Do wystawiania e-faktur nie wystarczy zwykły podpis elektroniczny. Trzeba też uzyskać zgodę odbiorców na ich otrzymywanie.
4 sierpnia wchodzi w życie rozporządzenie ministra finansów z 14 lipca w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także ich przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
— Treść oraz skutki prawne wystawiania i otrzymywania e-faktur są takie same jak w przypadku faktur papierowych — podkreśla Agnieszka Jasica-Skalbmierska, doradca podatkowy w Roedl Audit.
Tylko z certyfikatem
To, że prawo dopuszcza wystawianie faktur w formie elektronicznej, może przynieść korzyści zarówno małym, jak i dużym firmom. Zaoszczędzą na papierze, kosztach przesyłki i czasie. Korzyści tym większe, im więcej faktur firma wystawia i otrzymuje.
— Łyżką dziegciu w tej beczce miodu jest wymaganie, by zamieszczony na fakturze podpis należał do kategorii tzw. bezpiecznych. To podpis najdroższy i najbardziej skomplikowany w użyciu. Należy się więc spodziewać, że w tej sytuacji tempo upowszechniania e-podpisu w obrocie gospodarczym okaże się powolniejsze, niż gdyby regulator pozwolił stosować również prostsze i tańsze formy uwierzytelniania dokumentów, np. podpis zwykły lub tzw. znacznik czasu, pozostawiając wybór zainteresowanym stronom — twierdzi Andrzej Horodeński, rzecznik Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji.
Innego zdania są przedstawiciele resortu finansów.
— Koszt bezpiecznego podpisu zamyka się w kilkuset złotych i nie będzie to znaczący wydatek dla firm korzystających z e-faktur. Ponadto dzięki temu podpis elektroniczny w naszym kraju wreszcie się upowszechni — mówił „PB” Jarosław Neneman, wiceminister finansów.
Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany jest przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu lub też — poprzez tzw. system EDI, zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.
Certyfikaty kwalifikowane mogą wystawiać w Polsce tylko cztery centra certyfikacji: Signet, Sigillum, Certum i Krajowa Izba Rozliczeniowa. Koszt zestawu z certyfikatem (czytnik, karta kryptograficzna, oprogramowanie do składania e-podpisu) to niemal 600 zł. Coroczne odnowienie certyfikatu będzie kosztowało od 100 do 200 zł. Wprowadzenie i korzystanie z systemu EDI jest jeszcze droższe. Dla najmniejszych firm wystawianie e-faktur może się więc okazać po prostu nieopłacalne.
Konieczna zgoda
Co więcej, faktury można wystawiać w formie elektronicznej, pod warunkiem że zgodzi się na to ich odbiorca. Może to potwierdzić, wysyłając pismo lub maila (ale również opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym). E-fakturę mamy prawo wystawić i wysłać najwcześniej dzień po uzyskaniu akceptacji.
— Problem w tym, że w rozporządzeniu brakuje definicji, co oznacza termin wystawienia faktury — czy moment sporządzenia dokumentu elektronicznego, czy datę, w której odbiorca dostaje go do skrzynki pocztowej — zaznacza Agnieszka Jasica-Skalbmierska.
W przypadku np. awarii systemu komputerowego odbiorca faktur może cofnąć swoją akceptację — w taki sam sposób, w jaki ją udzielił.
Trzeba pamiętać o tym, że fakturę korygującą czy duplikat e-faktury przesyła się w tej samej formie. Jeśli nie możemy tego zrobić z przyczyn formalnych lub technicznych, szczególnie gdy tymczasem odbiorca faktur cofnie swoją zgodę, wystawiamy dokument w formie papierowej. Zamieszczamy tylko na nim adnotację, że dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.
Trzeba zawiadomić
Ci, którzy zdecydują się wystawiać, przesyłać czy odbierać e-faktury przed 1 stycznia 2006 r., będą musieli zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz ewentualnie naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego.
— Jeśli chcemy wysyłać faktury przy użyciu systemu EDI, trzeba też podać rodzaj normy czy standardu, jaki będziemy stosować — dodaje Agnieszka Jasica-Skalbmierska.
Co istotne: nawet jeśli zawiadomimy o wystawianiu e-faktur, to nadal mamy prawo wystawiać je w formie papierowej.
Warto pamiętać, że faktury wystawione w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę i odbiorcę w formacie, w jaki zostały przesłane — w taki sposób, aby w razie ewentualnej kontroli urzędy skarbowe miały do nich swobodny dostęp. Z reguły trzeba je przechowywać w Polsce. Jeśli miałyby być archiwizowane w innym kraju unijnym, musielibyśmy wówczas powiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego i — jeśli firma płaci podatek akcyzowy — naczelnika urzędu celnego.