Targi Kielce porwały się na imponującą inwestycję — powstanie Centrum Kongresowe dla ponad tysiąca osób z parkingiem podziemnym i 57-metrową wieżą z salą konferencyjno-bankietową na 37 metrze. W salach konferencyjnych tego wielofunkcyjnego obiektu będzie scena o specjalnej konstrukcji, umożliwiająca nie tylko przeprowadzanie prezentacji, ale też tworzenie multimedialnych spektakli i widowisk. Nie zabraknie estradowego nagłośnienia i oświetlenia, a także najnowocześniejszych projektorów, monitorów, nie wspominając o systemach klimatyzacyjnych. W pełni mobilna widownia pozwoli na dowolne kształtowanie przestrzeni, co oznacza, że sale pomieszczą od kilkunastu aż do tysiąca uczestników. Powstający w Kielcach ośrodek daje wyobrażenie o tym, jakie urządzenia i technologie powinny się znaleźć w każdym centrum konferencyjnym, jeśli ma ono być atrakcyjne dla klientów biznesowych.
— Prelekcje i odczyty, do których wystarczały tylko mikrofon i mównica, powoli stają się przeżytkiem. Teraz sale konferencyjne muszą być wyposażone w sprzęt multimedialny i profesjonalne nagłośnienie. Powinny się w nich również znaleźć kabiny i słuchawki do tłumaczeń symultanicznych — mówi dr Andrzej Mochoń, prezes spółki Targi Kielce.
Skąd potrzeba tak zaawansowanych technologii w tego typu obiektach?
— Klienci na targi przyjeżdżają nie tylko po nowości rynkowe — chcą zdobyć też wiedzę. Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić im jak najlepsze warunki do organizacji konferencji, szkoleń i warsztatów, które towarzyszą już praktycznie każdej imprezie wystawienniczej w Targach Kielce. Rośnie nie tylko liczba konferencji — teraz w naszym ośrodku odbywa się ich 500 rocznie — ale też wymagania organizatorów — odpowiada prezes Machoń.
Technologiczny minimalizm
Oczywiście, większość firm z takich centrów jak to w Kielcach korzysta okazjonalnie lub wcale. Za to przedsiębiorstwa często mają własne sale konferencyjne, na ogół jednak z trzeszczącym mikrofonem i rozpadającym się rzutnikiem. Odbija się to na komforcie organizowanych tam spotkań. Dowodzi tego badanie firmy Image Recording Solutions, według którego np. brak odpowiedniego systemu zarządzania obrazem i dźwiękiem zmniejsza aż o 60-70 proc. percepcję uczestników podczas wykładu.
— Dynamika sprzedaży choćby projektorów i ekranów wciąż wskazuje na ogromne nienasycenie rynku. Biznes ma więc w tej dziedzinie jeszcze sporo do zrobienia — ocenia Tomasz Kliczkowski, wiceprezes spółki Vidis, zajmującej się wyposażeniem sal konferencyjnych. W korporacyjnych biurowcach o dobrej jakości sprzęt łatwiej, za to w wielu małych firmach często nikt nawet nie słyszał o systemach sterujących rzutnikami, wideoprojektorem, aparaturą foniczną, oświetleniem, roletami okiennymi czy rozwijanymi elektrycznie ekranami.
— Nawet projektor przynosi się z reguły tylko na prezentację. Tymczasem zainstalowany na stałe pod sufitem pozwala uniknąć cieni, powstających, kiedy ktoś zasłoni strumień światła emitowany przez rzutnik, gdy stoi on na biurku — tłumaczy Tomasz Kliczkowski.
Spotkania w locie
Na zakupy chętnie wybierają się za to te mniejsze przedsiębiorstwa, które mają rozproszoną strukturę lub zatrudniają wielu pracowników mobilnych. Kluczowe znaczenie ma dla nich komunikacja na odległość. Dlatego inwestują w technologie wideokonferencyjne. Transmisja internetowa audio/wideo w czasie rzeczywistym była z początku wykorzystywana głównie do przeprowadzenia walnych zgromadzeń akcjonariuszy spółek giełdowych. Dziś z tego rozwiązania korzystają nawet małe przedsiębiorstwa i menedżerowie liniowi, którzy chcą być w stałym kontakcie np. z przedstawicielami handlowymi. A oferta rynku jest naprawdę bogata. Obejmuje specjalne pokoje spotkań, tzw. telepresence, zintegrowane systemy do sal konferencyjnych i technologie pozwalające na integrację systemów wideokonferencyjnych z systemami sterowania wyposażeniem sali.
— W tym ostatnim przypadku użytkownik może sterować wszystkimi parametrami sali konferencyjnej, wykonywać połączenia i zarządzać rozwiązaniem wideokonferencyjnym przy pomocy jednego zintegrowanego systemu — zachwala Artur Czerwiński, dyrektor ds. rozwoju rynku w firmie Cisco.
Za zaawansowane systemy trzeba zapłacić nawet kilka milionów złotych, ale najprostszy zestaw do wideokonferencji, czyli telewizor, kamera, mikrofon i system sterujący, kosztuje 15-20 tys. zł. A może być jeszcze taniej, jeśli firma korzysta z komunikatora.