Nowa norma ISO 9001:2000 zawiera znacznie mniej wymagań dotyczących tworzenia dokumentów systemowych niż jej starsza wersja.
Nowe wydanie normy ISO 9001: 2000 w porównaniu z poprzednią wersją wprowadza ciekawą zmianę w zakresie sporządzania i prowadzenia nadzoru nad dokumentacją. W odróżnieniu od starej normy odchodzi od obowiązku dokumentowania 20 punktów wymagań. Przedsiębiorcy, którzy wdrażanie SZJ zaczęli właśnie od tej normy, powinni mieć o wiele mniej kłopotów podczas tworzenia wymaganych dokumentów.
Natomiast, jak twierdzi Olgierd Głodkowski, właściciel firmy konsultingowej MDG, organizacje posiadające system według starszej wersji normy są zaskoczone tym, że nowa norma tak liberalnie podchodzi do kwestii dokumentowania.
— Ponadto w nowym wydaniu ISO 9001:2000 podstawową zmianą dotyczącą sporządzania dokumentacji jest możliwość wyboru dowolnego nośnika zapisu dokumentacji. Zapisy mogą być prowadzone zarówno w wersji elektronicznej, jak i tradycyjnej papierowej. Natomiast nie zmieniły się praktycznie same wymagania co do nadzorowania dokumentacji i zapisów — opowiada Olgierd Głodkowski.
Zbiór danych
Sporządzana dokumentacja musi się odnosić do potrzeb i wymagań organizacji. Jak zapewnia Olgierd Głodkowski, na tym etapie implementacji ISO 9001:2000 należy wyjść od zdefiniowania procesów zachodzących w organizacji. Następnie, w odniesieniu do każdego procesu, określa się szereg niezbędnych danych.
Zgodnie z wymaganiami nowej normy, dokumentacja SZJ musi składać się z następujących dokumentów: księgi jakości (KJ), polityki jakości, udokumentowanych procedur w sześciu obszarach, a także pozostałych dokumentów potrzebnych organizacji do zapewnienia skutecznego planowania, realizacji i kierowania procesami, które stanowią podstawę działalności operacyjnej każdego przedsiębiorstwa.
— Na podstawowy komplet dokumentacji składa się księga jakości z polityką jakości oraz cztery procedury: opracowanie i nadzorowanie dokumentacji oraz zapisów SZJ, planowanie i przeprowadzenie audytów wewnętrznych, postępowanie z wyrobem niezgodnym, działania korygujące lub zapobiegawcze — wylicza Patryk Grzelak, konsultant z Doradztwa Gospodarczego DGA.
Jasna wizja
Fachowcy doradzają przystąpienie do pracy nad tworzeniem dokumentacji SZJ, gdy przedsiębiorcy mają już określoną wizję, w jaki sposób będą opisywać podstawową działalność operacyjną.
— Najlepiej, aby najpierw zdefiniowali procesy oraz występujące między nimi zależności, co najczęściej przedstawia się w formie tzw. diagramu wartości dodanej. Następnie po kolei, na podstawie przygotowanego schematu należy opracowywać procedury składające się na poszczególne procesy. Na tym etapie powstają także niezbędne instrukcje dotyczące każdego stanowiska oraz formularze. Równolegle buduje się pełną strukturę organizacyjną, która odzwierciedla zależności między poszczególnymi stanowiskami oraz zakresy odpowiedzialności, obowiązków i uprawnień dla wszystkich pracowników — opowiada Patryk Grzelak.
Księga jakości
Dopiero po opracowaniu procedur można przystąpić do tworzenia księgi jakości. Jest to dokument, który stanowi potwierdzenie tego, w jaki sposób każde z wymagań normy ISO 9001:2000 zostało spełnione.
— Tworząc KJ, można przyjąć technikę opisu według punktów normy lub obszarów funkcjonowania organizacji. Norma wymaga, aby w tym dokumencie znalazł się zakres wdrożonego systemu zarządzania, opis wzajemnego oddziaływania między procesami, czyli diagram wartości dodanej, oraz procedury lub powołanie się na nie — wylicza Patryk Grzelak.
Oznacza to, że wszystko, co jest opisane w postaci procedur, musi zostać wspomniane w KJ. Oprócz tego należy szczegółowo opisać pozostałe elementy funkcjonującego systemu.