dla porównania: ponad 90 proc. firm, które na co dzień mają styczność z nowymi technologiami, wierzy w przygotowanie i kompetencje swoich kadr – wynika z badania Deloitte „Paradoks Czwartej Rewolucji Przemysłowej: Pokonywanie przeciwności na drodze przekształceń cyfrowych”.
Skoro informatyzacja jest trudna i obarczona ryzykiem niepowodzenia, może wstrzymać się z nią do lepszych czasów? Wojciech Wileński, zarządzający konsultingiem w Europie Środkowo-Wschodniej w spółce Exact Software Poland, twierdzi, że to zły pomysł. Jego zdaniem nawet koszty nie tłumaczą rezygnacji z wdrożeń. Tymczasem tylko 54 proc. średnich przedsiębiorstw w Polsce według danych GUS za 2019 r. korzysta z systemów ERP. Świadczy to o krótkowzroczności tych firm. Bo jak bez takich usprawnień mogą reagować właściwie na rosnące oczekiwania klientów i wprowadzanie przez konkurencję nowych produktów? Ostatnie miesiące pokazały, że w wielu branżach o „być albo nie być” przesądza elastyczność, którą oferują cyfrowe innowacje.
– Rozumiem, że cena może skutecznie zniechęcać do takich inwestycji. Niemniej wydatki to jedno, a spodziewane zyski i korzyści to coś zupełnie innego. Pytaniem, które warto sobie zadać, jest: co firma traci, jeśli nie używa systemu ERP? Koszty wdrożenia i utrzymania platformy trzeba zderzyć z kosztami opóźnionych decyzji, braku płynnej konsolidacji danych, błędnych rozliczeń, utraconych klientów i niemożliwości zoptymalizowania pracy – wymienia Wojciech Wileński.
Nie zrobisz wszystkiego sam
Odwrotu od cyfryzacji nie ma. Lepiej jednak nie liczyć na to, że firmy wesprą ją kadrowo i finansowo. Jak wynika z cytowanego badania Avenga Poland: tylko 18 proc. biznesów zwiększyło w tym roku wydatki na nowoczesne technologie, a 29 proc. nawet je zmniejszyło. Wprawdzie wzrosły oczekiwania wobec działów IT (75 proc.) i ich obciążenie pracą (72 proc.), lecz nie wiązało się to ze zwiększaniem zespołów informatycznych. Nie dość tego: 41 proc. spółek ograniczyło korzystanie z usług konsultingowych, a 34 proc. – z zewnętrznych usług IT.
Małgorzata Wiśniewska, dyrektor regionalny Avenga Poland, popiera oszczędności polegające na lepszym wykorzystaniu dostępnych zasobów. Rezygnowania z outsourcingu odradza, bo raz – wewnętrznymi siłami przedsiębiorstwo nie poradzi sobie z dodatkową pracą, dwa – jej jakość będzie coraz gorsza.
– Nasi najważniejsi klienci potwierdzają, że główną korzyścią z outsourcingu usług i pracowników IT jest większa elastyczność, jeśli chodzi o dopasowanie wielkości i kompetencji zespołów do bieżących potrzeb przedsiębiorstw. Pracy przybywa, a nie stać nas na zatrudnianie kolejnych fachowców? Warto pozyskać specjalistów z zewnątrz, na chwilę i do konkretnych zadań. To lekarstwo dla firm w tych skrajnie nieprzewidywalnych i niepewnych czasach – podkreśla Małgorzata Wiśniewska.
Bez outsourcingu fiaskiem zakończy się nie 70 proc. digitalizacji, ale znacznie więcej.